Zapraszamy na cykl bezpłatnych webinarów: cyberbezpieczeństwo, bezpieczeństwo IT, analiza ryzyka   Więcej

Polityka prywatności

regulamin ŚUDE

19.03.2020 r.

Informacje wstępne

Politykę prywatności można również pobrać:

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły ODO 24 sp. z o.o. (dalej „ODO 24”) swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych usług, naszych kontrahentów i ich pracowników oraz subskrybentów biuletynu informacyjnego, pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.

Aby zapewnić transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w ODO 24 zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania, jest ODO 24 sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kamionkowska 45 (kod pocztowy: 03-812). w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: biuro@odo24.pl

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

ODO 24 oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania:

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych:


Prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
jeśli występuje:

Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem.

art. 6 ust. 1 lit. b
(dot. klientów);

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(dot. osób współpracujących

z nami w imieniu klienta/kontrahenta).

Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji.

Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji.

art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO

Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.

Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów w związku  z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji.

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających  z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Przetwarzanie danych klientów  lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń.

Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).

-

Prowadzenie statystyk

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych.

Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych.

Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej).

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawą – Prawo telekomunikacyjne. Do czasu wniesienia sprzeciwu, czyli okazania nam w dowolny sposób, że nie chcesz pozostawać z nami w kontakcie ani otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń.

Prowadzenie działań marketingowych promujących produkty i usługi.

Monitoring na terenie siedziby administratora danych w celu podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie siedziby ODO 24 jest naszym uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art.222KP).

Przetwarzanie danych w ramach profilu ODO 24 na portalu społecznościowym Facebook.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dane są współadministrowane przez ODO 24 i portal Facebook.

Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych.

Przetwarzanie plików cookies.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies.

Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych.

Prowadzenie rekrutacji.

art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO(dot. kandydatów na pracowników);

art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO
(dot. kandydatów na współpracowników) Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

-

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami.

art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO;
art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat.

10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich zatrudnionych w tym okresie.

Rozpowszechnianie wizerunku pracownika /współpracownika na podstawie zgody prawnoautorskiej.

Jeżeli terminy przechowywania dokumentów wskazane w rubryce „Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej” są dłuższe od terminów właściwych dla dochodzenia ewentualnych roszczeń, stosuje się wskazane dłuższe terminy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością ODO 24 będzie ujawniać Twoje dane osobowe następującym podmiotom:

  • osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym adwokatom i radcom prawnym, współpracującym z ODO 24 w zakresie usług konsultingowych świadczonych na rzecz klientów ODO 24, oraz trenerom w zakresie przeprowadzenia akredytowanego kursu IOD i szkoleń otwartych,
  • Mazowieckiemu Kuratorowi Oświaty w zakresie uczestnictwa w akredytowanym kursie IOD,
  • Fundacji Wiedza To Bezpieczeństwo w zakresie realizacji usługi „Pomoc ODO 24”,
  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z ODO 24 w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z ODO 24 i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
  • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
  • w przypadku kandydatów do pracy – również internetowym portalom rekrutacyjnym.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez ODO 24, przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych,
  • usunięcia swoich danych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych,
  • przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez ODO 24, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Czy musisz podawać ODO 24 swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez ODO 24 z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz skorzystać z oferowanych przez nas usług (m.in. szkoleń otwartych, audytów RODO, wsparcia przy wdrożeniu RODO), zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.

Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z ODO 24 (w tym w związku z Twoim udziałem w organizowanym przez nas szkoleniu), Twoje dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).

W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez ODO 24 w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, ODO 24 może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza obszar EOG. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG.

W przypadku odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony administrator zawiera umowy z odbiorcami danych osobowych, które są oparte na standardowych klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Kopię standardowych klauzul umownych można uzyskać od administratora – jego dane kontaktowe podano wyżej. Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.

Zapisz się na biuletyn

  • Najważniejsze informacje
  • Nowości, narzędzia, gratisy
  • Raz w miesiącu

Zapisz się