Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) udostępniamy formularz

Poniżej odpowiadamy, czym jest DPIA, kiedy i jak jej dokonywać a także udostępniamy przykładowy formularz, za pomocą którego przeprowadzą Państwo ocenę skutków dla ochrony danych w swojej organizacji.

Czym jest DPIA? Udostępniamy formularz umożliwiający jego przeprowadzenie.

DPIA to proces, którego produktem jest ocena, czy przy przetwarzaniu danych osobowych występuje ryzyko naruszenia praw osób, których dane dotyczą. Przykładowe naruszenia to kradzież tożsamości, dyskryminacja, szkoda finansowa, szkoda wizerunkowa i naruszenie tajemnicy zawodowej (patrz motyw 85 preambuły RODO).
DPIA dokonuje się dla procesów przetwarzania danych, takich jak rekrutacja, newsletter czy monitoring. Ocena obejmuje wszystkie operacje przetwarzania w danym procesie – od momentu pozyskania danych, do ich archiwizacji lub zniszczenia.

Szablon DPIA
Udostępniony przez nas szablon składa się z dwóch arkuszy. Jeden z nich jest już przykładowo uzupełniony dla procesu "Rekrutacja", drugi jest pusty dla procesów występujących w Państwa organizacjach.
Pobierz

Kiedy dokonywać DPIA?

Zgodnie z wytycznymi Grupy Roboczej Art. 29. dotyczącymi oceny skutków dla ochrony danych (WP 248), DPIA, co do zasady, dokonuje się, jeżeli w procesie przetwarzania danych występują przynajmniej dwa z poniższych czynników zwiększających prawdopodobieństwo naruszeń. Więcej przykładów znajdziesz w opublikowanym przez Prezesa UODO, wykazie rodzajów operacji przetwarzania z art. 35 ust. 4.

Czynniki zwiększające prawdopodobieństwo naruszeń	Przykłady operacji przetwarzania
Ocena lub punktacja.	Ocena kandydatów do pracy. Ocena zdolności kredytowej, przy użyciu algorytmów sztucznej inteligencji i żądania ujawnienia danych nie mających bezpośredniego związku z oceną zdolności kredytowej. Ocena stylu życia, odżywiania się, jazdy, sposobu spędzania czasu itp. osób fizycznych w celu np. podwyższenia im ceny składki ubezpieczeniowej, na podstawie tej oceny, nazywana ogólnie optymalizacją składki ubezpieczeniowej.
Automatyczne podejmowanie decyzji o skutku prawnym lub podobnie znaczącym skutku.	Automatyczne naliczanie prowizji lub wynagrodzenia, w zależności od naliczonych wyników pracy (np. pokonanych kilometrów). Systemy profilowania klientów pod kątem zidentyfikowania preferencji zakupowych, automatycznego ustalania cen promocyjnych w oparciu o profil.
Systematyczne monitorowanie.	Systemy monitorowania czasu pracy pracowników oraz wykorzystywanych przez nich narzędzi (poczty elektronicznej, Internetu). Rozbudowane systemy monitoringu przestrzeni publicznej umożliwiające śledzenie osób i pozyskiwanie danych wykraczających poza dane niezbędne do świadczenia usługi.
Dane wrażliwe lub dane o charakterze wysoce osobistym.	Wykorzystanie odcisków palców (danych biometrycznych) do kontroli wejść i wyjść do chronionych pomieszczeń. Przetwarzanie przez organy państwowe lub podmioty prywatne danych osobowych dotyczących przynależności partyjnej i/lub preferencji wyborczych.
Dane przetwarzane na dużą skalę.	Portale z dużą liczbą użytkowników, takie jak media społecznościowe, sklepy internetowe. Zbieranie danych w szerokim zakresie o przeglądanych stronach internetowych, realizowanych zakupach, oglądanych programach telewizyjnych lub radiowych, itp.
Dopasowywanie lub łączenie zbiorów danych.	Kupno marketingowych baz danych. Zbieranie danych o przeglądanych stronach, wykonywanych operacjach bankowych, zakupach w sklepach internetowych a następnie ich analiza w celu tworzenia profilu osoby. Tworzenie profili osób ze zbiorów danych pochodzących z różnych źródeł (łączenie zbiorów) dokonywane przez np. firmy marketingowe w celach doskonalenia i rozszerzania profili potencjalnych klientów, firmy obsługujące programy lojalnościowe.
Przetwarzanie danych dotyczących osób szczególnie narażonych (np. dzieci, niepełnosprawni, pracownicy)	Usługi i interaktywne zabawki oferowane dzieciom. Systemy służące do zgłaszania nieprawidłowości (związanymi np. z korupcją, mobbingiem) – w szczególności, gdy przetwarzane są w nim dane pracowników.
Innowacyjne wykorzystanie lub stosowanie nowych rozwiązań technologicznych lub organizacyjnych.	Wykorzystanie tzw. Internetu rzeczy, tj. urządzeń, które mogą przetwarzać i przesyłać dane osobowe, w tym nagrywać dźwięk czy rejestrować obraz. Są to m.in. smartwatche, drony. Systemy analizy i przetwarzania danych znajdujących się w metadanych, np. zdjęcia opatrzone danymi geolokalizacyjnymi.
Gdy samo przetwarzanie „uniemożliwia osobom, których dane dotyczą, wykonywanie prawa lub korzystanie z usługi lub umowy”.	Uzależnianie świadczenia usług od pozytywnej weryfikacji zdolności kredytowej. Uzależnianie możliwości korzystania z usługi od informacji w zakresie dochodów, kwoty wydatków miesięcznych i innych wartości zebranych w wyniku profilowania.

Jak dokonywać DPIA?

Kroki dokonywania DPIA przedstawia poniższy wykres. Pod nim wyjaśniamy każdy z nich.

kroki-DPIA

Źródło: Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29. dotyczące oceny skutków dla ochrony danych (WP 248)

1. Opis planowanych operacji przetwarzania
to przede wszystkim odpowiedzi na pytania, w jakim celu, zakresie i czasie będą przetwarzane dane osobowe. Jeśli dla analizowanego procesu prowadzisz już rejestr czynności przetwarzania, znasz odpowiedzi na te pytania.
Przykład:
Przy rekrutacji, przetwarzamy dane w celu zatrudnienia nowych pracowników. Zakres danych to imię, nazwisko, adres, wykształcenie i przebieg zatrudnienia. Termin usunięcia danych to 6 miesięcy po zakończeniu rekrutacji.

2. Ocena konieczności i proporcjonalności
to odpowiedź na pytanie, czy zakres przetwarzanych danych, zakres osób, których dane przetwarzamy, a także zakres odbiorców którym te dane udostępniamy, jest niezbędny z punktu widzenia celów i podstaw prawnych przetwarzania.
Przykład:
Kserowanie dokumentów tożsamości najczęściej nie jest ani niezbędne do realizacji celu przetwarzania (np. identyfikacji danej osoby), ani nie ma podstaw prawnych (wyjątkiem jest np. prawo bankowe).

3. Środki planowane w celu wykazania zgodności
opisujemy przez wskazanie zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych, a także rekomendacji dotyczących usunięcia wykrytych niezgodności.
Przykład:
Zostaną wdrożone polityki i procedury ochrony danych, w tym polityka czystego biurka. Dokumenty w wersji papierowej będą zamykane na klucz w szafkach. Zbędne dane osobowe, w tym kopie dowodów osobistych zostaną niezwłocznie usunięte.

4. Ocena ryzyka naruszenia praw i wolności
osób, których dane dotyczą, obejmuje wskazanie:

jakie naruszenie może wystąpić,
z czego wynika możliwość wystąpienia zagrożenia (jakie są podatności),
jakie są możliwe skutki,
jaka jest waga zagrożenia,
jakie jest prawdopodobieństwo naruszenia,
jaki jest poziom ryzyka (jest to wynik mnożenia wagi i prawdopodobieństwa),
jakie są rekomendacje (jak zminimalizować ryzyko).

Jeśli ryzyko jest wysokie, a nie planujemy go zminimalizować, to musimy skonsultować się z Prezesem UODO (art. 36 RODO).
Ryzyko jest wysokie, jeśli przekracza obiektywnie ustalony próg akceptowalności (np. 40% maksymalnego możliwego wyniku).

Na końcu artykułu udostępniamy przykładowo wypełniony formularz.

Przykładowe kryteria:
Waga zagrożenia – skala 1-3, gdzie:

1 – Może dojść do naruszenia prawa, ale trudno wskazać negatywne następstwa dla osoby, której dane dotyczą.
2 – Zagrożeniem objęty jest taki zakres danych osobowych, przy wykorzystaniu którego można spowodować realną szkodę dla osoby, której dane dotyczą.
3 - Zagrożeniem objęty jest taki zakres danych osobowych, przy wykorzystaniu którego można realnie ograniczyć autonomię osoby, której dane dotyczą (m.in. możliwość decydowania o sobie, o relacjach z innymi, o wyborze pracy, czy o wykorzystaniu swoich środków finansowych).

Prawdopodobieństwo – skala 1-3, gdzie:

1 – Wystąpienie zdarzenia jest mało realne lub zdarzenie miało miejsce miało miejsce w przeszłości, ale nie wystąpiło w ciągu ostatnich trzech lat.
2 – Wystąpienie zdarzenia jest realne lub zdarzenie wystąpiło w ciągu ostatnich trzech lat.
3 – Wystąpienie zdarzenia jest wysoce realne lub zdarzenie wystąpiło w ciągu ostatniego roku.

5. Środki planowane w celu wyeliminowania ryzyka
ustala się na podstawie rekomendacji wydanych w poprzednim kroku. Realizując je, najczęściej niwelujemy podatności, z których wynika możliwość wystąpienia zagrożenia.
Przykład:
Planuje się weryfikować informacje dostarczane przez kandydatów na etapie rozmów kwalifikacyjnych. Kandydaci zapraszani na rozmowy będą proszeni o zabranie ze sobą dyplomów i certyfikatów.

6. Dokumentacja
DPIA obejmuje zapis czynności podejmowanych w ramach DPIA, jak również dowody audytowe, czyli np. kopie dokumentów potwierdzających prawdziwość ustaleń.
Przykład:
Zakres zbieranych danych (imię, nazwisko, adres, wykształcenie i przebieg zatrudnienia) można udokumentować kopią ogłoszenia o pracę lub formularza aplikacyjnego, gdzie występuje prośba o podanie takich danych.

7. Monitorowanie i przegląd
DPIA należy dokonywać zawsze, gdy występuje możliwość zmiany ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W ramach dobrych praktyk, oceny skutków dla ochrony danych należy dokonywać raz w roku.
Przykład:
Jeżeli łączymy się z inną organizacją i będziemy prowadzić wspólną rekrutację, należy ocenić, czy nie nastąpi obniżenie standardów ochrony danych, a ryzyko dla procesu nie wzrośnie.

Podsumowanie

Ponieważ RODO ma na celu ochronę prywatności, główne wartości dodane przez ten akt, to:

świadomość i możliwość decydowania, co dzieje się z naszymi danymi (np. obowiązek poinformowania o pozyskaniu danych, większe prawa obywateli),
większe bezpieczeństwo danych (dzięki analizie ryzyka),
mniej nadużyć związanych z danymi (dzięki wdrożeniu rekomendacji z DPIA).

DPIA dokonuje administrator, niezależnie od wielkości swojej organizacji. Odpowiedź na pytanie, kiedy dokonywać DPIA, znajduje się powyżej.

Kompletne informacje na temat wymaganego zakresu DPIA, a także wyjaśnienie powiązanych przepisów, znajdziesz w wytycznych Grupy Roboczej Art. 29. dotyczących oceny skutków dla ochrony danych (WP 248).

Również polski Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał poradniki: „Jak rozumieć podejście oparte na ryzyku?” oraz „Jak stosować podejście oparte na ryzyku?”.Od kompleksowej oceny skutków dla ochrony danych należy odróżnić analizę pojedynczego incydentu, którą omawiamy tutaj.

Więcej informacji
dotyczących procesu rekrutacji możesz przeczytać w artykule: Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji - co zmieni RODO?

Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) udostępniamy formularz