Czy adres e-mail i numer telefonu to dane osobowe?

Pytanie, czym są dane osobowe, mimo że z pozoru banalne, nastręcza wielu trudności. Wynikająca z RODO definicja jest niesamowicie szeroka i równie niesamowicie nieprecyzyjna.

Przypomnijmy, że dane osobowe to wszelkie informacje, które dotyczą zidentyfikowanej już osoby fizycznej (np. informacja, że Jan Tajemniczy, mieszkający w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 12/4, włada biegle językiem angielskim), a w przypadku, w którym konkretna osoba nie jest zidentyfikowana – wszelkie informacje, które nas do tej osoby mogą doprowadzić (np. osoba zatrudniona w firmie ODO 24 na stanowisku kierownika merytorycznego). Nazwisko, numer PESEL czy historia choroby to kategorie danych, przy których najczęściej nie ma wątpliwości co do ich „osobowego” charakteru, ale weźmy coś trudniejszego…

To jak z tym adresem e-mail?

Adres e-mail raczej nie będzie problematyczny,
o ile będzie skonstruowany podobnie jak ten: [email protected].

Na podstawie imienia, nazwiska i domeny jesteśmy w stanie zidentyfikować tę konkretną pracownicę Amazona, a więc definicja danych osobowych w danej sytuacji jest wyczerpana.

Jednak co jeśli adres byłby podobny do tego: [email protected]?
W takiej sytuacji należy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, czy oprócz takiego adresu dysponujemy jakimikolwiek innymi informacjami.

Organizacje rzadko kiedy przetwarzają sam adres e-mail bez informacji powiązanych, takich jak imię, nazwisko (które najczęściej i tak pojawi się przy wymianie wiadomości e-mail z daną osobą), adres IP czy adres dostawy. Jeśli natomiast taki adres byłby przetwarzany w oderwaniu do jakichkolwiek danych, wówczas istnieje duża szansa, że nie jest on daną osobową.

A numer telefonu?

Tu podobnie - sam numer telefonu w większości przypadków nie będzie stanowił danych osobowych – wystarczy jednak w jakikolwiek sposób powiązać go z dodatkowymi danymi, na przykład w bazie marketingowej przyporządkować go do adresu e-mail odbiorcy treści marketingowych czy w systemie CRM – do konkretnego klienta. Numer telefonu może też zmienić charakter z nieosobowego na osobowy w momencie wykonania połączenia na dany numer telefonu - przed wykonaniem połączenia nie będziemy mieli do czynienia ze zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną, jednak dzwoniąc na wybrany numer możemy dowiedzieć się, kto się za nim kryje.

Kiedy e-mail i numer nie będą danymi osobowymi?

Danych osobowych nie stanowią natomiast informacje, które identyfikują organizację, a nie konkretną osobę fizyczną.

Przykładem
takich danych będzie adres e-mail: [email protected] albo numer telefonu do działu obsługi klienta spółki ABC sp. z o.o. W takim wypadku piszemy/dzwonimy do spółki, a nie do konkretnej osoby.

Wnioski?

Zastanów się, czy na jakimkolwiek etapie przetwarzany przez Ciebie adres e-mail lub numer telefonu jest łączony z innymi informacjami, które umożliwią jednoznaczną identyfikację konkretnej osoby fizycznej. i jeszcze jedno – lepiej dmuchać na zimne, stąd w sytuacji, w której masz wątpliwości, czy konkretną informację zakwalifikować do danych osobowych, czy nie – lepiej traktuj ją jak daną osobową i zapewnij jej wynikającą z RODO ochronę.