Zgłoszenie IODO

Obowiązek zgłoszenia IODO (znacznie częściej używa się skrótu IOD) powstaje zawsze, gdy inspektor ochrony danych osobowych zostanie w naszej organizacji wyznaczony – niezależnie, czy samo jego wyznaczenie było obowiązkowe. Wyznaczenie IODO (a raczej IOD) ma miejsce w dwóch przypadkach: gdy nasza organizacja ma taki obowiązek, albo gdy w naszej organizacji występuje potrzeba zatrudnienia osoby lub zewnętrznych konsultantów, którzy wywrą pozytywny wpływ na poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych. 

Po pierwsze, nasza organizacja ma obowiązek wyznaczenia IODO, gdy jest organem lub podmiotem publicznym (z wyjątkiem sądów). Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, zgłoszenia IODO będą musiały więc dokonywać jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze oraz Narodowy Bank Polski.

Po drugie, nasza organizacja ma obowiązek wyznaczenia IODO, gdy jej główna działalność (a więc np. istota świadczonych przez nią usług) wymaga regularnego, systematycznego i prowadzonego na dużą skalę, monitorowania osób fizycznych. Zgłoszenia IODO powinny więc dokonać na przykład firmy ochroniarskie, telekomunikacyjne, czy też dostarczające systemy służące do monitorowania lokalizacji czy śledzenia użytkowników.

Po trzecie, nasza organizacja ma obowiązek wyznaczenia IODO, gdy jej główna działalność polega na przetwarzaniu danych wrażliwych – tzn. danych szczególnej kategorii lub dotyczących wyroków skazujących, czynów zabronionych i powiązanych środków bezpieczeństwa. Przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest nieodłącznie związane na przykład ze świadczeniem usług opieki zdrowotnej, działalnością partii politycznych, związków zawodowych czy kościołów. Tego rodzaju organizacje także będą musiały dokonać zgłoszenia IODO. 

Wreszcie, nasza organizacja może powołać i zgłosić IODO również z innych względów. Taka potrzeba może wystąpić zwłaszcza, gdy prowadzimy przetwarzanie danych osobowych na dużą skalę, przetwarzamy dane osób szczególnie narażonych (np. dzieci, osób starszych) albo stosujemy innowacyjne rozwiązania technologiczne. O tym, czym warto kierować się dokonując wyboru IODO, pisaliśmy w tym artykule. Z kolei tutaj wyjaśniamy, w jaki sposób dokonać zgłoszenia IODO zgodnie z RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych.