Jak bezpiecznie korzystać z telekonferencji?

Lockdown związany z epidemią koronawirusa sprawił, że wiele firm stanęło przed wyzwaniem organizacji pracy zdalnej. Jednym z jej nieodłącznych elementów jest udział w telekonferencjach, które prawie całkowicie zastąpiły tradycyjne spotkania. Poniżej przedstawiamy parę wskazówek, które pomogą Ci przeprowadzić telekonferencję w bezpieczny sposób i tym samym zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Przed telekonferencją…

• Przed udostępnieniem swojego ekranu podczas rozmowy zamknij wszystkie okna, tak aby inni uczestnicy konferencji ich nie zobaczyli.
• W momencie dołączania do telekonferencji miej wyłączony mikrofon i kamerę.
• Przed dołączeniem do telekonferencji przygotuj sobie i otwórz dokumenty, które planujesz omawiać, udostępniając ich treść pozostałym uczestnikom spotkania.
• Sprawdź, w jaki sposób usługa wskazuje, że spotkanie lub połączenie jest nagrywane.

…w trakcie…

• Nie udostępniaj dokumentów służbowych za pomocą czatu (który może być publiczny).
• Jeśli to możliwe korzystaj z opcji zamazywania tła (tak aby rozmówcy nie widzieli Twojego otoczenia).
• Korzystaj z opcji „poczekalnia” tak abyś mógł kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji, unikniesz przypadkowych lub niechcianych osób.

...na koniec

• Wyłącz mikrofon i kamerę.
• Upewnij się, że zakończyłeś spotkanie online i zamknąłeś aplikację.
• Sprawdź, czy program do telekonferencji nie działa w tle.

Nie narażaj też swoich dokumentów poprzez udostępnianie ich w niekontrolowany sposób, uporządkuj pulpit i zadbaj, by nie narażać plików na niepotrzebne udostępnienie, zwłaszcza, gdy mogą zawierać dane osobowe. Przestrzeganie tych paru prostych zasad może nie tylko przyczynić się do zwiększenia standardów ochrony danych osobowych w Twojej organizacji, ale niejednokrotnie może uchronić Cię przed „wpadką” podczas telekonferencji :)