Ochrona danych osobowych w miejscu pracy  – jak edukować pracowników?

blog-123

Przygotowaliśmy dedykowany pracownikom przewodnik po zasadniczych zagadnieniach dla ochrony danych osobowych w miejscu pracy.

Mimo że nie sposób znaleźć obecnie osoby, która nie słyszałaby o RODO, dziedzina ochrony danych osobowych wciąż skrywa wiele tajemnic.

Należy mieć jednak na uwadze, że to właśnie świadomość oraz wszechstronna wiedza na ten temat sprawia, że jesteśmy w stanie zabezpieczyć się przed potencjalnymi zagrożeniami wynikającymi z przetwarzania danych osobowych.

Wiedza to potęga!

Obszarem szczególnie narażonym na niebezpieczeństwo – także z punktu widzenia ochrony danych osobowych –  jest bez wątpienia proces zatrudnienia, z którym nierozerwalnie wiąże się przetwarzanie danych w miejscu pracy. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, zobowiązany jest do wykonania szeregu czynności przynależnych tej roli. Jednym z głównych zadań, które musi wykonać każda organizacja jest odpowiednia dokumentacja, zaś drugim, choć nie mniej istotnym –  budowanie świadomości oraz edukacja personelu. Jakie są najprzystępniejsze i równocześnie najefektywniejsze narzędzia, które możemy w tym celu wykorzystać?

Ulotka
w prosty i przystępny sposób zaznajamia z kluczowymi pojęciami, których znajomość jest niezbędna do zrozumienia problematyki ochrony danych osobowych.  Dzięki możliwości uzupełnienia obejmującego ją pliku o dane osoby wskazanej w Państwa organizacji do kontaktu na wypadek incydentu, stanowi wygodne narzędzie do udostępnienia w firmie informacji także w tym zakresie.
Pobierz

Zachęcamy do pobrania i wykorzystywania niniejszej broszury w Państwa organizacji, w tym do wysłania jej wszystkim pracownikom i współpracownikom, w celu poszerzenia ich wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych. Na ostatniej stronie broszury znajduje się pole, które mogą Państwo uzupełnić swoimi danymi do kontaktu, w celu udzielenia dalszych wyjaśnień osobom zainteresowanym.


Nie ulega wątpliwości, że głównym źródłem wiedzy pracowników dotyczącym problematyki ochrony danych osobowych są zapewniane przez pracodawcę szkolenia. Warto jednak pamiętać, że udziałw pojedynczej prelekcji czy zapoznanie się z elektroniczną prezentacją – choć niezbędne i bardzo przydatne – nie są wystarczające. Wiadomo przecież, że w natłoku obowiązków oraz przyswajanych każdego dnia setek wiadomości umykają nam informacje, z których nie korzystamy na co dzień. Działaniem zaś umożliwiającym stworzenie stabilnych i trwałych podstaw jest z pewnością systematyczne utrwalanie nabytej wiedzy.

Jak znaleźć rozwiązanie?

Wiedząc, że bieżąca potrzeba uzyskania przez pracowników najistotniejszych informacji dotyczących ochrony danych osobowych jest oczywista (podobnie jak istniejące w tym zakresie przeszkody), ODO24 wychodzi naprzeciw oczekiwaniom każdej organizacji. Przygotowaliśmy dedykowany pracownikom przewodnik po zasadniczych zagadnieniach dla ochrony danych osobowych w miejscu pracy.

E-learning

Ponadto, w proponowanym przez nas opracowaniu, prosto i zrozumiale omówiono główne zasady postępowania z danymi osobowymi. Co istotne, zwróciliśmy także uwagę na najczęściej występujące w związku z tym zagrożenia oraz na tryb działania zalecany w przypadku naruszenia. 

Wspomniane wyżej kwestie wydają się najważniejsze w zrozumieniu istoty ochrony danych, jak również
w odświeżeniu pozyskanej uprzednio wiedzy. Korzystając z opracowanej przez naszych ekspertów ulotki, w każdej chwili – w razie jakichkolwiek wątpliwości albo kiedy po prostu zechcą Państwo przypomnieć personelowi najważniejsze zasady – mogą Państwo sięgnąć po najistotniejsze informacje zawarte w treści naszej broszury, bez konieczności posiłkowania się niesprawdzonymi i częstokroć wprowadzającymi
w błąd materiałami z internetu.

Zgodności i zagrożenia

Wobec wejścia w życie nowych przepisów, większość firm dąży obecnie do bycia „zgodnym z RODO”. Jednak co tak naprawdę zgodność taka oznacza i jaką rolę w jej osiągnięciu spełnia informacja i szkolenie w zakładzie pracy?

Choć we wdrożeniu RODO nie sposób pominąć doniosłego elementu, jakim jest dokumentacja, przygotowanie procedur oraz instrukcji, pomimo że konieczne, nie jest w stanie zapewnić pełnego bezpieczeństwa danych w organizacji. Nie możemy w szczególności bagatelizować, że to człowiek, mający stosować w praktyce utworzone regulacje, jest najsłabszym ogniwem. Z drugiej zaś strony, to człowiek, posiadając odpowiednie przygotowanie i wiedzę, może sprawić, że dane osobowe będą przetwarzane prawidłowo, a organizacja będzie bezpieczna. W świetle przywołanych okoliczności konieczne jest podkreślenie znaczenia dla organizacji szkoleń, a także szeroko pojętej edukacji dotyczącej przedmiotowej problematyki.

Ostatnim etapem analizy ryzyka jest opracowanie procedur dokumentujących proces szacowania ryzyka, gdzie najważniejszym dokumentem powinna być procedura jego wykonywania i okresowego przeglądu. Procedura powinna być opisana w taki sposób, aby proces można było powtórzyć, a wyniki w obiektywny sposób porównać.

Więcej
na temat ochrony danych osobowych pracowników znajdziesz w artykule: "Ochrona danych osobowych w procesie zatrudnienia - co zmieni RODO".

Po co ta nauka?

Pełna dokumentacja ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie zawiera kilkadziesiąt różnego rodzaju instrukcji oraz procedur. Ale czy same „papiery” wystarczą nam do zachowania wymogów przewidzianych przez obowiązujące prawo? Zdecydowanie nie! Kluczowym elementem w dostosowaniu organizacji do przepisów regulujących obszar ochrony danych osobowych jest faktyczne wdrożenie ogólnych zasad, jak i przygotowanych norm, a przede wszystkim prawidłowe ich stosowanie przez wszystkie osoby pracujące w przedsiębiorstwie. W tym miejscu dochodzimy do konieczności szkolenia personelu oraz korzyści z tego wynikających.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w naszej firmie przyjęto wszelkie niezbędne procedury odnoszące się do ochrony danych osobowych, jednak nie zapoznaliśmy personelu ani o nich, ani o ogólnych zasadach.
W tym samym czasie jeden z naszych pracowników, robiąc porządki w biurze, rezygnuje z użycia niszczarki
i wyrzuca stos ważnych dokumentów, w tym bazę klientów, do ogólnie dostępnego śmietnika. Incydent naruszenia danych osobowych zostaje zgłoszony do organu nadzorczego, w następstwie czego zostaje wszczęte postępowanie, którego konsekwencją jest ogromna kara finansowa. Nie ulega kwestii, że w naszym przykładzie znajomość zasad oraz świadomość potencjalnych restrykcji byłaby w stanie doprowadzić do ich uniknięcia, na co nie pozwoliła „martwa” procedura.

ODO Nawigator

Rozwiązaniem optymalnym, a co za tym idzie, najczęściej wybieranym na płaszczyźnie edukacji jest skorzystanie z usług profesjonalnych firm, oferujących szkolenia w tym zakresie. Niezależnie od formy,
np. proponowanych przez ODO 24 tradycyjnych szkoleń otwartych bądź zamkniętych czy też platformy e-learningowej, szkolenie zapewnia zdecydowanie najlepsze efekty w nauce i rozwoju uczestników. Ich zasadniczą rolą jest utworzenie fundamentów oraz swego rodzaju bazy wiedzy osób przetwarzających bądź mogących przetwarzać dane osobowe. W odniesieniu zaś do przytoczonego kazusu, szkolenie może pośrednio zagwarantować naszej organizacji prawdziwą, pełną zgodnośćz przepisami, a w ostateczności uratować ją przed poważnymi konsekwencjami.

Nie zapominajmy o szkoleniu naszych pracowników, a także zapewnieniu im możliwości regularnego i systematycznego pogłębiania wiedzy. Dane osobowe są istotniejsze niż mogłoby się wydawać. Zróbmy wszystko, aby były bezpieczne!

Ulotka
w prosty i przystępny sposób zaznajamia z kluczowymi pojęciami, których znajomość jest niezbędna do zrozumienia problematyki ochrony danych osobowych.  Dzięki możliwości uzupełnienia obejmującego ją pliku o dane osoby wskazanej w Państwa organizacji do kontaktu na wypadek incydentu, stanowi wygodne narzędzie do udostępnienia w firmie informacji także w tym zakresie.
Pobierz

Zachęcamy do pobrania i wykorzystywania niniejszej broszury w Państwa organizacji, w tym do wysłania jej wszystkim pracownikom i współpracownikom, w celu poszerzenia ich wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych. Na ostatniej stronie broszury znajduje się pole, które mogą Państwo uzupełnić swoimi danymi do kontaktu, w celu udzielenia dalszych wyjaśnień osobom zainteresowanym.

-
Najpopularniejsze

Najnowsze


R.pr. Joanna Ożóg
23 stycznia 2019

Biuletyn ODO 24
Biuletyn ODO 24

Zobacz poprzednie wydanie.