Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych

Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych to jedno z najczęstszych zagadnień, o które pytamy myśląc o RODO. Poniżej wyjaśniamy, kiedy z niego korzystać oraz jak powinno wyglądać.

Kiedy z niego korzystać?

Wśród praktyków prawa ochrony danych osobowych regularnie pojawia się pogląd, że odbieranie oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, a krócej – zgód na przetwarzanie danych, powinno być ostatecznością.

Pogląd ten wynika z faktu, że zgodę na przetwarzanie danych można wycofać w dowolnym momencie, co jest z pewnością niekorzystne dla administratora, jeśli w przetwarzanie danych osobowych planuje zainwestować znaczne środki.

Przykładowo, jeśli pracodawca chce przygotować filmiki promocyjne, to na ich produkcję musi poświęcić niekiedy nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Oparcie możliwości ich rozpowszechniania na zgodzie, którą bez żadnych negatywnych konsekwencji może w dowolnym momencie wycofać każda z nagranych osób, rzeczywiście nie zawsze jest dobrym pomysłem.

W takim przykładzie lepiej, aby zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku stanowiło element umowy, a więc z perspektywy RODO, odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b (niezbędność do realizacji umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie usprawiedliwione interesy administratora). Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych jest tutaj możliwe, ale nie jest zalecane.

Jak powinno wyglądać?

Jeśli jednak zdecydujemy, że w naszym przypadku oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych jest odpowiednią podstawą prawną (np. do prowadzenia wysyłki biuletynu informacyjnego), to powinniśmy pamiętać, aby takie oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych:

• Wskazywało tożsamość administratora, na rzecz którego wyraża się zgodę.
• Wskazywało konkretny cel, w jakim dane osobowe mają być przetwarzane.
• W miarę możliwości wskazywało zakres danych osobowych, na których przetwarzanie wyraża się zgodę.

Należy także upewnić się, że oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych:

• Zostało złożone dobrowolnie, tzn. bez presji albo uzależnienia od zgody realizacji umowy czy świadczenia usługi (brak np. uzależnienia sprzedaży od zgody na przysyłanie biuletynu).
• Zostało zaakceptowane w sposób świadomy, tzn. żeby osoba, która je akceptuje, rozumiała na co konkretnie się zgadza.
• Zostało zaakceptowane jednoznacznie, a więc poprzez wyraźne działanie wskazujące na chęć wyrażenia zgody, a nie w sposób dorozumiany, np. poprzez wyłączenie uciążliwego komunikatu.