Naprawy i konserwacje sprzętu?

Wzmożona ostrożność i zasada ograniczonego zaufania.

Stało się! W Twojej firmie uległ uszkodzeniu komputer, na którym przetwarzane są dane osobowe oraz znajdują się informacje mogące stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Czy naprawą sprzętu może zająć się firmowy informatyk? Co zrobić, jeśli komputer musi trafić do serwisu zewnętrznego? Czy możesz zająć się naprawą na własną rękę? Jak uniknąć niemiłych niespodzianek?

Naprawa sprzętu przez lokalnego informatyka

Jeżeli zaistniał problem, z którym nie potrafimy sobie poradzić we własnym zakresie po prostu wzywamy firmowego informatyka, który w ramach swoich codziennych obowiązków zajmie się urządzeniem. Taki scenariusz nie budzi niczyich wątpliwości, bo firmowy informatyk jest przecież częścią naszej organizacji, co oznacza, że został on upoważniony do przetwarzania danych osobowych w ramach organizacji, w związku z czym nie ryzykujemy tym, że dane zawarte na naszym służbowym sprzęcie wpadną w niepowołane ręce.

Zewnętrzna firma serwisowa

Co kiedy organizacja nie ma możliwości skorzystania z pomocy firmowego informatyka i jest zmuszona zwrócić się o wsparcie do zewnętrznej firmy? W takiej sytuacji możliwości są trzy: albo przed udostępnieniem sprzętu z firmą świadczącą tego rodzaju usługi powinna zostać zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, albo przeznaczone do naprawy urządzenia, dyski lub inne elektroniczne nośniki informacji, które zawierają dane osobowe, powinny zostać pozbawione danych w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie, albo – naprawa powinna odbywać się pod nadzorem osoby upoważnionej.

Uwaga!

Przed podjęciem jakichkolwiek działań na danych, skonsultuj się z bezpośrednim przełożonym albo wyznaczonym w Twojej organizacji inspektorem ochrony danych. Decyzji o chociażby usuwaniu jakichkolwiek danych nie możesz podejmować sam, bez konsultacji z osobą decyzyjną.

Naprawa „na własną rękę”

Przypadkowo upuściłeś służbowy smartfon i zbita szybka wymaga natychmiastowej wymiany? Nie przestawaj myśleć o swoim telefonie jako o nośniku bardzo wielu informacji, które w żadnym wypadku nie mogą trafić w niepowołane ręce. Zamiast odnieść uszkodzony do telefon do najbliższego (i najtańszego) punktu serwisowego – skontaktuj się najpierw ze swoim pracodawcą. Odmienne zachowanie może narazić Cię na zarzut naruszenia nie tylko procedur związanych z ochroną danych osobowych, ale również tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jak się okazuje, bezpieczne naprawy i konserwacje sprzętu to nie taka łatwa sprawa. Aby zapewnić bezpieczeństwo danym przechowywanym na naszych komputerach, smartfonach czy innych nośnikach informacji, pamiętajmy o powyższych zasadach.