Ochrona danych osobowych w miejscu pracy – jak edukować pracowników, naprawdę budując ich świadomość?

Z myślą o jednej z największych grup społecznych – pracownikach - przygotowaliśmy dedykowany przewodnik po zagadnieniach najważniejszych dla ochrony danych osobowych w miejscu pracy. Warto bowiem zwrócić uwagę, że mimo powszechnej znajomości hasła „RODO”, dziedzina ochrony danych osobowych wciąż skrywa wiele tajemnic.

Wiedza to potęga!

Kwestią, na którą w pierwszej kolejności pragniemy zwrócić szczególną uwagę jest fakt, że to świadomość oraz wszechstronna wiedza na ten temat sprawia, że jesteśmy w stanie zabezpieczyć się przed potencjalnymi zagrożeniami wynikającymi z przetwarzania danych osobowych – także w zakładzie pracy.

Proces zatrudnienia, z którym nierozerwalnie wiąże się przetwarzanie danych w miejscu zatrudnienia, jest bez wątpienia obszarem szczególnie narażonym na niebezpieczeństwo w kontekście ochrony danych osobowych. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, zobowiązany jest do wykonania szeregu czynności przynależnych tej roli. Jednym z głównych zadań, spoczywających na każdej organizacji jest opracowanie odpowiedniej dokumentacji, zaś drugim, choć nie mniej istotnym – budowanie świadomości oraz edukacja personelu. Jakie są najprzystępniejsze i równocześnie najefektywniejsze narzędzia, które możemy w tym celu wykorzystać?

RODO poradnik dla pracowników
w prosty i przystępny sposób prezentuje kluczowe pojęcia, których znajomość jest niezbędna do zrozumienia problematyki ochrony danych osobowych. Ponadto dzięki możliwości uzupełnienia specjalnego pola przeznaczonego do wskazania danych osoby wyznaczonej w Państwa organizacji do kontaktu na wypadek incydentu, stanowi wygodne narzędzie do udostępnienia pracownikom informacji także w tym zakresie.

Zachęcamy do pobrania i rozdystrybuowania poradnika w Państwa organizacji. W celu rozszerzenia wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych zalecamy przekazanie go przede wszystkim pracownikom i współpracownikom mającym lub mogącym mieć dostęp do danych osobowych. Na siódmej stronie poradnika znajduje się pole, które mogą Państwo uzupełnić swoimi danymi do kontaktu, w celu udzielenia dalszych wyjaśnień osobom zainteresowanym.
Pobierz
 

Bez szkolenia ani rusz

Nie ulega wątpliwości, że głównym źródłem uzyskiwanych przez osoby pracujące informacji dotyczących problematyki ochrony danych osobowych są gwarantowane przez pracodawcę szkolenia, dlatego też odpowiedni ich dobór jest kwestią tak istotną.

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
W sukurs podmiotom zatrudniającym przychodzą oferowane przez ekspertów ODO 24 szkolenia z zakresu tematyki ochrony danych osobowych. Proponujemy różne formy doskonalenia, zapewniając szeroki wybór najbardziej wymagającym – e-learning, szkolenia otwarte czy szkolenia zamknięte (przeprowadzane wyłącznie dla Waszych pracowników) - każdy odnajdzie rodzaj najodpowiedniejszy dla swojej organizacji oraz jej potrzeb.

Warto jednak pamiętać, że udział w pojedynczej prelekcji czy zapoznanie się z elektroniczną prezentacją – choć niezbędne i bardzo przydatne – nie są wystarczające. Wiadomo przecież, że w natłoku obowiązków oraz przyswajanych każdego dnia setek wiadomości umykają nam informacje, z których nie korzystamy regularnie. Natomiast działaniem umożliwiającym stworzenie stabilnych i trwałych podstaw jest z pewnością systematyczne utrwalanie i uzupełnianie nabytej wiedzy.

Niezależnie zatem od organizowanych cyklicznie szkoleń, środkiem systematycznie suplementującym wiedzę pracowników mogą być zapewniane przez pracodawcę, dodatkowe materiały edukacyjne, po które można sięgnąć w miarę potrzeb, w każdej chwili.

Jak znaleźć rozwiązanie?

Wiedząc, że potrzeba bieżącego otrzymywania przez pracowników najistotniejszych informacji dotyczących ochrony danych osobowych nie jest kwestionowana (podobnie jak istniejące w tym zakresie przeszkody), ODO24 wychodzi naprzeciw oczekiwaniom każdej organizacji. Przygotowaliśmy dedykowany pracownikom przewodnik po zagadnieniach newralgicznych dla ochrony danych osobowych w miejscu pracy, stanowiący idealne uzupełnienie wiedzy uzyskanej w toku różnego typu szkoleń.

W treści proponowanego przez nas opracowania prosto i zrozumiale omówiono główne zasady postępowania z danymi osobowymi. Co istotne, zwróciliśmy także uwagę na najczęściej występujące w związku z tym zagrożenia, a także na tryb działania zalecany w przypadku zaistniałego incydentu.  

Wspomniane wyżej kwestie wydają się najważniejsze nie tylko w zrozumieniu istoty ochrony danych, ale również w odświeżeniu pozyskanej już uprzednio wiedzy. Korzystając z opracowanego przez naszych ekspertów RODO poradnika "Zasady ochrony danych osobowych", w każdej chwili – w razie jakichkolwiek wątpliwości albo kiedy po prostu zechcecie przypomnieć personelowi najważniejsze zasady – możecie sięgnąć po najistotniejsze informacje zawarte w treści naszego poradnika, bez konieczności posiłkowania się niesprawdzonymi i częstokroć wprowadzającymi w błąd materiałami z internetu.

Zgodności i zagrożenia

Wobec wejścia w życie nowych przepisów, większość firm dąży obecnie do bycia „zgodnym z RODO”. Jednak co tak naprawdę zgodność taka oznacza i jaką rolę w jej osiągnięciu spełnia informacja i szkolenie w zakładzie pracy?

Choć we wdrożeniu RODO nie sposób pominąć doniosłych elementów, jakimi są dokumentacja, przygotowanie procedur oraz instrukcji, samodzielnie nie są one niestety w stanie zapewnić pełnego bezpieczeństwa danych w organizacji. Odbiegając od formalności, nie możemy w szczególności bagatelizować, że to człowiek, mający stosować w praktyce utworzone regulacje, jest najsłabszym ogniwem. z drugiej zaś strony, to człowiek, posiadając odpowiednie przygotowanie i wiedzę, może sprawić, że dane osobowe będą przetwarzane prawidłowo, a organizacja będzie bezpieczna. w świetle przywołanych okoliczności konieczne jest podkreślenie znaczenia dla organizacji szkoleń, a także szeroko pojętej edukacji dotyczącej przedmiotowej problematyki.

Więcej
na temat ochrony danych osobowych pracowników znajdziesz w artykule: "Świadomość pracowników to klucz do zgodności z RODO".

Po co ta nauka?

Pełna dokumentacja ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie zawiera kilkadziesiąt różnego rodzaju instrukcji oraz procedur. Ale czy same „papiery” wystarczą nam do zachowania wymogów przewidzianych przez obowiązujące prawo? Zdecydowanie nie! Kluczowym elementem w dostosowaniu organizacji do przepisów regulujących obszar ochrony danych osobowych jest faktyczne wdrożenie ogólnych zasad, jak i przygotowanych norm, a przede wszystkim prawidłowe ich stosowanie przez wszystkie osoby pracujące w przedsiębiorstwie. w tym miejscu dochodzimy do konieczności szkolenia personelu oraz korzyści z tego wynikających.

O czym powinien wiedzieć dział kadr?
Aby dowiedzieć się więcej na temat najnowszych przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu, zapraszamy do artykuł: "Ustawa wdrażająca RODO – o czym powinien wiedzieć dział kadr? Rekrutacja i zatrudnienie".

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w naszej firmie przyjęto wszelkie niezbędne procedury odnoszące się do ochrony danych osobowych, jednak nie zapoznaliśmy personelu ani o nich, ani o generalnych wytycznych przewidzianych przez przepisy.

E-learning RODO to już standrad!

W tym samym czasie jeden z naszych pracowników, robiąc porządki w biurze, rezygnuje z użycia niszczarki i wyrzuca stos ważnych dokumentów, w tym bazę klientów, do ogólnie dostępnego śmietnika. Incydent naruszenia danych osobowych zostaje zgłoszony do organu nadzorczego, w następstwie czego zostaje wszczęte postępowanie, którego konsekwencją jest ogromna kara finansowa. Nie ulega kwestii, że w naszym przykładzie znajomość zasad oraz świadomość potencjalnych restrykcji byłaby w stanie doprowadzić do ich uniknięcia, na co nie pozwoliła „martwa” procedura.

W tym miejscu należy przypomnieć o szkoleniach, które dostarczają zdecydowanie najlepszych efektów w rozwoju i nauce uczestników. Ich zasadniczą rolą jest utworzenie fundamentów oraz swego rodzaju bazy wiedzy i praktycznych wskazówek dla osób przetwarzających bądź mogących przetwarzać dane osobowe. w odniesieniu zaś do przytoczonego kazusu, szkolenie może pośrednio zagwarantować naszej organizacji prawdziwą, pełną zgodność z przepisami, a w ostateczności uratować ją przed poważnymi konsekwencjami.

RODO poradnik dla pracowników
w prosty i przystępny sposób prezentuje kluczowe pojęcia, których znajomość jest niezbędna do zrozumienia problematyki ochrony danych osobowych. Ponadto dzięki możliwości uzupełnienia specjalnego pola przeznaczonego do wskazania danych osoby wyznaczonej w Państwa organizacji do kontaktu na wypadek incydentu, stanowi wygodne narzędzie do udostępnienia pracownikom informacji także w tym zakresie.

Zachęcamy do pobrania i rozdystrybuowania poradnika w Państwa organizacji. W celu rozszerzenia wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych zalecamy przekazanie go przede wszystkim pracownikom i współpracownikom mającym lub mogącym mieć dostęp do danych osobowych. Na siódmej stronie poradnika znajduje się pole, które mogą Państwo uzupełnić swoimi danymi do kontaktu, w celu udzielenia dalszych wyjaśnień osobom zainteresowanym.
Pobierz

Czytaj także:

-
4.52/5 (44) 1
Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

„Nie potrzebujemy dokumentacji IT, wiemy jak mamy działać”

Jesteś tego pewien?

Zamów
audyt IT

Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".