Spis treści
Co to jest RODO?
RODO to przepisy prawa obowiązujące w Unii Europejskiej od 25 maja 2018 roku. Celem RODO jest zapewnienie ochrony danych osobowych wszystkich obywateli UE. Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich firm i instytucji publicznych które przetwarzają dane osobowe, niezależnie od ich wielkości. Dane osobowe to wszelkie informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną, takie jak imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, a nawet dane biometryczne czy informacje o preferencjach zakupowych.
Zrozumienie i przestrzeganie wymogów RODO jest kluczowe dla każdej firmy, która gromadzi, przetwarza lub przechowuje dane osobowe. RODO wymaga m.in. prawidłowego uzyskania zgody na przetwarzanie danych, informowania osób o celach przetwarzania ich danych, zapewnienia prawa do bycia zapomnianym, a także przestrzegania zasady minimalizacji danych.
Ale przestrzeganie RODO to nie tylko kwestia przepisów prawa. Jest to również kwestia bezpieczeństwa IT i cyberbezpieczeństwa. Firmy muszą podjąć środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy uszkodzeniem. To obejmuje zarządzanie ryzykiem, tworzenie i utrzymanie odpowiednich zabezpieczeń IT, jak również regularne przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa i szkolenia personelu.
Czym jest outsourcing RODO?
Outsourcing RODO polega na powierzeniu nadzoru nad bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych zewnętrznym usługodawcom. Wówczas to firma zewnętrzna zatrudnia specjalistów z rozległą wiedzą i doświadczeniem w zakresie RODO. Ważnym elementem tej usługi jest dyspozycyjność i ciągłe podnoszenie kwalifikacji, aby usługodawca był na bieżąco z najnowszymi zmianami w przepisach o ochronie danych i zabezpieczeniach IT.
Outsourcing RODO jest więc nie tylko usługą, ale strategicznym partnerstwem, które pomaga firmom skoncentrować się na swoich kluczowych kompetencjach, zamiast zatrudniać i szkolić wewnętrzne zespoły do zarządzania RODO, ryzykiem i zabezpieczeniami IT.
BEZPŁATNA KONSULACJA
Zainteresował Cię ten temat?
Skorzystaj z konsultacji
W trakcie konsultacji pomogę Ci w zrozumieniu problemu i oszczędzę Twój czas w dojściu do rozwiązania.
Czy outsourcing RODO i outsourcing IOD to ta sama usługa?
Outsourcing RODO
Outsourcing RODO odnosi się do zlecania nadzoru nad przestrzeganiem przepisów RODO firmie zewnętrznej. Firma taka może oferować szereg usług, takich jak ocena zgodności z RODO, zarządzanie ryzykiem, szkolenia z zakresu ochrony danych, audyty bezpieczeństwa czy wsparcie w przypadku incydentów związanych z naruszeniem ochrony danych.
Outsourcing IOD
Outsourcing IOD odnosi się do specyficznego aspektu zarządzania ochroną danych - zatrudnienia zewnętrznej firmy do pełnienia roli Inspektora. IOD jest odpowiedzialny za monitorowanie przestrzegania przepisów RODO w organizacji, udzielanie porad dotyczących ochrony danych, a także pełnienie roli kontaktowej dla organów nadzorczych i osób, których dane są przetwarzane.
W praktyce, usługi outsourcowane związane z RODO mogą obejmować usługi IOD, ale mogą również obejmować szereg innych usług związanych z ochroną danych. Czy dana firma potrzebuje outsourcingu RODO, IOD, czy obu, zależy od jej specyficznych potrzeb i wymogów.
Co wchodzi w zakres usługi outsourcingu RODO?
Zakres usługi może różnić się w zależności od konkretnych umów i potrzeb klienta, ale obejmuje zazwyczaj następujące elementy:
- + Audyt w obszarze formalno-prawnym
- Analiza obowiązujących polityk i procedur przetwarzania danych osobowych.
- Realizacja praw osób, których dane dotyczą m.in. w zakresie: prawa dostępu do danych osobowych, prawa sprostowania i usuwania danych, prawa do bycia zapomnianym, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawa do sprzeciwu, zasad zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach.
- Analiza procesów przetwarzania danych osobowych, w stosunku do których organizacja jest administratorem danych, m.in. w zakresie: zgodności przetwarzania z prawem, dopełnienia względem osób, których dane dotyczą obowiązku informacyjnego, uregulowania powierzania danych do przetwarzania, zasad przekazywania danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania oraz ich domyślnej ochrony.
- Analiza procesów przetwarzania danych osobowych, w stosunku do których organizacja jest podmiotem przetwarzającym.
- + Audyt w obszarze techniczno-informatycznym
- Weryfikacja stosowanych mechanizmów kontroli dostępu do systemów informatycznych.
- Analiza adekwatności stosowanych zabezpieczeń fizycznych ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, archiwum, działu personalnego, działu IT i księgowości.
- Sprawdzenie procesu zarządzania uprawnieniami.
- Weryfikacja procesu zarządzania kopiami zapasowymi.
- Badanie zabezpieczeń stacji komputerowych, urządzeń mobilnych, i innych nośników danych.
- Sprawdzenie zabezpieczeń komunikacji w sieci LAN/WAN.
- Weryfikacja dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego i fizycznego.
- Sprawdzenie poziomu wiedzy i świadomości pracowników organizacji.
- + Analiza ryzyka i ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
Dzięki nim można sprawdzić, czy stosowane zabezpieczenia są wystarczające oraz jakie ryzyka generuje prowadzony biznes. Przez specjalistów rekomendowane jest wykonanie analizy procesów biznesowych pod kątem konieczności przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), oraz przeprowadzenie DPIA dla wymagających tego procesów. Dodatkowo należy wykonać rzetelną analizę ryzyka dla zasobów biorących udział w realizowanych procesach biznesowych.
Skorzystaj z naszego narzędzia
Monitorujesz czas pracy pracowników? Przetwarzasz dane szczególnych kategorii? Ustanowiłeś kanały zgłaszania naruszeń przez sygnalistów?
Jeżeli tak, to prawdopodobnie ciąży na Tobie obowiązek przeprowadzenia DPIA. Skorzystaj z naszego formularza DPIA i oceń ryzyka z tym związane.
- + Przygotowanie, weryfikacja i aktualizacja dokumentacji ochrony danych osobowych
- polityka ochrony danych osobowych,
- instrukcja zarządzania zasobami informatycznymi,
- procedura zarządzania uprawnieniami do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym,
- polityki: "data protection by design", "data protection by default",
- polityka zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych,
- procedura przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA),
- procedura wyboru podmiotu przetwarzającego wraz ze wzorem umowy o powierzeniu danych do przetwarzania,
- rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr wszystkich kategorii przetwarzania,
- upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
- + Dostosowanie procesów przetwarzania do RODO
- określić właściwą podstawę prawną przetwarzania,
- dokonać podziału obowiązków pomiędzy poszczególnymi współadministratorami oraz przygotować stosowne porozumienie w tym zakresie,
- przygotować klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- określić adekwatny dla danego celu przetwarzania zakres danych osobowych,
- wypracować mechanizmy aktualizacji danych,
- przygotować czytelny obowiązek informacyjny dla osób, których dane dotyczą,
- zdefiniować prawidłowy czas przetwarzania danych osobowych dla danego procesu,
- zawrzeć bezpieczną i korzystną dla Państwa umowę powierzenia,
- dokonać legalnego transferu danych osobowych do państwa trzeciego.
- + Utrzymanie zgodności z RODO w obszarze prawnym oraz IT
Utrzymanie zgodności to przeprowadzanie regularnych audytów systemu ochrony danych osobowych zakończonych raportem i zestawem rekomendacji. Zarządzanie naruszeniami ochrony danych osobowych. Opracowywanie lub opiniowanie umów, klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania. Utrzymywanie wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych poprzez dostęp do platformy e-szkoleń dla pracowników i współpracowników, przesyłanie cyklicznych oraz doraźnych informacji dotyczących problematyki ochrony danych.
Skorzystaj z ODO Nawigatora
Dzięki intuicyjnym narzędziom i błyskawicznej nawigacji, zyskasz pełną kontrolę nad ochroną danych, minimalizując ryzyko naruszeń oraz ułatwiając procesy związane zvszkoleniami i upoważnieniami pracowników. Zacznij korzystać z ODO Nawigatora już dziś i odkryj, jak łatwo możesz utrzymać zgodność z RODO oraz usprawnić działanie swojej firmy.
- + Wsparcie prawne oraz IT
Czyli nadzór nad zgodnością realizowanych procesów przetwarzania z wymaganiami RODO. Konsultacje w projektach wymagających uwzględnienia ochrony danych osobowych w fazie projektowania i przy tworzeniu mechanizmów domyślnej ochrony danych. Doradztwo w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych. Monitorowanie środowiska prawnego w zakresie zmian przepisów o ochronie danych osobowych. Bieżące wsparcie pracowników w zakresie przetwarzania danych osobowych.
- + Wsparcie prawne oraz IT
Czyli nadzór nad zgodnością realizowanych procesów przetwarzania z wymaganiami RODO. Konsultacje w projektach wymagających uwzględnienia ochrony danych osobowych w fazie projektowania i przy tworzeniu mechanizmów domyślnej ochrony danych. Doradztwo w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych. Monitorowanie środowiska prawnego w zakresie zmian przepisów o ochronie danych osobowych. Bieżące wsparcie pracowników w zakresie przetwarzania danych osobowych.
- + Obsługa naruszeń ochrony danych
W dużym skrócie usługa ta polega na identyfikacji naruszeń ochrony danych, analizie ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, przygotowaniu wewnętrznej dokumentacji związanej z naruszeniem, przygotowaniu formularza zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO, przygotowaniu komunikatu dla osób, których dane zostały skompromitowane, wdrażania rekomendacji mających na celu uniknięcie podobnego naruszenia w przyszłości.
Skorzystaj z kalkulatora wagi naruszeń
Dzięki naszemu kalkulatorowi „zmierzysz” ryzyka związane z naruszeniem ochrony danych i dowiesz się, jakie działania powinieneś podjąć.
- + Kontakt z osobami, których dane dotyczą
Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO.
- + Szkolenia i testy wiedzy
Jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania bezpieczeństwem danych osobowych jest świadomość pracowników. Szkolenia stacjonarne, online oraz e-learning z zakresu ochrony danych powinny być regularnie przeprowadzane, aby zwiększyć świadomość pracowników na temat ich roli w ochronie prywatności oraz konsekwencji naruszenia przepisów RODO. Zakres szkoleń powinien być dopasowany do potrzeb pracowników na danym stanowisku pracy.
Jakie są modele pracy w outsourcingu RODO?
W ramach outsourcingu RODO istnieje cały wachlarz możliwości od wsparcia incydentalnego, poprzez określony miesięczny abonament lub usługę bez limitu godzin aż po usługi wykraczające poza RODO np. cyberbezpieczeństwo lub normy ISO związane z bezpieczeństwem danych lub ciągłością działania. W ramach usług outsourcingu RODO może dojść do przejęcia funkcji IOD lub nie. Wreszcie mogą pojawić się rozwiązania oparte o funkcję pełnomocnika ds. bezpieczeństwa danych lub zastępcy IOD.
Dla kogo outsourcing RODO?
Usługa ta znajduje swoje zastosowanie niezależnie od wielkości firmy. Małe lub średnie przedsiębiorstwa (np. podmioty medyczne, agencje marketingowe, podmioty działające w branży e-commerce i call center) mogą nie posiadać odpowiednich zasobów, wiedzy ani doświadczenia, aby samodzielnie zarządzać zgodnością z RODO. W takich przypadkach często decydują się na skorzystanie z ekspertów zewnętrznych, którzy mają specjalistyczną wiedzę oraz doświadczenie. Natomiast w przypadku przedsiębiorstw o dużej skali działalności (zakłady produkcyjne, spółki energetyczne, instytucje finansowe), które przetwarzają duże ilości danych osobowych, wdrożenie i utrzymanie zgodności z RODO może być na tyle skomplikowane, że usługa zewnętrzna pomaga w unikaniu błędów i zapewnia skuteczną ochronę danych osobowych zgodnie z wymaganiami prawa. W wielu przypadkach, niezależnie od wielkości firmy i branży, outsourcing jest bardziej opłacalny niż zatrudnienie i szkolenie wewnętrznych specjalistów do zarządzania zgodnością z RODO. Firmy wolą więc płacić zewnętrznemu dostawcy tylko za określony zakres usług, co znacznie ogranicza koszty.
JAK MOŻEMY CI POMÓC?
Sprawdź nasze usługi
Lub skorzystaj z konsultacji
Dlaczego firmy decydują się na outsourcing RODO?
Decyzje managerów o outsourcingu RODO mogą być podejmowane w oparciu o różne przesłanki, jest jednak kilka silnych argumentów, które najczęściej brane są pod uwagę:
- Specjalistyczna wiedza i doświadczenie: podstawowym obowiązkiem wynikającym z RODO jest zabezpieczenie danych. Zapewnienie bezpieczeństwa danych wymaga szerokiej wiedzy i doświadczenia z zakresu prawa i IT. Usługa zewnętrzna umożliwia skorzystanie ze wsparcia zespołu ekspertów, którzy specjalizują się w wielu dziedzinach. Daje to pewność, że firma będzie działać zgodnie z obowiązującymi przepisami, z minimalnym ryzykiem wystąpienia naruszeń i ich konsekwencji.
- Kompleksowość usługi: wsparcie firmy outsourcingowej może uwzględniać wszystkie aspekty bezpieczeństwa danych. Przeprowadzenia analizy ryzyka i opracowanie wymaganych przez prawo dokumentów stanowi pierwszy krok profesjonalnej usługi. W cyfrowym świecie niezbędny jest udział informatyka, który zidentyfikuje ryzyka technologiczne i przedstawi rekomendacje adekwatnych rozwiązań. Niezbędnym elementem usługi jest również przeszkolenie pracowników firmy, bowiem najlepsze procedury i zabezpieczenia zawiodą, jeżeli czynnik ludzki zostanie pominięty.
- Ciągłość działania: kontrakt z wyspecjalizowaną firmą powinien oznaczać pewność ciągłego świadczenia usługi. Firma outsourcingowa jest zobowiązana do stałego zapewnienia wsparcia zespołu specjalistów, niezależnie od chorób, urlopów i zmian kadrowych. To ważny aspekt bezpieczeństwa, bowiem przewidziane przez RODO terminy wykonania niektórych obowiązków są liczone w godzinach.
- Koszty: Przejście na usługę zewnętrzną może być bardziej opłacalne niż utrzymanie wewnętrznego zespołu specjalistów ds. ochrony danych. Wybór zewnętrznego dostawcy usług pozwala zminimalizować koszty rekrutacji, szkoleń, wynagrodzeń i benefitów dla pracowników.
- Skalowalność: Jeśli firma przechodzi przez okres dynamicznego wzrostu lub potrzebuje dostępu do różnych specjalistycznych usług, outsourcing RODO może być elastycznym rozwiązaniem. Zewnętrzny dostawca usług może dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy i zapewnić odpowiednie zasoby i wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych.
- Koncentracja na głównych celach: Korzystając z outsourcingu RODO, wewnętrzny zespół może skoncentrować się na głównych celach biznesowych i strategicznych, zamiast poświęcać czas na monitorowanie i utrzymanie zgodności z przepisami RODO. To pozwala na większą efektywność i skuteczność działań firmy.
- Redukcja ryzyka: nadzór nad przestrzeganiem RODO, który jest sprawowany przez zespół doświadczonych specjalistów, pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia naruszeń i sankcji finansowych. Specjaliści zewnętrzni mogą monitorować zmiany w przepisach, aktualizować procedury i pomagać w zarządzaniu incydentami ochrony danych osobowych.
- Technologia i narzędzia: usługa zewnętrzna umożliwia korzystanie z zaawansowanych technologii i narzędzi, które mogą ułatwić zarządzanie danymi osobowymi. Dostawca usług może dysponować dedykowanym oprogramowaniem, systemami raportowania, audytu i monitoringu, które usprawniają procesy związane z ochroną danych.
Co wstrzymuje firmy przed skorzystaniem z usługi?
Decyzja dotycząca outsourcingu RODO powinna uwzględniać przede wszystkim specyficzne potrzeby i priorytety organizacji. Warto jednak zachować obiektywizm i zaadresować obszary, które mogą budzić obawy managerów, aby mogli zwrócić na nie uwagę i upewnić się jak zewnętrzna firma zabezpiecza ich interesy.
- Brak kontroli nad danymi poufnymi: Outsourcing związany z RODO może rodzić obawy dotyczące utraty kontroli nad danymi o charakterze poufnym. Źródłem obaw może być brak pewności, czy zewnętrzna firma zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych poufnych. Obawy te mogą być wyeliminowane poprzez współpracę z renomowaną firmą outsourcingową. Niezbędnym i skutecznym zabezpieczeniem są właściwe postanowienia umowne.
- Komunikacja i współpraca: Outsourcing może budzić obawy co do braku efektywnej współpracy i komunikacji z zewnętrzną firmą. Outsourcing RODO wymaga ścisłego współdziałania. Takie współdziałanie zapewni tylko partner, który wdrożył odpowiednie procedury i metodyki umożliwiające skuteczną współpracę.
- Ryzyko naruszenia RODO: Odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów RODO nie zanika w przypadku outsourcingu. Organizacje są nadal odpowiedzialne za zabezpieczanie danych osobowych i muszą upewnić się, że podejmują współpracę z kontrahentem, który działa w zgodnie z RODO. Warto zweryfikować standardy bezpieczeństwa, które spełnia potencjalny partner.
Jakie są koszty outsourcingu RODO?
Jakie są koszty outsourcingu RODO, i czy można znaleźć dobry stosunek jakości do ceny?
Nadzór nad przestrzeganiem RODO można powierzyć wewnętrznemu IOD, który będzie pracownikiem firmy. Takie rozwiązanie posiada szereg zalet, takich jak codzienna obecność i nadzór inspektora w siedzibie firmy, duża znajomość organizacji oraz specyfiki branży, lecz wiąże się to z relatywnie wysoką ceną. Do wad tego rozwiązania należy brak ciągłości działania w czasie nieobecności pracownika, np. w przypadku choroby bądź urlopu. Powierzenie funkcji IOD pracownikowi firmy wiąże się też z wysokim kosztem utrzymania stałego stanowiska pracy. Tego kosztu nie można elastycznie dopasować do potrzeb, które zmieniają się w czasie.
Skorzystanie z usług firmy outsourcingowej pozwala ograniczyć koszty, a jednocześnie zapewnia stałe wsparcie wysokiej klasy ekspertów, którzy specjalizują się w ochronie danych. Jest to opcja, która oferuje dobry stosunek jakości do ceny. Zewnętrzni konsultanci mogą korzystać z najlepszych, bo sprawdzonych metodyk i schematów działania, a koszty outsourcingu RODO zależą od zakresu zleconej usługi, który jest dopasowany do rzeczywistych i aktualnych potrzeb. Jest to rozwiązanie „szyte na miarę”, które może być na bieżąco aktualizowane w razie zmiany potrzeb biznesowych. Wybierając outsourcing, firma może liczyć na wysoką jakość usług przy jednoczesnym zachowaniu niskich kosztów.
Sprawdź przykładowe porównanie kosztów etatu specjalisty ds. RODO, z kosztem outsourcingu RODO:
Przykładowe porównanie kosztów etatu specjalisty ds. RODO
z kosztem outsourcingu RODO
Składniki kosztów:
- Wynagrodzenie netto
- ZUS
- Ubezpieczenie zdrowotne
- Podatek
- Budżet szkoleniowy
- Koszty L4
- FF/FGŚP
- Sprzęt/Oprogramowanie
- Benefity
- Wynajem biura
- Kadry i płace
Źródło informacji o wynagrodzeniu na stanowisku inspektora danych osobowych: wynagrodzenia.pl
Jak wybrać partnera outsourcingowego?
Wybór firmy outsourcingowej to ważny krok, który może mieć znaczący wpływ na sukces Twojego biznesu. Oto kilka czynników, które powinieneś wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji:
- Referencje - sprawdzenie referencji jest jednym z najlepszych sposobów na ocenę wiarygodności firmy outsourcingowej. Szukaj opinii poprzednich klientów, aby dowiedzieć się, jak w praktyce firma obsługuje swoich klientów i realizuje usługi.
- Standardy pracy - zrozumienie standardów pracy firmy pozwoli Ci ocenić, jak dobrze integruje się z Twoją organizacją. Sprawdź, czy firma stosuje najnowsze technologie i praktyki, które pomagają w skutecznym zarządzaniu danymi osobowymi.
- Dyspozycyjność - firmy outsourcingowe powinny być dostępne wtedy, gdy ich potrzebujesz. Upewnij się, że firma, którą wybierasz, oferuje wsparcie w odpowiednich dla Ciebie godzinach i jest szybko reagująca.
- Zapisy umowy - zrozumienie zapisów umowy jest niezbędne. Zwróć szczególną uwagę na klauzule dotyczące bezpieczeństwa danych, poufności, odpowiedzialności zawodowej, zobowiązań stron, konsekwencji naruszeń i procesu rozwiązywania sporów.
- Znajomość marki - wybór firmy outsourcingowej znanego na rynku i posiadającej dobrą reputację może przynieść dodatkowe korzyści. Taka firma ma zwykle większe doświadczenie i jest bardziej doświadczona. To jak długo firma działa na rynku, może dać Ci wgląd w jej stabilność i wiarygodność.
- Certyfikat ISO 27001 - ten międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji jest dobrym wskaźnikiem zaangażowania firmy w ochronę danych. Firma z certyfikatem ISO 27001 pokazuje, że zrozumiała potencjalne zagrożenia dla swojego biznesu i jest odpowiednio przygotowana do reagowania na nie.
- Certyfikat ISO 22301 jest kolejnym ważnym czynnikiem, który można wziąć pod uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej. Standard ten dowodzi, że firma jest w stanie zapewnić ciągłość swoich usług nawet w sytuacji nieprzewidzianych zdarzeń, co jest niezwykle ważne, szczególnie w kontekście ochrony i zarządzania danymi osobowymi.
Wybór powinien być podejmowany na podstawie indywidualnych potrzeb, a przed podjęciem decyzji, zawsze dokładnie zbadaj potencjalnych partnerów i porównaj ich oferty.
Jakie elementy powinna zawierać umowa outsourcingu RODO lub IOD?
Umowa outsourcingu RODO lub IOD powinna określać zasady współpracy, a także prawa i obowiązki stron:
- Zakres świadczonych usług: Elastyczność outsorucingu RODO pozwala na dopasowanie zakresu świadczonych usług do wymagań konkretnej firmy. Umowa powinna jasno określać, w jaki sposób realizowane będą zadania, które są delegowane na zewnątrz. Kluczowe znaczenie mają postanowienia umowy, które gwarantują ścisłą współpracę stron.
- Termin realizacji usług: Treść umowy powinna uwzględniać uwarunkowania prawne, przede wszystkim terminy wynikające z RODO, bądź wyznaczone przez UODO. Z uwagi na ścisłą współpracę stron jako jednego zespołu, terminy te należy traktować jako wspólne.
- Odpowiedzialność: Strony mają swobodę w określeniu zasad odpowiedzialności kontrahenta. Firma outsourcingowa może ponosić szerszą odpowiedzialność niż inspektor ochrony danych zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ponieważ nie jest ograniczona limitem 3-krotności wynagrodzenia miesięcznego, który wynika z przepisów Kodeksu Pracy.
- Poufność: Bezpieczeństwo danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa jest priorytetem. Odpowiednio skonstruowana umowa jest tarczą, która chroni poufne informacje przed potencjalnymi zagrożeniami.
- Warunki finansowe: Elastyczność zakresu i czasu świadczonych usług pozwala na dopasowanie warunków płatności do rzeczywistych i aktualnych potrzeb firmy. Odpowiednio skonstruowana umowa może umożliwić ograniczenie kosztów do niezbędnego minimum w okresie, w którym zewnętrzne wsparcie będzie potrzebne.
Jak prawidłowo wdrożyć outsourcing RODO?
Poniżej przedstawiam kilka kroków, które możesz podjąć, aby prawidłowo zrealizować proces outsourcingu:
- Określ potrzeby: Przed przystąpieniem do outsourcingu, musisz zrozumieć, jakie są Twoje potrzeby i które procesy biznesowe są najbardziej odpowiednie do outsourcingu. Przeprowadź analizę swojego biznesu i odkryj, które zagadnienia są najbardziej kosztowne lub wymagają specjalistycznej wiedzy, której nie posiadasz.
- Wyszukiwanie dostawców: Następnie musisz znaleźć odpowiednie firmy, które oferują usługi outsourcingu w obszarze, który Cię interesuje. Możesz to zrobić poprzez badanie rynku, czytanie recenzji i sprawdzanie referencji.
- Ocena i selekcja dostawców: Przygotuj listę potencjalnych dostawców, oceń każdego i wybierz najlepszego. Ważne jest, aby zwrócić uwagę na ich doświadczenie, kompetencje, referencje oraz warunki umowy.
- Negocjacje i podpisanie umowy: Po wyborze dostawcy przeprowadź negocjacje w celu podpisania umowy. Zwróć uwagę na kwestie, które wskazaliśmy powyżej.
- Realizacja: Po podpisaniu umowy, następuje jej realizacja. To czas, w którym dostawca zaczyna wykonywać zlecone mu zadania. Kluczowe jest tu odpowiednie przekazanie obowiązków oraz monitorowanie postępów.
- Monitorowanie i zarządzanie relacją: Po rozpoczęciu pracy z dostawcą, weryfikuj realizację założonych celów. Utrzymaj dobrą komunikację i zapewnij informację zwrotną, aby dostawca lepiej dostosował się do Twoich potrzeb. Pamiętaj o elastyczności outsourcingu. Rozważ renegocjację kontraktu, jeżeli wstępnie ustalony zakres usług jest niewystarczający bądź zbędny.
Decyzja o outsourcingu to ważne i strategiczne posunięcie. Starannie przemyśl wszystkie aspekty. Zaplanuj dalsze działania tak, aby osiągnąć maksymalne korzyści i oszczędności.
Podsumowując
Outsourcing RODO to proces zlecania zarządzania danymi osobowymi zewnętrznemu usługodawcy w celu zapewnienia zgodności z przepisami RODO i ochrony danych osobowych. Przez powierzenie tych zadań specjalistom, firma może skoncentrować się na swojej głównej działalności, jednocześnie mając pewność, że jej dane osobowe są bezpieczne i chronione. Pamiętaj, że RODO dotyczy nas wszystkich, a ochrona danych osobowych jest ważna dla zachowania prywatności i bezpieczeństwa w dzisiejszym cyfrowym świecie.
SPRAWDŹ NAS