Zapraszamy do strefy RODO - prezentujemy najważniejsze zmiany i nowości Więcej

Polityka prywatności

02.07.2018 r.

Informacje wstępne

Politykę prywatności można również pobrać:

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły ODO 24 sp. z o.o. (dalej „ODO 24”) swoje dane osobowe, w tym uczestników szkoleń, naszych kontrahentów i ich pracowników, subskrybentów biuletynu informacyjnego, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo.

Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w ODO 24 zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kamionkowskiej 45, 03-812 Warszawa. W sprawach związanych z rzetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: biuro@odo24.pl

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

ODO 24 to firma oferująca kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.
ODO 24 w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów.
Rozpatrywanie skarg i reklamacji. art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.
Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.
-
Prowadzenie statystyk Art. 6 ust. 1 lit f RODO

Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.
Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na ODO 24 i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.
Monitoring na teren administratora danych w celach podniesienie bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji. Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.
Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP).
Prowadzenie rekrutacji Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.
Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością ODO 24 będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym współpracującym z ODO 24 adwokatom i radcom prawnym w zakresie usług konsultingowych świadczonych na rzecz klientów ODO oraz trenerom, w zakresie przeprowadzenia akredytowanego kursu IOD oraz szkoleń otwartych,
  • Mazowieckiemu Kuratorowi Oświaty, w zakresie uczestnictwa w akredytowanym kursie IOD,
  • Fundacji Wiedza To Bezpieczeństwo, w zakresie realizacji usługi „Pomoc ODO 24”,
  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, w tym Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z ODO 24 sp. z o.o. w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z ODO 24 sp. z o.o. i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
  • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez ODO 24 przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez ODO 24 przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Czy musisz podawać ODO 24 swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez ODO 24 z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez ODO 24 (m.in. szkoleń otwartych, audytów RODO, wsparcia przy wdrożeniu RODO) lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe. Pani/Pana dane osobowe (w zakresie: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail) mogą być udostępnione ODO 24 przez podmiot, który dokonał rejestracji Pani/Pana osoby na szkolenie organizowane przez ODO 24.

W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez ODO 24 danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne dostarczane przez Microsoft.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.

Biuletyn
informacyjny
Biuletyn ODO 24

Raz w miesiącu wysyłamy subiektywny przegląd najważniejszych informacji i wydarzeń oraz naszych promocji i nowości. Wystarczy poniżej podać swój adres e-mail.

Zobacz poprzednie wydanie.