Usuwanie danych osobowych ,
to również ich przetwarzanie!

Jak pozbywać się nośników danych zgodnie z RODO?

RODO ustanawia zasadę tzw. ograniczenia przechowywania danych, w myśl której dane przechowujemy nie dłużej, niż to jest potrzebne. Aby przestrzegać tej zasady, każdorazowo musimy mieć na uwadze czas, przez jaki konkretne dane osobowe możemy przetwarzać.

Nie mniej ważny niż przestrzeganie obowiązujących w organizacji procedur dotyczących okresów, po jakich dane można poddać retencji, jest sposób, w jaki usuwamy niepotrzebne dane na co dzień. i mowa tu zarówno o CV kandydata po rekrutacji zakończonej niepowodzeniem, jak i o błędnie wydrukowanej fakturze, niepotrzebnej już kartce z zanotowanym nazwiskiem i numerem telefonu kontrahenta czy płycie CD zawierającej projekt dokumentu z uwagami poczynionymi przez klienta w trybie recenzji.

Nośniki papierowe a elektroniczne

Przede wszystkim musimy zapamiętać, że zasady bezpiecznego usuwania dotyczą wszystkich rodzajów dokumentów, które zawierają dane osobowe – choćby w śladowej ilości.

Przy dokumentacji papierowej mamy tak naprawdę dwa wyjścia:

• albo usunąć zbędne dokumenty za pomocą niszczarki,
• albo – jeśli w organizacji funkcjonuje takie rozwiązanie – umieścić je w przeznaczonych do tego pojemnikach do utylizacji dokumentów. W niektórych sytuacjach wystarczające może okazać się odpowiednie zaczernienie dokumentu.,

Absolutnie niedopuszczalne jest wyrzucanie do kosza na śmieci dokumentów zawierających nawet podstawowe dane osobowe – przy czym bez znaczenia jest to, że kartka zostanie przedarta na pół, a „nawet” na cztery części :)

Gdy usuwamy dane znajdujące się na takich nośnikach jak dyski CD/DVD czy pamięć zewnętrzna typu pendrive, miejmy z tyłu głowy, że: proste skasowanie pliku z dysku
nie powoduje nieodwracalnego usunięcia danych na nim się znajdujących.

Zamiast kliknąć w „usuń” i wyrzucić taką niepotrzebną płytę do kosza na śmieci, należy zwrócić się do informatyka lub przełożonego i poprosić o wskazówkę, co z tym fantem zrobić.

Nie ignorujmy problemu danych w formie papierowej!

O ile można zaobserwować wzrostową tendencję, jeśli chodzi o zwiększoną świadomość przy usuwaniu danych w sferze online, o tyle zdaje się, że firmy często nie zważają na problem odpowiedniego zabezpieczenia danych na papierze.

Zapominamy, że papier dalej pozostaje w obiegu w firmach – i to na dodatek w ilościach przekraczających nasze najśmielsze wyobrażenia. Tylko w 2018 r. całkowita produkcja papieru i tekstury w państwach członkowskich CEPI wyniosła 92,2 mln ton.

Statystyki mówią też, że ponad 30% incydentów związanych z danymi osobowymi można przypisać papierowi. Pamiętajmy więc, że naszym obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa nie tylko podczas przechowywania, lecz także przy usuwaniu danych osobowych.