Audyt RODO – jak przeprowadzić audyt zgodności z RODO

Audyt RODO to kompleksowa analiza procesów w firmie pod kątem zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Specjaliści sprawdzają, jak w praktyce gromadzone, przetwarzane i chronione są dane pracowników, klientów czy kontrahentów.

Audyt RODO to szczegółowa analiza tego, jak Twoja firma przetwarza dane osobowe. Sprawdza zarówno procesy biznesowe, jak i zabezpieczenia techniczne oraz dokumentację.

• Analiza procesów przetwarzania danych – sprawdzamy, czy dane zbierane są zgodnie z prawem, tylko w niezbędnym zakresie i czy są właściwie chronione.
• Ocena zabezpieczeń IT – weryfikujemy skuteczność stosowanych środków, takich jak szyfrowanie, firewall, systemy antywirusowe czy aktualizacje.
• Przegląd dokumentacji – analizujemy polityki prywatności, regulaminy, procedury wewnętrzne i rejestry RODO.
• Sprawdzenie zgód i formularzy – oceniamy, czy klauzule są jasne, dobrowolne i zgodne z RODO.
• Kontrola plików cookie i stron internetowych – weryfikujemy, czy witryna prawidłowo informuje o cookies i zbiera zgody użytkowników.

• Przed wdrożeniem nowych procesów – żeby od początku działały zgodnie z prawem.
• Po wprowadzeniu zmian – np. nowego systemu IT, narzędzia marketingowego czy aplikacji.
• W przypadku incydentów – gdy dojdzie do wycieku lub naruszenia danych.
• Regularnie – najlepiej raz w roku, by reagować na zmieniające się przepisy i nowe zagrożenia.

• Dowód zgodności z przepisami – w razie kontroli możesz wykazać, że stosujesz odpowiednie środki ochrony danych.
• Identyfikacja ryzyk – pozwala znaleźć luki zanim zrobi to UODO lub haker.
• Większe bezpieczeństwo – wskazuje obszary wymagające poprawy i wzmacnia ochronę danych.
• Budowanie zaufania – pokazuje klientom i partnerom, że Twoja firma poważnie traktuje prywatność.

Audyt zgodności z RODO to niezależna ocena funkcjonowania organizacji pod kątem przepisów o ochronie danych osobowych. Połączenie tych dwóch perspektyw i kompetencji (prawnej i IT) powoduje, że po audycie jesteśmy w stanie opracować kompleksową dokumentację ochrony danych osobowych oraz udzielić konkretnych rekomendacji – zarówno prawno-organizacyjnych, jak i związanych z bezpieczeństwem IT. Według zaleceń Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, audyt RODO powinno się wykonywać regularnie, np. raz na rok. Audytu dokonuje się w obszarze formalno-prawnym i techniczno-informacyjnym (IT). Nasi klienci otrzymują profesjonalną usługę w korzystnej cenie, zgodną z międzynarodowymi standardami oraz z Kodeksem Etycznym Audytora ODO 24.

Audyt zgodności z RODO to pierwszy krok do bezpieczeństwa organizacji w obszarze ochrony danych osobowych. Celem audytu jest prawidłowe określenie sytuacji wyjściowej w obszarze ochrony danych – dokładna inwentaryzacja posiadanych zasobów informacyjnych oraz sposobów ich przetwarzania i ochrony.

Audyt formalno-prawny RODO obejmuje: analizę procesów przetwarzania danych osobowych, w stosunku do których organizacja jest podmiotem przetwarzającym, realizację praw osób, których dane dotyczą (m.in. w zakresie: prawa dostępu do danych osobowych, prawa sprostowania i usunięcia danych, prawa do bycia zapomnianym, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawa do sprzeciwu, zasad zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach), analizę obowiązujących polityk i procedur przetwarzania danych osobowych, analizę procesów przetwarzania danych osobowych, w stosunku do których organizacja jest administratorem danych (m.in. w zakresie: zgodności przetwarzania z prawem, dopełnienia obowiązku informacyjnego względem osób, których dane dotyczą, uregulowania powierzania danych do przetwarzania, zasad przekazywania danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania oraz ich domyślnej ochrony).

Audyt RODO w obszarze techniczno-informatycznym obejmuje: weryfikację stosowanych mechanizmów kontroli dostępu do systemów informatycznych, analizę adekwatności zabezpieczeń fizycznych (z uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, archiwum, pomieszczenia działu personalnego, działu IT i księgowości), sprawdzenie procesu zarządzania uprawnieniami, weryfikację procesu zarządzania kopiami zapasowymi, badanie zabezpieczeń stacji komputerowych, urządzeń mobilnych, nośników i urządzeń, sprawdzenie zabezpieczeń komunikacji w sieci LAN/WAN, weryfikację dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego i fizycznego, sprawdzenie poziomu wiedzy i świadomości pracowników organizacji (testy online, pogłębione wywiady).

Audyt zgodności z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO) obejmuje kilka kluczowych etapów, które pomagają organizacji ocenić i dostosować swoje działania do wymagań wdrożenia RODO w przedsiębiorstwie. Poniżej przedstawione są główne etapy tego procesu:

• Analiza dokumentacji i polityk: Audytorzy sprawdzają dokumentację związana z przetwarzaniem danych osobowych, takie jak polityki, procedury, klauzule informacyjne i umowy. Celem jest sprawdzenie, czy dokumentacja jest kompletna, zgodna z wymaganiami RODO i czy transparentnie informuje interesariuszy o przetwarzaniu danych.
• Ocena działań i procesów: Podczas audytu analizowane są procesy przetwarzania danych osobowych w organizacji, w tym zbieranie, przechowywanie, przesyłanie i usuwanie danych. Audytorzy oceniają zgodność tych procesów z zasadami RODO, w tym zasadą minimalizacji danych, ograniczeniem celu, czy prawem do bycia zapomnianym.
• Sprawdzenie zabezpieczeń danych: Audytorzy oceniają stosowane zabezpieczenia danych osobowych, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu, monitorowanie zdarzeń, aby upewnić się, że są zgodne z wymaganiami RODO dotyczącymi ochrony danych.
• Ocena reakcji na incydenty: W ramach audytu sprawdzane są procedury i działania w przypadku naruszeń danych osobowych. Celem jest zapewnienie, że organizacja ma odpowiednie mechanizmy do szybkiego reagowania na incydenty i zgłaszania ich do właściwych organów.
• Szkolenia i świadomość pracowników: Audytorzy sprawdzają, czy organizacja prowadzi szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych dla pracowników, jak również czy istnieje świadomość wśród personelu na temat zasad RODO i konieczności przestrzegania tych zasad.
• Raport i rekomendacje: Po zakończeniu audytu, audytorzy przygotowują raport zawierający wyniki audytu, w tym zidentyfikowane niezgodności z RODO oraz rekomendacje dotyczące poprawek i doskonalenia działań związanych z ochroną danych osobowych.

Audyt powinien być przede wszystkim dobrze przygotowany i zaplanowany. Audytorzy, przed odebraniem wyjaśnień od personelu, powinni zapoznać się z dokumentami, które obowiązują w organizacji, aby wiedzieć jak ona funkcjonuje. Same rozmowy audytowe powinny być przeprowadzane w partnerskiej atmosferze, ponieważ obie strony grają do jednej bramki – zależy im na bezpieczeństwie danych osobowych. Oczywiście, każdy Audytor powinien prowadzić audyt w obszarze swoich kompetencji - prawo lub IT - aby finalnie nasz klient otrzymał rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym podsumowanie odpowiadające na pytanie, czy Twoja organizacja jest zgodna z RODO, a jeżeli nie, co należy zrobić, aby tak się stało.

Lista kontrolna audytu wykonywanego przez ODO 24 składa się z następujących elementów: obowiązki ADO, obowiązki IOD, procesy przetwarzania, dla których jesteś ADO, procesy przetwarzania, dla których jesteś podmiotem przetwarzającym, bezpieczeństwo IT. Na naszym kursie dla IOD otrzymasz listę kontrolną RODO. Na tym szkoleniu nauczymy Cię, jak przeprowadzać audyt zgodności z RODO.

Zakres zewnętrznego audytu zgodności z RODO możesz dopasować do Twoich potrzeb. Kompleksowy audyt zgodności z RODO obejmuje: wstępny audyt zdalny, audyt zgodności strony internetowej z RODO, audyt zgodności z RODO kampanii mailingowych, konkursów, audyt zgodności z RODO procesu rekrutacyjnego, audyt dokumentacji IOD, audyt podmiotów współpracujących przetwarzających dane. Cena kompleksowego audytu zgodności z RODO może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, liczba przetwarzanych danych osobowych, rodzaj i ilość przetwarzanych danych, stopień zaawansowania systemów IT, ilość pracowników, zakres prac związanych z audytem oraz wiele innych.

Konkurencyjna cena za kompleksowy audyt zgodności z RODO powinna być uzależniona od konkretnych potrzeb i wymagań firmy, a jednocześnie oferować wartość, która przewyższa koszty. Warto zwrócić uwagę na to, aby wybrać doświadczoną i wiarygodną firmę, która przeprowadzi audyt zgodnie z najwyższymi standardami i zgodnie z przepisami RODO.

Rozumiemy, że otoczenie biznesowe, w którym funkcjonują nasi klienci, jest zmienne, i ich priorytety czasem się zmieniają. Raport z audytu to rzetelna i udokumentowana ocena zgodności organizacji z RODO, zawierająca szczegółowe rekomendacje, jak usunąć ewentualne braki lub niedociągnięcia w klauzulach, oświadczeniach, rejestrach lub procedurach. Raport z audytu RODO stanowi dla Prezesa UODO dowód, że organizacja regularnie i rzetelnie ocenia skuteczność środków ochrony danych. Dobry stosunek jakości do ceny w tym przypadku oznacza, że klient płaci niewygórowaną cena za wartościowy raport.

Opłaty mogą być bardzo różne. Zależą one od rodzaju działalności, wielkości organizacji, zasięgu terytorialnego działalności a także od zakresu konkretnych działań. Jednoznacznie potrafimy odpowiedzieć na to pytanie, gdy ustalimy podstawowe informacje, dlatego zachęcamy Cię do wysłania zapytania ofertowego.

Skorzystaj z formularza kontaktowego i prześlij nam pytanie. Odpowiedź otrzymasz w ciągu 24 godzin w dni robocze.