Czy zagubienie przesyłki przez operatora pocztowego to naruszenie ochrony danych osobowych?

Przy codziennym wykonywaniu obowiązków nierzadko zdarzają się sytuacje, w których korzystamy z usług Poczty Polskiej, firm kurierskich czy innych przewoźników. Czasem wysyłamy towar, czasem umowę do podpisu, zdarzy się również przesłać plik dokumentów księgowych czy akt notarialny. Każda z tych sytuacji wiąże się z koniecznością umieszczenia w takiej przesyłce danych osobowych – choćby na fakturze umieszczonej do wysyłanego towaru (przypominamy: RODO stosujemy również do danych przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).

Nie ma wątpliwości co do tego, że w takiej sytuacji Poczta Polska lub firma kurierska co do zasady będą odrębnymi administratorami danych adresatów przesyłek umieszczonych na kopercie/paczce. Jednak co w przypadku, gdy przesyłka zaginie lub zostanie nieprawidłowo doręczona?

Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest jednoznaczne: w takich sytuacjach to nadawca - czyli Twoja organizacja - powinien informować organ nadzorczy o tego rodzaju naruszeniach, jako administrator danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją swoich zadań. Dlaczego? Dlatego że tylko nadawca posiada wiedzę o tym, jakie dane przekazywane są w przesyłce, a przez to może ocenić, jakim ryzykiem dla praw i wolności osoby fizycznej skutkuje utrata przesyłki, i ma tym samym możliwość wykonania obowiązku zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO, a w stosownych przypadkach również osobom, których dane zostały narażone.

Zagubione przesyłki zdarzają się nawet najlepszym przewoźnikom. Jeśli mamy podejrzenie, że wysłany/a przez nas list/paczka zatonęły w otchłani innych przesyłek, nie ignorujmy tego faktu – reagujmy adekwatnie do tego, co w takiej przesyłce się znajdowało; im bardziej newralgiczne dane, tym większe ryzyko. Każdorazowo oceńmy – przy wsparciu przełożonego lub innej osoby koordynującej temat RODO w Twojej organizacji – czy nie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Zgłaszając naruszenie do Prezesa UODO i odpowiednio na nie reagując, zmniejszasz ewentualne ryzyko kary administracyjnej nałożonej na Twoją organizację – co wynika z ostatnich decyzji Prezesa UODO.