Upoważnienie do przetwarzania
danych osobowych – wzór

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych – wzór takiego dokumentu powinien zawierać kilka ważnych elementów. Przedstawiamy je poniżej. 

Zgodnie z art. 29 europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie na polecenie administratora – przez podmiot przetwarzający lub osoby mające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Wzór, ani nawet forma pisemna takiego dokumentu nie są formalnie wymagane, ale w praktyce trudno sobie wyobrazić ich pominięcie. 

Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO, administrator powinien być przygotowany do wykazania przestrzegania zasad przetwarzania danych. Rozliczalność – zwłaszcza w organizacji zatrudniającej wielu pracowników, opiera się na możliwości przedstawienia stosowanych klauzul i polityk, a także rejestrów wymaganych przez RODO. W razie kontroli, dokumenty te będą stanowiły jedne z najważniejszych dowodów zgodności. 

W świetle potrzeby zapewnienia rozliczalności, art. 29 RODO najprościej zrealizować poprzez indywidualne nadanie i przestrzeganie zakresu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien zawierać przynajmniej:

• Wskazanie osoby upoważnionej.
• Zakres upoważnienia (np. w zakresie odpowiadającym wykonywanym obowiązkom na zajmowanym stanowisku).
• Zobowiązanie do przetwarzania wyłącznie na polecenie administratora (a więc przede wszystkim działanie na polecenie przełożonego i zgodnie z zasadami wiedzy koniecznej).
• Imię i nazwisko oraz podpis nadającej upoważnienie.

Najlepiej, aby wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych był stosowany wraz z oświadczeniem o zapoznaniu się z przepisami o ochronie danych osobowych oraz zobowiązaniu do zachowania poufności. Aby upewnić się, że wszystkie osoby dopuszczone do przetwarzania danych mają nadane upoważnienia, warto prowadzić i utrzymywać aktualny rejestr upoważnień.