Ochrona danych osobowych w miejscu pracy – jak edukować pracowników, naprawdę budując ich świadomość?

blog-123

Z myślą o jednej z największych grup społecznych – pracownikach - przygotowaliśmy dedykowany przewodnik po zagadnieniach najważniejszych dla ochrony danych osobowych w miejscu pracy.

Warto bowiem zwrócić uwagę, że mimo powszechnej znajomości hasła „RODO”, dziedzina ochrony danych osobowych wciąż skrywa wiele tajemnic.

Wiedza to potęga!

Kwestią, na którą w pierwszej kolejności pragniemy zwrócić szczególną uwagę jest fakt, że to świadomość oraz wszechstronna wiedza na ten temat sprawia, że jesteśmy w stanie zabezpieczyć się przed potencjalnymi zagrożeniami wynikającymi z przetwarzania danych osobowych – także w zakładzie pracy.

Proces zatrudnienia, z którym nierozerwalnie wiąże się przetwarzanie danych w miejscu zatrudnienia, jest bez wątpienia obszarem szczególnie narażonym na niebezpieczeństwo w kontekście ochrony danych osobowych. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, zobowiązany jest do wykonania szeregu czynności przynależnych tej roli. Jednym z głównych zadań, spoczywających na każdej organizacji jest opracowanie odpowiedniej dokumentacji, zaś drugim, choć nie mniej istotnym – budowanie świadomości oraz edukacja personelu. Jakie są najprzystępniejsze i równocześnie najefektywniejsze narzędzia, które możemy w tym celu wykorzystać?

RODO poradnik dla pracowników
w prosty i przystępny sposób prezentuje kluczowe pojęcia, których znajomość jest niezbędna do zrozumienia problematyki ochrony danych osobowych. Ponadto dzięki możliwości uzupełnienia specjalnego pola przeznaczonego do wskazania danych osoby wyznaczonej w Państwa organizacji do kontaktu na wypadek incydentu, stanowi wygodne narzędzie do udostępnienia pracownikom informacji także w tym zakresie.

Zachęcamy do pobrania i rozdystrybuowania poradnika w Państwa organizacji. W celu rozszerzenia wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych zalecamy przekazanie go przede wszystkim pracownikom i współpracownikom mającym lub mogącym mieć dostęp do danych osobowych. Na siódmej stronie poradnika znajduje się pole, które mogą Państwo uzupełnić swoimi danymi do kontaktu, w celu udzielenia dalszych wyjaśnień osobom zainteresowanym.
Pobierz
 

Bez szkolenia ani rusz

Nie ulega wątpliwości, że głównym źródłem uzyskiwanych przez osoby pracujące informacji dotyczących problematyki ochrony danych osobowych są gwarantowane przez pracodawcę szkolenia, dlatego też odpowiedni ich dobór jest kwestią tak istotną.

E-learning

W sukurs podmiotom zatrudniającym przychodzą oferowane przez ekspertów ODO 24 szkolenia z zakresu tematyki ochrony danych osobowych. Proponujemy różne formy doskonalenia, zapewniając szeroki wybór najbardziej wymagającym – e-learning, szkolenia otwarte czy szkolenia zamknięte (przeprowadzane wyłącznie dla Waszych pracowników) - każdy odnajdzie rodzaj najodpowiedniejszy dla swojej organizacji oraz jej potrzeb.

Warto jednak pamiętać, że udział w pojedynczej prelekcji czy zapoznanie się z elektroniczną prezentacją – choć niezbędne i bardzo przydatne – nie są wystarczające. Wiadomo przecież, że w natłoku obowiązków oraz przyswajanych każdego dnia setek wiadomości umykają nam informacje, z których nie korzystamy regularnie. Natomiast działaniem umożliwiającym stworzenie stabilnych i trwałych podstaw jest z pewnością systematyczne utrwalanie i uzupełnianie nabytej wiedzy.

Niezależnie zatem od organizowanych cyklicznie szkoleń, środkiem systematycznie suplementującym wiedzę pracowników mogą być zapewniane przez pracodawcę, dodatkowe materiały edukacyjne, po które można sięgnąć w miarę potrzeb, w każdej chwili.

Jak znaleźć rozwiązanie?

Wiedząc, że potrzeba bieżącego otrzymywania przez pracowników najistotniejszych informacji dotyczących ochrony danych osobowych nie jest kwestionowana (podobnie jak istniejące w tym zakresie przeszkody), ODO24 wychodzi naprzeciw oczekiwaniom każdej organizacji. Przygotowaliśmy dedykowany pracownikom przewodnik po zagadnieniach newralgicznych dla ochrony danych osobowych w miejscu pracy, stanowiący idealne uzupełnienie wiedzy uzyskanej w toku różnego typu szkoleń.

W treści proponowanego przez nas opracowania prosto i zrozumiale omówiono główne zasady postępowania z danymi osobowymi. Co istotne, zwróciliśmy także uwagę na najczęściej występujące w związku z tym zagrożenia, a także na tryb działania zalecany w przypadku zaistniałego incydentu.  

Wspomniane wyżej kwestie wydają się najważniejsze nie tylko w zrozumieniu istoty ochrony danych, ale również w odświeżeniu pozyskanej już uprzednio wiedzy. Korzystając z opracowanego przez naszych ekspertów RODO poradnika "Zasady ochrony danych osobowych", w każdej chwili – w razie jakichkolwiek wątpliwości albo kiedy po prostu zechcecie przypomnieć personelowi najważniejsze zasady – możecie sięgnąć po najistotniejsze informacje zawarte w treści naszego poradnika, bez konieczności posiłkowania się niesprawdzonymi i częstokroć wprowadzającymi w błąd materiałami z internetu.

Zgodności i zagrożenia

Wobec wejścia w życie nowych przepisów, większość firm dąży obecnie do bycia „zgodnym z RODO”. Jednak co tak naprawdę zgodność taka oznacza i jaką rolę w jej osiągnięciu spełnia informacja i szkolenie w zakładzie pracy?

Choć we wdrożeniu RODO nie sposób pominąć doniosłych elementów, jakimi są dokumentacja, przygotowanie procedur oraz instrukcji, samodzielnie nie są one niestety w stanie zapewnić pełnego bezpieczeństwa danych w organizacji. Odbiegając od formalności, nie możemy w szczególności bagatelizować, że to człowiek, mający stosować w praktyce utworzone regulacje, jest najsłabszym ogniwem. z drugiej zaś strony, to człowiek, posiadając odpowiednie przygotowanie i wiedzę, może sprawić, że dane osobowe będą przetwarzane prawidłowo, a organizacja będzie bezpieczna. w świetle przywołanych okoliczności konieczne jest podkreślenie znaczenia dla organizacji szkoleń, a także szeroko pojętej edukacji dotyczącej przedmiotowej problematyki.

Więcej
na temat ochrony danych osobowych pracowników znajdziesz w artykule: "Świadomość pracowników to klucz do zgodności z RODO".

Po co ta nauka?

Pełna dokumentacja ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie zawiera kilkadziesiąt różnego rodzaju instrukcji oraz procedur. Ale czy same „papiery” wystarczą nam do zachowania wymogów przewidzianych przez obowiązujące prawo? Zdecydowanie nie! Kluczowym elementem w dostosowaniu organizacji do przepisów regulujących obszar ochrony danych osobowych jest faktyczne wdrożenie ogólnych zasad, jak i przygotowanych norm, a przede wszystkim prawidłowe ich stosowanie przez wszystkie osoby pracujące w przedsiębiorstwie. w tym miejscu dochodzimy do konieczności szkolenia personelu oraz korzyści z tego wynikających.

O czym powinien wiedzieć dział kadr?
Aby dowiedzieć się więcej na temat najnowszych przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu, zapraszamy do artykuł: "Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie".

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w naszej firmie przyjęto wszelkie niezbędne procedury odnoszące się do ochrony danych osobowych, jednak nie zapoznaliśmy personelu ani o nich, ani o generalnych wytycznych przewidzianych przez przepisy.

W tym samym czasie jeden z naszych pracowników, robiąc porządki w biurze, rezygnuje z użycia niszczarki i wyrzuca stos ważnych dokumentów, w tym bazę klientów, do ogólnie dostępnego śmietnika. Incydent naruszenia danych osobowych zostaje zgłoszony do organu nadzorczego, w następstwie czego zostaje wszczęte postępowanie, którego konsekwencją jest ogromna kara finansowa. Nie ulega kwestii, że w naszym przykładzie znajomość zasad oraz świadomość potencjalnych restrykcji byłaby w stanie doprowadzić do ich uniknięcia, na co nie pozwoliła „martwa” procedura.

ODO Nawigator

W tym miejscu należy przypomnieć o szkoleniach, które dostarczają zdecydowanie najlepszych efektów w rozwoju i nauce uczestników. Ich zasadniczą rolą jest utworzenie fundamentów oraz swego rodzaju bazy wiedzy i praktycznych wskazówek dla osób przetwarzających bądź mogących przetwarzać dane osobowe. w odniesieniu zaś do przytoczonego kazusu, szkolenie może pośrednio zagwarantować naszej organizacji prawdziwą, pełną zgodność z przepisami, a w ostateczności uratować ją przed poważnymi konsekwencjami.

RODO poradnik dla pracowników
w prosty i przystępny sposób prezentuje kluczowe pojęcia, których znajomość jest niezbędna do zrozumienia problematyki ochrony danych osobowych. Ponadto dzięki możliwości uzupełnienia specjalnego pola przeznaczonego do wskazania danych osoby wyznaczonej w Państwa organizacji do kontaktu na wypadek incydentu, stanowi wygodne narzędzie do udostępnienia pracownikom informacji także w tym zakresie.

Zachęcamy do pobrania i rozdystrybuowania poradnika w Państwa organizacji. W celu rozszerzenia wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych zalecamy przekazanie go przede wszystkim pracownikom i współpracownikom mającym lub mogącym mieć dostęp do danych osobowych. Na siódmej stronie poradnika znajduje się pole, które mogą Państwo uzupełnić swoimi danymi do kontaktu, w celu udzielenia dalszych wyjaśnień osobom zainteresowanym.
Pobierz
 

-
4.52/5 (44) 1
-
Udostępnij na: -

Najpopularniejsze

Najnowsze


R.pr. Joanna Ożóg
23 stycznia 2019

Zapisz się na biuletyn

  • Najważniejsze informacje
  • Nowości, narzędzia, gratisy
  • Raz w miesiącu

Zapisz się