Zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych jest jedną z najważniejszych kwestii związanych z wydawaniem upoważnień do przetwarzanie danych osobowych. Należy wskazać, że samo wydawanie upoważnień jest obowiązkiem administratora wprowadzonym na gruncie art. 29 RODO. Należy wskazać, że obowiązek wydawania swoim pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych spoczywa tak na administratorze, jak i podmiocie przetwarzającym.

W upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych należy zawrzeć: 

• datę oraz miejscowość wydania upoważnienia, 
• imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, którą upoważniamy do przetwarzania danych, 
• zakres upoważnienia do przewarzania danych osobowych,
• cel upoważnienia, 
• okres upoważnienia, 
• podpis osoby upoważniającej.

Należy wskazać, że zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien być ograniczony do minimum, które jest wymagane do prawidłowej realizacji obowiązków przez pracownika, któremu nadaje się wspomniane upoważnienie. Zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien być ustalany przez kierownika danej organizacji w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym osoby, której nadaje się upoważnienie. Prawidłowy zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych jest wstanie określić także kierownik jednostki organizacyjnej, w ramach której pracownik wykonuje swoją pracę. Ustalanie zakresu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinno być dokonywane także w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych, jeśli takowy został powołany w danej organizacji. Należy jednak wskazać, że o ile określanie zakresu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych można powierzyć Inspektorowi Ochrony Danych z danej organizacji, to jednak nie powinien on samemu wydawać wspomnianych upoważnień.