Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Upoważnienie do przewarzania danych osobowych obok umowy powierzenia stanowi narzędzie do realizacji wymagań europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO). Zgodnie z art. 29 unijnego rozporządzenia podmiot przetwarzający (nazywany także procesorem) oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora. Należy tutaj zaznaczyć, że upoważnienie do przetwarzanie danych osobowych będzie wydawane pracownikom administratora oraz podmiotu przetwarzającego.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych powinno zawierać:

• datę oraz miejscowość wydania upoważnienia, 
• imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, którą upoważniamy do przetwarzania danych osobowych, 
• zakres oraz cel upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, 
• okres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, 
• podpis osoby upoważniającej.

Należy wskazać, że upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien co do zasady wydawać administrator, może on upoważnić do tego inną osobę w organizacji. Jednak osoba, która miałaby wydawać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinna bardzo dobrze znać organizację i powinna być wstanie właściwie określić konieczny zakres upoważnienia. Wynika to z tego, że upoważnienie do przetwarzania danych osobowych powinno być ograniczone do niezbędnego zakresu, który to jest wymagany do właściwej realizacji obowiązków przez pracowników. Ponadto wskazuje się, że ze względu na konflikt interesów osobą, która miałaby wydawać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nie powinien być inspektor ochrony danych. Chodzi tutaj o to, że inspektor ochrony danych co do zasady powinien nadzorować procedurę wydawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Natomiast w przypadku, gdyby to inspektor ochrony danych je wydawał, to miałby on sam siebie nadzorować.