Klauzule RODO

erodoDnia 24 maja 2016 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „ogólne rozporządzenie o ochronie danych”).

Przepisy RODO stosowane są we wszystkich państwach członkowskich od dnia 25 maja 2018 r.

Dlaczego ustawodawca postanowił o 2 letnim vacatio legis ogólnego rozporządzenia o ochronie danych? Nowe przepisy zmieniły bowiem w sposób znaczący dotychczasowe podejście do ochrony danych. Ustawodawca zdecydował się dać organizacjom przetwarzającym dane osobowe 2 lata na dostosowanie i wdrożenie wytycznych unijnego rozporządzenia. W tym czasie organizacje musiały przedefiniować podejście do bezpieczeństwa informacji.

 

Więcej informacji
Więcej informacji na temat szacowania ryzyka znajdziesz w artykule:
Szacowanie ryzyka zgodnie z RODO - cz. 1.

W szczególności w tym czasie winny oszacować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą w kontekście dokonywanych operacji przetwarzania. W zależności od wartości ryzyka winny dostosowywać odpowiednie zabezpieczenia bądź godzić się z ewentualnością nałożenia na takie podmioty administracyjnej kary pieniężnej. Nowe zadania czekały także administratora bezpieczeństwa informacji, który na kanwie nowych przepisów jest tytułowany inspektorem ochrony danych. Nowe prawa zostały przyznane także osobom, których dane dotyczą. Nadto nałożono nowe oraz rozszerzono dotychczasowe obowiązki administratorów danych. Jednym z takich obowiązków jest tzw. obowiązek informacyjny, który został znacznie rozbudowany. Obowiązek ten stanowi, iż każdy administrator danych osobowych, który zbiera dane osobowe jest zobligowany do podania osobie, której dane dotyczą szeregu informacji wskazanych w przepisach. 

 

Poniżej zostały zaprezentowane treści przykładowych klauzul zgody oraz klauzul informacyjnych dostosowanych treściowo do wymogów RODO.

Sprawdź
także popularny wzór umowy powierzenia przetwarzania.

KLAUZULE ZGODY:


Przykładowa klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych wyrażona dla spółki XYZ w zakresie uczestnictwa w przyszłych rekrutacjach:
 


"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przesłanym CV również w celu uczestnictwa w przyszłych rekrutacjach”.  
 


Badanie jakościowe konsumenta:
 

„Wyrażam zgodę na udział w badaniu dotyczącym opinii nt. produktów żywieniowych”.
 

Przykładowa klauzula zgody w zakresie przetwarzania danych przez aplikację medyczną:
 

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych szczególnych kategorii w postaci danych o stanie zdrowia w celu korzystania z aplikacji „Żyj zdrowo”."
 

KLAUZULA INFORMACYJNA - PRZYKŁADOWA KLAUZULA INFORMACYJNA DLA PRACOWNIKA


Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), informujemy, iż:

Administrator danych

Administratorem Pana/Pani danych jest spółka ABC z siedzibą w Warszawie, ul. ABC 2, 00-001 Warszawa.

Cele i podstawy przetwarzania

Przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe na podstawie:

  1. art. 6 ust 1 lit. b RODO w cel zawarcia i wykonywania umowy o pracę,
  2. art. 6 ust 1 lit. c RODO wykonania obowiązków wynikających z prawa pracy lub zawartej umowy cywilnoprawnej przez co rozumiemy także wykonywanie obowiązków z zakresu BHP, rozliczanie wszelkich należności, zgłaszanie pracowników do odpowiednich urzędów czy archiwizowania akt osobowych,
  3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie pozyskiwania informacji o niekaralności zgodnie z ustawą z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (powyższe mogą odbierać jedynie podmioty wskazane ustawą z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego ),
  4. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 9 listopada 2017 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) oraz z regulaminu ZFŚS,
  5. art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora tj. dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z zawartą umową o pracę, stosowanym monitoringiem wizyjnym/monitoringiem poczty e-mail/monitoringiem Internetu/ monitoringiem lokalizacji pojazdów służbowych,
  6. art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, w tym przetwarzania danych do oceny zdolności pracownika do pracy.

ODO Nawigator

Inspektor Ochrony Danych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail ........@...... lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorcom danych:

  1. bankom - celem wypłaty wynagrodzeń,
  2. organom państwowym (np. ZUS, US i innym uprawnionym na podstawie przepisów prawa) - celem wykonania ciążących na administratorze obowiązków,
  3. podmiotom świadczącym benefity dla pracowników i współpracowników,
  4. podmiotom świadczącym usługi grupowego ubezpieczenia pracowników i współpracowników,
  5. podmiotom świadczącym usługi pocztowe tj. Poczta Polska i Kurierzy,
  6. podmiotom obsługującym nasze systemy teleinformatyczne (firmom hostingowym, dostawcom usług IT),
  7. podmiotom świadczącym dla nas usługi z zakresu pomocy prawnej, kadrowej, księgowości, podatków lub usługi doradcze.

Czas przetwarzania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres zatrudnienia oraz po ustaniu okresu zatrudnienia:

  1. do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy o pracę m.in. zgodnie z art. 291 Kodeksu Pracy tj. co do zasady przez okres 3 lat, a w zakresie umów cywilnoprawnych m.in. zgodnie z art. 118 Kodeksu Cywilnego tj. co do zasady przez okres 3 lat;
  2. do momentu wygaśnięcia obowiązku ich archiwizacji tj. akta kadrowe archiwizowane są przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracownika pracy bądź okres do 10 lat m.in. dla umów zawieranych po 1 stycznia 2019 r.;
  3. dane osobowe zawarte w dokumentacji na podstawie, której przyznano świadczenia z ZFŚS oraz w pozostałej dokumentacji np., we wnioskach pracowników o świadczenia będą przechowywane przez okres 5 lat. Z tym, że dokumenty płatnicze, które są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia będą przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych;
  4. dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora do czasu wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą jednak ni dłużej niż .... (wskazać ustalony przez organizacje okres).

Prawa osób, których dane dotyczą: 

Przysługuje Państwu (w sytuacjach wskazanych przepisami RODO):

  1. prawo dostępu do danych,
  2. prawo żądania ich sprostowania,
  3. prawo do usunięcia danych,
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania,
  5. prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda wyrażona na podstawie przepisów RODO, przysługuje Państwu prawo wycofania takiej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

Czy muszą Państwo podawać swoje dane osobowe?

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy – bez podania danych osobowych nie jest możliwe zawarcie umowy o pracę.

Przekazywanie danych osobowych do Państwa Trzecich

Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do Państw Trzecich, a więc poza teren Unii Europejskiej.

Zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie

Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), mogący wywoływać wobec Pana/Pani skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na Pana/Pani sytuację.

Więcej informacji
na temat przetwarzania danych osobowych pracowników znajdziesz w artykule:
Ochrona danych osobowych w procesie zatrudnienia - co zmieni RODO.

KLAUZULA INFORMACYJNA - WZÓR OGÓLNY

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), informujemy, iż:

  1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest … (nazwa ADO) z siedzibą w … (adres),
  2. w sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail (e-mail lub inne dane kontaktowe) oraz na adres siedziby;
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu …. (należy podać cel przetwarzania), na podstawie …. (należy podać podstawę prawną przetwarzania np. art. 6 ust 1 pkt a/b/c/d/e/f.
    Przy podpunkcie f należy wskazać uzasadniony interes ADO lub strony trzeciej),
  4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą następujące podmioty: …. (można wskazać kategorie odbiorców bądź konkretne podmioty),
  5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres … (jeżeli nie ma możliwości wskazania sprecyzowanego okresu przechowywania, należy podać kryterium ustalania tego okresu, np. do czasu wyłonienia zwycięzcy konkursu, do czasu zakończenia rekrutacji, itd.),
  6. posiada Pani/Pan prawo:
    1. dostępu do swoich danych osobowych,
    2. sprostowania swoich danych osobowych,
    3. usunięcia swoich danych osobowych,
    4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
    5. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych poprzez …. (jeśli to możliwe, należy wskazać sposób, w jaki można cofnąć zgodę) – jeżeli uprzednio wyrazili Państwo taką zgodę i przetwarzanie dotyczących Państwa danych odbywa się na jej podstawie,
    6. przenoszenia swoich danych osobowych,
    7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.
      Strefa RODO
  7. niezależnie od powyższego, przysługuje Panu/Pani uprawnienie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO,
  8. podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest … (wybrać odpowiednio: dobrowolne/wymogiem ustawowym/warunkiem wynikającym z zawartej umowy/ warunkiem zawarcia umowy). W przypadku niepodania przez Pana/Panią danych osobowych... (jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania należy wskazać ewentualne konsekwencje niepodania danych),
  9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego/do organizacji międzynarodowej (lub: Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego/ do organizacji międzynarodowej na podstawie:
    1. na podstawie decyzji Komisji Europejskie, stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony …. (wskazać odpowiednią decyzję),
    2. w tym zakresie nie został stwierdzony przez Komisję Europejską odpowiedni stopień ochrony w drodze decyzji, niemniej dane będą odpowiednio zabezpieczone za pomocą:
      1. prawnie wiążącego i egzekwowalnego instrumentu między organami lub podmiotami publicznymi w postaci … (wskazać jakiego),
      2. wiążących reguł korporacyjnych …. (*wskazać jakie) zatwierdzonych przez Prezesa UODO,
      3. standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską … (wskazać jakich),
      4. standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Prezesa UODO i zatwierdzonych przez Komisję Europejską (wskazać jakich),
      5. zatwierdzonego przez Prezesa UODO kodeksu postępowania (wskazać jakiego),
      6. certyfikatu ochrony danych osobowych (wskazać jakiego),
  10. Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na Pani/Pana uprawnienia. /(lub) Pana/Pani dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach (należy podać zasady profilowania), zaś konsekwencją takiego przetwarzania będzie (należy wskazać istotne informacje o zasadach zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz informacje o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą).

Ważne
W zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, dysponuje powyższymi informacjami nie trzeba ich wskazywać.

-
4.55/5 (47) 1
-
Udostępnij na: -

Najpopularniejsze

Najnowsze


Adw. Anna Dmochowska
14 października 2016

Zapisz się na biuletyn

  • Najważniejsze informacje
  • Nowości, narzędzia, gratisy
  • Raz w miesiącu