Poniżej proponujemy plan działania w razie, gdy zabezpieczenia zawiodą i dojdzie do incydentu.
Naruszenia ochrony danych osobowych mogą być związane z wymagającymi poprawy procedurami i rozwiązaniami technicznymi, ale mogą też być wynikiem złośliwego działania osób trzecich czy nieprzewidzianych czynników zewnętrznych. Pamiętaj, że RODO kładzie nacisk przede wszystkim na NALEŻYTĄ STARANNOŚĆ.
Należy podjąć właściwe, możliwe do podjęcia kroki, aby dane przetwarzane były w sposób bezpieczny. Kiedy już jednak mleko się wyleje i dojdzie np. do wycieku czy uszkodzenia danych, działaj szybko i skutecznie, aby zminimalizować skutki incydentu. Dla ułatwienia przedstawiamy listę „things to do”.
Ustal, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych
- Danymi osobowymi są wszystkie informacje, które możemy powiązać z konkretną osobą fizyczną.
- Naruszeniem ochrony danych jest każde naruszenie bezpieczeństwa, które prowadzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych.
W miarę możliwości, niezwłocznie usuń skutki naruszenia.
- Przykład: Jeśli podejrzewasz włamanie do systemu informatycznego lub widzisz nieoczekiwane zmiany w bazie danych – zapisz zagrożone dane w bezpiecznym miejscu i zaprzestań korzystania
z oprogramowania do czasu wyjaśnienia sytuacji.
Ustal:
- Jakiego rodzaju dane są zagrożone (np. baza klientów w systemie informatycznym, akta osobowe pracowników, lista subskrybentów biuletynu).
- Do jakiego rodzaju naruszeń może dojść (np. utrata danych, nieuprawniony dostęp, modyfikacja danych).
- Jakie mogą być skutki incydentu dla osób, których dane dotyczą (np. dyskryminacja, szkoda finansowa, szkoda wizerunkowa).
- Co mogło być przyczyną incydentu.
Dokonaj oceny
czy naruszenie wymaga zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W tym celu możesz posłużyć się następującym wzorem, opracowanym przez Agencję Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji:
Sprawdź, które incydenty należy zgłaszać
Aby dokonać oceny wagi naruszenia posłuż się kalkulatorem.Sprawdź
Wzór: WN=KPD*PI+ON, gdzie:
- WN – Waga Naruszenia.
- KPD – Kontekst Przetwarzania Danych.
- PI- Prawdopodobieństwo Identyfikacji.
- ON – Okoliczności Naruszenia.
Kontekst Przetwarzania Danych
Wzór: KPD=A+B, gdzie:
A – rodzaj i poziom wrażliwości danych:
- Dane podstawowe = 1.
- Dane dotyczące zachowań osoby = 2.
- Dane finansowe = 3.
- Dane szczególnych kategorii = 4.
B- kontekst przetwarzania, który może podwyższyć lub obniżyć wycenę:
- Szeroki zakres danych/wolumen danych (+).
- Charakter danych (+/-).
- Specyfika podmiotu danych lub administratora (+/-).
- Możliwe negatywne skutki dla podmiotu danych (+).
- Publiczna dostępność danych przed naruszeniem (-).
- Nieważność danych (-).
Wartość kontekstu przetwarzania zawiera się w przedziale liczbowym 1-4.
Prawdopodobieństwo Identyfikacji:
- Znikome = 0,25.
- Ograniczone = 0,5.
- Wysokie = 0,75.
- Maksymalne = 1.
Okoliczności Naruszenia:
Naruszenie Poufności – Dane ujawnione:
- Znanym odbiorcom (+0,25).
- Nieznanej liczbie odbiorców danych (+0,5).
Naruszenie Integralności – Dane zmienione i:
- Możliwe jest ich odzyskanie (+0,25).
- Brak jest możliwości ich odzyskania (+0,5).
Naruszenie Dostępności – Niedostępność danych:
- Czasowa (+0,25).
- Pełna i brak możliwości ich odzyskania przez administratora lub podmiot danych (+0,5).
Intencjonalne działanie sprawcy (+0,5)
Ocena wagi naruszenia:
Wynik |
Waga naruszenia |
Opis |
|
WN<2 |
Niska |
Osoby nie zostaną dotknięte naruszeniem lub wywoła ono drobne niedogodności |
|
2<=WN<3 |
Średnia |
Osoby mogą dotknąć niedogodności, które są możliwe do pokonania |
|
3<=WN<4 |
Wysoka |
Mogą wystąpić konsekwencje możliwe do pokonania, ale z poważnymi skutkami |
|
4<=WN |
Bardzo wysoka |
Mogą wystąpić znaczące, nawet nieodwracalne konsekwencje |
Sprawdź, które incydenty należy zgłaszać
Aby dokonać oceny wagi naruszenia posłuż się kalkulatorem.Sprawdź
Przykłady oceny wagi naruszenia:
|
Zagubienie papierowej listy uczestników szkolenia z następującymi danymi: imię, nazwisko, firma kierująca pracownika na szkolenie KPD = A+B = 1+0 = 1 A = 1 (dane podstawowe) B = 0 PI = 1 ON = NP+NI+ND+IDS = 0,5 (nieznana liczba odbiorców) +0 +0,25(czasowa niedostępność) +0 = 0,75 |
KPD = A+B = 4 A = 5 (dane podstawowe oraz dane szczególnych kategorii) B = 3 (charakter danych, specyfika administratora i możliwe negatywne skutki dla podmiotu danych) PI = 1 ON = NP+NI+ND+IDS = 0,5 (nieznana liczba odbiorców) +0 +0 +0,5 intencjonalne działanie sprawcy) = 1 WN = KPD*PI+ON = 4*1+1 = 5 |
|
|
|
Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO
Jeśli zachodzi taka konieczność, zgłoś naruszenie do UODO w jeden z następujących sposobów:
- Elektronicznie poprzez wysłanie wypełnionego formularza dostępnego na https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0889_00
- Elektronicznie poprzez wysłanie wypełnionego formularza na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP.
- Tradycyjną pocztą wysyłając wypełniony formularz na adres UODO (formularz w formacie doc znajdziesz również na https://uodo.gov.pl/pl/134/233).
Ważne:
Zgłoszenia należy dokonać w ciągu maksymalnie 72 godzin od jego stwierdzenia.
Do zgłoszenia przekazanego UODO po upływie 72 godzin musisz dołączyć wyjaśnienie przyczyn opóźnienia. Zgłoszenie musi co najmniej:
- opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
- zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
- opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
- opisywać środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
Jeżeli – i w zakresie, w jakim – informacji nie da się udzielić w tym samym czasie (maksymalnie 72 godziny), można je udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
Koniecznie odnotuj naruszenie w rejestrze incydentów w Twojej organizacji, opisując w nim okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.
Jeżeli incydent objął dane osobowe, które Twoja organizacja przetwarza w imieniu innej organizacji (jako podmiot przetwarzający), wówczas niezwłocznie poinformuj o tym administratora – to on będzie związany terminem 72 godzin i to on zdecyduje, czy incydent należy zgłosić Prezesowi UODO.
Ustal, czy należy zawiadomić osoby, których dane dotyczą.
Co do zasady – Twoja organizacja jako administrator danych osobowych bez zbędnej zwłoki zawiadamia o naruszeniu osoby, których dane dotyczą, jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Sprawdź, które incydenty należy zgłaszać
Aby dokonać oceny wagi naruszenia posłuż się kalkulatorem.
SPRAWDŹ
Zawiadomienie osób, których dane dotyczą, nie jest wymagane, jeżeli spełniono co najmniej jeden poniższych z warunków:
- Dane osobowe objęte naruszeniem zostały następnie zabezpieczone przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (przykładowo, chodzi o środki uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym).
- Administrator zastosował następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą.
- Zgłoszenie incydentu wszystkim osobom wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (na przykład, nie mamy już jak się skontaktować z osobami, których dotyczy naruszenie). W takim przypadku,
o incydencie musimy zawiadomić w drodze publicznego komunikatu lub podobnie skutecznego środka.
Pamiętaj, że w razie oparcia się na jednym z powyższych wyjątków, Twoja organizacja, czyli administrator danych osobowych powinien być w stanie wykazać jego spełnienie – także na wypadek kontroli Prezesa UODO.
!-- Bieżące wspracie -->
Zadbaj o spełnienie obowiązku zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu:
- Nie musisz zawiadamiać wszystkich osób, ale tylko te, których prawa i wolności są objęte wysokim ryzykiem naruszenia.
- Naruszenie praw lub wolności to na przykład szkoda finansowa, szkoda wizerunkowa, dyskryminacja, kradzież tożsamości itd. Jeżeli ryzyko takich wystąpienia skutków nie jest wysokie, to o incydencie nie trzeba zawiadamiać.
- Ponieważ poziom zagrożenia skutkujący powstaniem obowiązku przekazania osobom, których dane dotyczą fizycznym informacji o naruszeniu jest wyższy niż w przypadku zgłaszania naruszenia Prezesowi UODO, to jeżeli nie będziemy musieli zgłaszać incydentu Prezesowi UODO, to obowiązek taki nie wystąpi także w odniesieniu do osób, których dane dotyczą.
Zawiadomienie o naruszeniu powinno być napisane jasnym i prostym językiem i zawierać:
- Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub innego punktu kontaktowego.
- Opis możliwych skutków naruszenia ochrony danych (a więc ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, o czym była mowa powyżej).
- Opis zastosowanych lub planowanych środków w celu zaradzenia naruszeniu – przy czym warto wskazać, co zrobimy, aby usunąć skutki naruszenia (np. odzyskanie danych, wypłata odszkodowania), oraz aby zapobiec incydentom w przyszłości (np. identyfikacja przyczyn incydentu i ich zniwelowanie poprzez wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń – np. szyfrowania danych).
Ważne:
Zawiadomienie wymaga formy zindywidualizowanego komunikatu. Jeżeli na przykład jest ono dokonywane drogą mailową, to nie może odbywać się to w ten sposób, że osoba fizyczna otrzymuje wiadomość e-mail dotyczącą zupełniej innej kwestii, a w stopce wiadomości dodatkowo znajduje się informacja o stwierdzonym naruszeniu (i np. link do dalszych informacji).
Co dalej po dokonaniu zgłoszenia?
Po otrzymaniu zgłoszenia, Prezes UODO może z urzędu wszcząć postępowanie w sprawie naruszenia ochrony danych. Zarządzanie incydentem jest o tyle istotne, że na rozstrzygnięcie sprawy i ewentualne sankcje nie będą miały wpływu tylko ocena powagi incydentu i/oraz jego przyczyn, ale także reakcja na incydent i odpowiedź na pytanie o ryzyko jego wystąpienia w przyszłości. Zgodnie z art. 83 ust. 2 RODO jako okoliczność łagodzącą traktuje się działania podjęte przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą. Jeżeli Prezes UODO uzna, że doszło do naruszenia, może nie tylko nałożyć karę, ale także żądać wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec osób, które dopuściły się naruszeń. W tym momencie warto rozważyć przygotowanie swojej organizacji do kontroli, o czym piszemy w artykule: "Kontrole Prezesa UODO– doświadczenia i wskazówki".
Stosując się do naszych wskazówek znacząco zwiększasz szansę przejęcia kontroli nad naruszeniem ochrony danych i minimalizacji jego stuków. Pamiętaj również, że ukrywanie incydentów przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych może mieć negatywne konsekwencje dla Twojej organizacji, bowiem decydując, czy nałożyć administracyjną karę pieniężną, oraz ustalając jej wysokość, będzie on brał pod uwagę sposób, w jaki dowiedział się o naruszeniu, w szczególności czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie. Podobnie istotny jest stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych. Jeśli więc wdrożone w Twojej organizacji środki są adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, nie masz powodów do obaw. Należyta staranność i postępowanie zgodnie z przepisami prawa to Twój parasol ochronny.
Jeśli kwestię zarządzania naruszeniami chcesz omówić ze specjalistą, skontaktuj się z Marcinem Kuźniakiem. Udzieli Ci potrzebnych informacji i wskaże kierunek działań.