Zapraszamy do strefy RODO - prezentujemy najważniejsze zmiany i nowości Więcej

Ochrona danych osobowych
w procesie zatrudnienia - co zmieni RODO

blog-123

Co zmienia rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) w przypadku działów HR? Z poprzedniego artykułu dowiedzieliście się jak wygląda proces rekrutacji po wejściu w życie nowych przepisów. Tym razem przybliżamy zmiany jakie dotkną proces zatrudnienia wcześniej zrekrutowanego pracownika.

 

Czytaj także:

Cz. 1. Ochrona danych osobowych w procesie zatrudnienia

Kwestia kserowania dowodów/praw jazdy/aktów zgonu/aktów urodzenia/aktów zawarcia związku małżeńskiego

Pracownik ma prawo do tzw. „urlopu okolicznościowego”. Potrzeba spędzenia dnia poza pracą jest często związana z istotnymi sytuacjami życiowymi pracownika np. zawarcie związku małżeńskiego, urodzenie dziecka czy śmierć członka jego rodziny. W wielu przypadkach pracodawca żąda w tym wypadku przesłania kserokopii aktu zawarcia związku małżeńskiego czy aktu urodzenia dziecka. Taka praktyka jest niedopuszczalna, ponieważ zebrane w ten sposób dane (np. dane dotyczące dziecka pracownika) nie są adekwatne do celu ich przetwarzania, czyli stwierdzenia czy pracownikowi przysługuje urlop. W takich sytuacjach dobrą praktyką jest odebranie od pracownika pisemnego oświadczenia potwierdzającego dane wydarzenie.

Ważne
Dobrą praktyką jest pobieranie od pracowników pisemnych oświadczeń - czy to dotyczących aktów urodzenia, zgonu - urlop okolicznościowy, czy posiadego prawa jazdy. Unikamy wtedy przetwarzania danych osobowych niewspółmiernych do celu jaki nam przyświeca.

Podobna sytuacja tyczy się kserowania prawa jazdy przez pracodawcę w celu uzyskania potwierdzenia posiadania przez pracownika odpowiednich uprawnień dotyczących kierowania samochodem. W takiej sytuacji pracodawca może zażądać okazania przez pracownika aktualnego prawa jazdy i podpisania stosownego oświadczenia.

Kwestie monitoringu wideo w miejscu pracy – gdzie można go stosować i w jakim celu?

Ustawodawca w ustawie przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych zaproponował kwestie dotyczące monitoringu. Zgodnie z propozycją zawartą w art. 224 § 1 KP pracodawca może stosować nadzór kamer w celu zapewnienia:

  • bezpieczeństwa pracownikom,
  • ochrony mienia,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring ma zatem zapewniać bezpieczeństwo pracownikom oraz zabezpieczać mienie pracodawcy.

Ważne
Monitoring nie może być narzędziem stosowanym w celu nadzoru pracowniczego. O monitoringu pracownik musi zostać poinformowany nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu, zaś nowo zatrudnieni pracownicy, muszą zostać poinformowani o nim w chwili dopuszczenia do pracy.

Monitoring nie może być też stosowany w: palarniach, przebieralniach, pomieszczeniach sanitarnych czy stołówkach pracowniczych.

Mimo, iż polski ustawodawca proponuje rozwiązania dotyczące nagrań wideo, nie odnosi się do kwestii nagrywania przez kamery dźwięku. Zdaniem Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka wynika prawo każdego do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego. Zasada ta dotyczy również pracowników, którzy w miejscu pracy powinni móc liczyć na poszanowanie ich prywatności. W związku z powyższym wydawać się może, iż nagrywanie rozmów pracowników w miejscu pracy może rażąco naruszać ich wolności, gdyż rejestrator dźwięku może nagrać treść prywatnej rozmowy pracownika, co w konsekwencji może doprowadzić do przetwarzania przez pracodawcę zbyt szerokiego katalogu danych dotyczących jego pracownika.

Kwestie związane z monitorowaniem pracowników – nadajniki GPS w samochodach, bilingi, urządzenia namierzające w telefonach i komputerach

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, zobowiązuje się do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Oznacza to, iż pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, zaś pracodawca zobowiązuje się do wypłacenia pracownikowi stosownego wynagrodzenia. Nadajniki GPS w samochodach czy urządzeniach mobilnych zakładane są w celu realizacji zadań wynikających ze stosunku pracy. Warto jednak zauważyć, iż każdy ma prawo do ochrony dotyczących jego danych osobowych – wynika to zarówno z przepisów uodo jak i RODO. Prawo do ochrony danych osobowych stanowi istotny element prawa do prywatności, tj. do tego by móc samodzielnie decydować o tym, jakie informacje chcę udostępnić innym osobom.

Ważne
Orzecznictwo polskich Sądów Administracyjnych wskazuje, że dane zbierane za pośrednictwem nadajnika GPS też mogą być traktowane jako dane osobowe (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 maja 2011 r., I OSK 1079/2010), zaś przepisy RODO wskazują już bezpośrednio, że dane o lokalizacji są danymi osobowymi.

Z powyższego wynika, że pracodawca może stosować tego typu zabezpieczenia, jednak musi o nich informować pracownika. Problematyczna może okazać się sytuacja, kiedy pracownik otrzyma np. samochód służbowy, który będzie mógł wykorzystywać nie tylko w celach zawodowych ale też prywatnych. Niedopuszczalnym jest by pracodawca mógł monitorować położenie pracownika, kiedy ten nie świadczy dla niego stosunku pracy. Prostym rozwiązaniem zdaje się możliwość zainstalowania w samochodzie służbowym nadajnika GPS działającego w dwóch trybach – przejazdu służbowego i przejazdu prywatnego (o ile pracodawca zezwolił na użytkowanie samochodu w celach prywatnych). Warto zauważyć, iż domyślnym ustawieniem nadajnika GPS w samochodzie powinna być opcja „jazdy prywatnej” – nie wysyłający danych lokalizacyjnych do pracodawcy. Będzie to zgodne z zasadą privacy by default, wynikającej z przepisów RODO, nakładającej wymóg ustawień domyślnych jak największego stopnia prywatności. Podobne rozwiązania należałoby stosować również w przypadku lokalizatorów GPS w telefonach służbowych.

Kwestia bilingów, nie wydaje się budzić większych wątpliwości. Pracownik telefonu służbowego powinien używać wyłącznie w celach służbowych. Pracodawca może więc zabronić używać pracownikowi telefonu służbowego w innych celach niż zawodowe, a w wypadku odnotowania połączeń prywatnych żądać pokrycia ich kosztów przez pracownika.

W jaki sposób poprawnie publikować imiona, nazwiska i zdjęcia pracowników na stronie internetowej pracodawcy oraz identyfikatorach?

Wielu pracodawców często zamieszcza zdjęcia pracowników na stronach internetowych. Zdjęcie pracownika stanowi jego wizerunek i podlega ochronie wynikającej zarówno z przepisów o ochronie danych osobowych jak i kodeksu cywilnego, gdyż stanowi tzw. dobra osobiste. Warto zauważyć iż kwestie związane z wizerunkiem uregulowane są też przez przepisy prawa autorskiego. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Niezbędnym więc staje się uzyskanie zgody od pracownika na publikację jego zdjęcia na stronie internetowej pracodawcy. Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie, jednak (ze względów dowodowych) warto zadbać o wyrażenie zgody w formie pisemnej.

Ważne
Zgoda pracownika jest niezbędna w celu zamieszczenia jego zdjęcia na identyfikatorze lub przepustce. Niemożność żądania zdjęcia od pracownika w celu umieszczenia jego wizerunku na identyfikatorze została potwierdzona przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (DOLIS-035-219/07/461/08).

Inaczej wygląda sytuacja wtedy, gdy regulamin pracy informuje o konieczności umieszczania zdjęcia na identyfikatorze pracownika. W opinii GIODO wprowadzenie takiego wymogu w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy nie narusza art. 23 uodo. Można wiec „przymusić” pracowników do umieszczenia ich wizerunku na identyfikatorach za pomocą takiego regulaminu.

Warto jednak przyjrzeć się bliżej przepisom prawa autorskiego w zakresie publikowania zdjęć pracowników. Zgodnie z powyższymi przepisami zgoda na publikację zdjęcia pracownika nie będzie konieczna w następujących przypadkach:

  • pracownik otrzymał umówioną zapłatę za pozowanie,
  • pracownik jest osobą powszechnie znaną, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez niego funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych,
  • zezwolenie na publikację wizerunku nie jest wymagane, gdy wizerunek ten stanowi jedynie część kadru, na przykład gdy ta osoba przypadkiem znajdzie się na zdjęciu lub w grupie osób uczestniczących w zdarzeniu.

Zaproponowane przez ustawodawcę zmiany dotyczące biometrii

Próba uregulowania kwestii monitoringu w pracy, to nie jedyna zaproponowana przez ustawodawcę zmiana. Zgodnie z zaproponowanym zapisem art. 222 § 2 KP pracodawca będzie miał prawo przetwarzać dane biometryczne pracownika, jeśli ten wyrazi na to zgodę. Zgoda ta nie może być jednak dorozumiana, musi być złożona w formie pisemnej – papierowej lub elektronicznej, a przetwarzanie może dotyczyć wyłącznie kwestii związanych z kontrolą dostępu (np. otwierania drzwi do pomieszczenia za pomocą odcisku palca pracownika).

Kwestia outsourcingu usług dla działu HR – czy zawsze jest to powierzenie? (np. karty sportowe, prywatna opieka medyczna, rekrutacja zewnętrzna)

Często problematycznym zagadnieniem staje się ustalenie czy dane osobowe pracowników są powierzane czy udostępnianie odpowiednim podmiotom zewnętrznym. Coraz częściej pracodawcy chcąc zachęcić pracowników do pracy w ich firmach stosują rozmaite dodatki w postaci niepieniężnej np. możliwość korzystania z prywatnej opieki medycznej.

W wielu przypadkach o celu przetwarzania danych decyduje podmiot zewnętrzny a nie pracodawca, który udostępnia, za uprzednią zgodą pracownika, usługodawcy tylko pewien ograniczony katalog dotyczących go danych osobowych. Zewnętrzne kliniki medyczne, czy firmy świadczące usługi zajęć sportowych są ADO w zakresie świadczonych przez nie usług, gdyż one decydują o celu i środkach przetwarzania danych osobowych pracowników danego pracodawcy.

Pracodawca nie może więc zażądać od prywatnej kliniki medycznej, z którą ma podpisaną umowę na świadczenie usług zdrowotnych wobec swoich pracowników, przekazania danych osobowych na temat ich zdrowia.

Udostępnianie danych pracowników innym organom (policja, prokuratura, komornicy)

Mimo, iż kwestia związana z udostępnieniem danych pracownikom organom państwowym może budzić wiele kontrowersji, to nie jest ona skomplikowana z prawnego punktu widzenia. Komornicy, prokuratorzy czy policjanci są pracownikami organów państwowych. W związku z powyższym pracodawca nie musi uzyskać zgody od pracownika, aby udostępnić powyższym podmiotom dane osobowe, nie musi też informować pracownika o tym fakcie. Pracownicy organów państwowych w ramach swojej działalności nie muszą też informować osoby, której dane dotyczą o ich przetwarzaniu, gdyż nie stanowią oni tzw. kategorii odbiorców danych. Warto zauważyć, że powyższe rozwiązanie tyczyć będzie się też kuratorów sądowych i społecznych, którzy zbierają dane osobowe w celu realizacji swoich obowiązków zawodowych.

Jak długo przetrzymywać dane byłych pracowników? Prawo do bycia zapomnianym w prawie pracy?

Zgodnie z art. 16b ust 2 pkt. 6 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506) dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy do archiwum zakładowego.

Ważne
Warto pamiętać, iż adres e-mail byłego pracownika również stanowi jego dane osobowe. Przetwarzanie dalej imienia i nazwiska w ramach służbowego adresu e-mail osoby, która nie jest już pracownikiem jest niezgodne z celem dla którego te dane zostały zebrane. Konto e-mail takiej osoby powinno zostać usunięte lub zablokowane.

W nawiązaniu do powyższych wniosków niemożliwe staje się skorzystanie przez byłego pracownika w całości z prawa do bycia zapomnianym. Pracownik nie może zażądać usunięcia wszystkich jego danych z bazy pracodawcy, gdyż nie zezwalają na to przepisy KP, natomiast może on zażądać usunięcia np. swojego zdjęcia na stronie internetowej pracodawcy znajdującego się w zakładce „pracownicy”.

Jeśli zezwalano na korzystanie ze służbowych urządzeń w celach prywatnych, to w przypadku znalezienia danych prywatnych w miejscu pracy byłego pracownika np. jego prywatnych zdjęć z wakacji, należy go o takim fakcie poinformować i zwrócić znalezione dane. W przeciwnym wypadku należy je usunąć.

Nie należy przekazywać komputera, na którym pracował zwolniony pracownik, innemu pracownikowi bez uprzedniego usunięcia wszystkich danych zgromadzonych przez poprzednika.

 

Sprawdź również:

Cz. 1. Ochrona danych osobowych w procesie zatrudnienia

Projekt ustawy o ODO w pigułce

Strefa RODO najważniejsze zmiany i nowości


Adam Lipiński
16 lutego 2018
Biuletyn ODO 24 Biuletyn ODO 24

Raz w miesiącu wysyłamy subiektywny przegląd wydarzeń. Wystarczy poniżej podać swój adres e-mail.

Zobacz poprzednie wydanie.