Choć może wydawać się trudna, ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) to jedna z głównych wartości dodanych przez RODO. Dokonując jej, stawiamy się na miejscu osoby, której dane dotyczą i analizujemy, co złego może się stać w wyniku nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych. Dzięki temu wiemy, jak zmniejszyć ryzyko incydentów, poprzez zastosowanie adekwatnych środków ochrony danych.
Poniżej odpowiadamy, czym jest DPIA, kiedy i jak jej dokonywać a także udostępniamy przykładowy formularz, za pomocą którego przeprowadzą Państwo ocenę skutków dla ochrony danych w swojej organizacji.
Szablon DPIA
Udostępniony przez nas szablon składa się z dwóch arkuszy. Jeden z nich jest już przykładowo uzupełniony dla procesu "Rekrutacja", drugi jest pusty dla procesów występujących w Państwa organizacjach.
Pobierz
Zgodnie z wytycznymi Grupy Roboczej Art. 29. dotyczącymi oceny skutków dla ochrony danych (WP 248), DPIA, co do zasady, dokonuje się, jeżeli w procesie przetwarzania danych występują przynajmniej dwa z poniższych czynników zwiększających prawdopodobieństwo naruszeń. Więcej przykładów znajdziesz w opublikowanym przez Prezesa UODO, Proponowanym wykazie rodzajów operacji przetwarzania z art. 35 ust. 4.
| Czynniki zwiększające prawdopodobieństwo naruszeń | Przykłady operacji przetwarzania |
|---|---|
| Ocena lub punktacja. |
|
| Automatyczne podejmowanie decyzji o skutku prawnym lub podobnie znaczącym skutku. |
|
| Systematyczne monitorowanie. |
|
| Dane wrażliwe lub dane o charakterze wysoce osobistym. |
|
| Dane przetwarzane na dużą skalę. |
|
| Dopasowywanie lub łączenie zbiorów danych. |
|
| Przetwarzanie danych dotyczących osób szczególnie narażonych (np. dzieci, niepełnosprawni, pracownicy) |
|
| Innowacyjne wykorzystanie lub stosowanie nowych rozwiązań technologicznych lub organizacyjnych. |
|
| Gdy samo przetwarzanie „uniemożliwia osobom, których dane dotyczą, wykonywanie prawa lub korzystanie z usługi lub umowy”. |
|
Kroki dokonywania DPIA przedstawia poniższy wykres. Pod nim wyjaśniamy każdy z nich.
Źródło: Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29. dotyczące oceny skutków dla ochrony danych (WP 248)
1. Opis planowanych operacji przetwarzania
to przede wszystkim odpowiedzi na pytania, w jakim celu, zakresie i czasie będą przetwarzane dane osobowe. Jeśli dla analizowanego procesu prowadzisz już rejestr czynności przetwarzania, znasz odpowiedzi na te pytania.
Przykład:
Przy rekrutacji, przetwarzamy dane w celu zatrudnienia nowych pracowników. Zakres danych to imię, nazwisko, adres, wykształcenie i przebieg zatrudnienia. Termin usunięcia danych to 6 miesięcy po zakończeniu rekrutacji.
2. Ocena konieczności i proporcjonalności
to odpowiedź na pytanie, czy zakres przetwarzanych danych, zakres osób, których dane przetwarzamy, a także zakres odbiorców którym te dane udostępniamy, jest niezbędny z punktu widzenia celów i podstaw prawnych przetwarzania.
Przykład:
Kserowanie dokumentów tożsamości najczęściej nie jest ani niezbędne do realizacji celu przetwarzania (np. identyfikacji danej osoby), ani nie ma podstaw prawnych (wyjątkiem jest np. prawo bankowe).
3. Środki planowane w celu wykazania zgodności
opisujemy przez wskazanie zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych, a także rekomendacji dotyczących usunięcia wykrytych niezgodności.
Przykład:
Zostaną wdrożone polityki i procedury ochrony danych, w tym polityka czystego biurka. Dokumenty w wersji papierowej będą zamykane na klucz w szafkach. Zbędne dane osobowe, w tym kopie dowodów osobistych zostaną niezwłocznie usunięte.
4. Ocena ryzyka naruszenia praw i wolności
osób, których dane dotyczą, obejmuje wskazanie:
Jeśli ryzyko jest wysokie, a nie planujemy go zminimalizować, to musimy skonsultować się z Prezesem UODO (art. 36 RODO).
Ryzyko jest wysokie, jeśli przekracza obiektywnie ustalony próg akceptowalności (np. 40% maksymalnego możliwego wyniku).
Na końcu artykułu udostępniamy przykładowo wypełniony formularz.
Przykładowe kryteria:
Waga zagrożenia – skala 1-3, gdzie:
1 – Może dojść do naruszenia prawa, ale trudno wskazać negatywne następstwa dla osoby, której dane dotyczą.
2 – Zagrożeniem objęty jest taki zakres danych osobowych, przy wykorzystaniu którego można spowodować realną szkodę dla osoby, której dane dotyczą.
3 - Zagrożeniem objęty jest taki zakres danych osobowych, przy wykorzystaniu którego można realnie ograniczyć autonomię osoby, której dane dotyczą (m.in. możliwość decydowania o sobie, o relacjach z innymi, o wyborze pracy, czy o wykorzystaniu swoich środków finansowych).
Prawdopodobieństwo – skala 1-3, gdzie:
1 – Wystąpienie zdarzenia jest mało realne lub zdarzenie miało miejsce miało miejsce w przeszłości, ale nie wystąpiło w ciągu ostatnich trzech lat.
2 – Wystąpienie zdarzenia jest realne lub zdarzenie wystąpiło w ciągu ostatnich trzech lat.
3 – Wystąpienie zdarzenia jest wysoce realne lub zdarzenie wystąpiło w ciągu ostatniego roku.
5. Środki planowane w celu wyeliminowania ryzyka
ustala się na podstawie rekomendacji wydanych w poprzednim kroku. Realizując je, najczęściej niwelujemy podatności, z których wynika możliwość wystąpienia zagrożenia.
Przykład:
Planuje się weryfikować informacje dostarczane przez kandydatów na etapie rozmów kwalifikacyjnych. Kandydaci zapraszani na rozmowy będą proszeni o zabranie ze sobą dyplomów i certyfikatów.
6. Dokumentacja
DPIA obejmuje zapis czynności podejmowanych w ramach DPIA, jak również dowody audytowe, czyli np. kopie dokumentów potwierdzających prawdziwość ustaleń.
Przykład:
Zakres zbieranych danych (imię, nazwisko, adres, wykształcenie i przebieg zatrudnienia) można udokumentować kopią ogłoszenia o pracę lub formularza aplikacyjnego, gdzie występuje prośba o podanie takich danych.
7. Monitorowanie i przegląd
DPIA należy dokonywać zawsze, gdy występuje możliwość zmiany ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W ramach dobrych praktyk, oceny skutków dla ochrony danych należy dokonywać raz w roku.
Przykład:
Jeżeli łączymy się z inną organizacją i będziemy prowadzić wspólną rekrutację, należy ocenić, czy nie nastąpi obniżenie standardów ochrony danych, a ryzyko dla procesu nie wzrośnie.
Ponieważ RODO ma na celu ochronę prywatności, główne wartości dodane przez ten akt, to:
DPIA dokonuje administrator, niezależnie od wielkości swojej organizacji. Odpowiedź na pytanie, kiedy dokonywać DPIA, znajduje się powyżej.
Szablon DPIA
Udostępniony przez nas szablon składa się z dwóch arkuszy. Jeden z nich jest już przykładowo uzupełniony dla procesu "Rekrutacja", drugi jest pusty dla procesów występujących w Państwa organizacjach.
Pobierz
Kompletne informacje na temat wymaganego zakresu DPIA, a także wyjaśnienie powiązanych przepisów, znajdziesz w wytycznych Grupy Roboczej Art. 29. dotyczących oceny skutków dla ochrony danych (WP 248).
Również polski Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał poradniki: „Jak rozumieć podejście oparte na ryzyku?” oraz „Jak stosować podejście oparte na ryzyku?”.Od kompleksowej oceny skutków dla ochrony danych należy odróżnić analizę pojedynczego incydentu, którą omawiamy tutaj.
Więcej informacji
dotyczących procesu rekrutacji możesz przeczytać w artykule: Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji - co zmieni RODO?
Interaktywny tekst RODO oraz polskiej ustawy wzbogacony