Anonimizacja danych

jak wysyłać e-maile z dokumentami?

Przypomnij sobie, kiedy ostatnio wysyłałeś jakikolwiek dokument w formie załącznika do wiadomości e-mail. Czy zawierał on dane osobowe? Jeśli tak, czy poświęciłeś chwilę, żeby zastanowić się, czy te dane faktycznie powinny trafić do adresata? Niestety nieuwaga w takiej sytuacji może skutkować naruszeniem ochrony danych osobowych.

Jakie błędy najczęściej popełniamy?

Po pierwsze – bagatelizujemy sprawę. Co prawda przesyłany przez nas dokument zawiera jakieś dane, ale nie są to przecież dane wrażliwe (np. o stanie zdrowia), więc nieszczególnie się tym przejmujemy.

Po drugie – nie zadajemy sobie pytania: „W jakim celu wysyłam dany dokument i czy dane osobowe w nim zawarte są do tego niezbędne?”.

Przykład

Zewnętrzna firma współpracująca z Twoją organizacją prosi Cię o przesłanie do wglądu umowy z klientem. Jeśli tą umową jest na przykład akt notarialny, może warto zadać sobie pytanie, czy niektóre z danych znajdujących się w takim akcie nie powinny zostać zamazane.

Po trzecie – nie zwracamy uwagi na adresatów wiadomości (a przecież jest różnica między przesłaniem danej umowy do jednej osoby a do stu osób!). Im większej liczbie osób udostępniamy informacje, tym większe ryzyko wiąże się z ich bezprawnym ujawnieniem.

Co to jest anonimizacja, jak i kiedy ją stosować?

Anonimizacja danych osobowych to działania mające na celu uniemożliwienie ustalenia, jakiej osoby fizycznej dotyczy dokument, zestawienie czy informacja. Dokument może zostać zamazany czarnym markerem lub korektorem, a następnie zeskanowany albo ukryty za pomocą innych dostępnych narzędzi – chociażby tak, jak tutaj:

Umowa sprzedaży z dn. 10 maja 2020 r. zawarta pomiędzy:
Janem Kowalskim, zam. ul. ************* Wrocław, PESEL: *********
legitymującym się dokumentem tożsamości *********, stan cywilny: ******* 

Czy wszystkie dokumenty powinny podlegać anonimizacji?

Absolutnie nie – to wcale nie jest tak, że dane osobowe nie mogą znaleźć się w żadnych wysyłanych przez Ciebie dokumentach. Wręcz przeciwnie – dane osobowe najczęściej będą integralną częścią dokumentów, na których pracujesz i które udostępniasz, przez co w żaden sposób nie będą musiały być anonimizowane. Są jednak sytuacje, gdy chwila Twojej refleksji może uchronić organizację przed naruszeniem ochrony danych i związanymi z nim konsekwencjami – od procedury związanej ze zgłoszeniem naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, przez działania naprawcze, po ewentualną kontrolę, a nawet karę nałożoną na Twojego pracodawcę.