PIT-11 dla pracownika a RODO

Z początkiem nowego roku każdy pracownik powinien otrzymać od pracodawcy informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowych, czyli PIT-11. Przed pandemią standardem było, że działy kadr wydawały taki dokument pracownikom osobiście, natomiast teraz dominują dwa sposoby: tradycyjna droga pocztowa, jak i dostarczenie deklaracji w formie elektronicznej. Co na to RODO – czy to bezpieczne i zgodne z prawem ochrony danych osobowych?

O czym powinien pamiętać pracownik działu kadr rozsyłający PIT-y?

Przekazując PIT warto mieć z tylu głowy, że przy tej z pozoru prostej czynności może dojść do naruszenia ochrony danych osobowych. Decydując się na formę tradycyjną, sprawdźmy wprowadzone dane kilkukrotnie – upewnijmy się, że deklaracja została zaadresowana i wysłana do odpowiedniego pracownika oraz pod właściwy adres. Korzystajmy jedynie z zaufanych podmiotów pocztowych/kurierskich. Nie przekazujmy listu z rąk do rąk innym pracownikom, a w miarę możliwości upewnijmy się, że deklaracja trafiła do adresata (przykładowo: jeśli nie wróci do nas potwierdzenie odbioru).

Korzystając z drogi elektronicznej, pamiętajmy, aby przesłanie pliku z PIT z wykorzystaniem załącznika poczty elektronicznej nastąpiło jedynie po uprzednim jego zaszyfrowaniu i opatrzeniu hasłem, np. przy użyciu oprogramowania 7-zip. Hasło należy przesłać do osoby zainteresowanej osobną formą kontaktu, chociażby SMS-em. Przed wysłaniem maila upewnijmy się również co do adresu, na który wysyłamy maila – aby nie trafił do osoby postronnej.

Co powinieneś wiedzieć jako pracownik oczekujący na PIT?

Część organizacji z uwagi na koronawirusa wprowadziło tryb pracy zdalnej, natomiast jeśli masz taką możliwość, zgłoś się do działu kadr i odbierz deklarację PIT osobiście. Jeśli natomiast Twój pracodawca organizuje wysyłkę PIT bez możliwości osobistego odbioru – czy to pocztą tradycyjną, czy elektroniczną – a Ty poweźmiesz podejrzenie, że deklaracja powinna już u Ciebie być, a jej nie ma – zgłoś się do działu kadr i ustal niezbędne szczegóły. Omyłkowe wysłanie deklaracji PIT do niewłaściwego adresata albo zagubienie przesyłki pocztowej może stanowić naruszenie ochrony danych osobowych, które pracodawca jako administrator powinien zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72h od jego wykrycia.

Deklaracje PIT-11 zawierają szeroki zakres danych osobowych – przez imię, nazwisko, aż po PESEL, wymiar czasu pracy, tytuł ubezpieczenia i inne newralgiczne informacje. Dobrze byłoby, gdyby zarówno wysyłający deklaracje, jak i ich adresaci wspólnymi siłami zadbali, aby dane te były przetwarzane z najwyższą starannością i w sposób zapewniający im maksymalne bezpieczeństwo.