Outsourcing funkcji
Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych wymaga realnej wiedzy i doświadczenia w zakresie stosowania prawa, zarządzania ryzykiem oraz zabezpieczeń IT, a ponadto dyspozycyjności i ciągłego podnoszenia kwalifikacji. Outsourcing, czyli przekazanie funkcji IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów. ochrony danych osobowych.

Kim jest Inspektor
Ochrony Danych (IOD)?

Outsourcing IOD – cena zgodności z RODO

Inspektor Ochrony Danych to najważniejsza funkcja w organizacji, jeśli chodzi o dane osobowe. Informuje, doradza i szkoli administratora danych oraz jego pracowników.

IOD przeprowadza audyty i na bieżąco ocenia zgodność organizacji z RODO, wskazując pola do poprawy. W razie potrzeby jest punktem kontaktowym – zarówno dla UODO, jak i dla osób, których dane przetwarza administrator.

Zakres obowiązków Inspektora Ochrony Danych

  • Przeprowadzanie corocznych audytów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
  • Obsługa naruszeń ochrony danych osobowych.
  • Doradztwo w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych.
  • Utrzymywanie wiedzy pracowników i współpracowników z zakresu ochrony danych osobowych.
  • Zaangażowanie w projekty wymagające uwzględnienia ochrony danych osobowych w fazie projektowania i przy tworzeniu mechanizmów domyślnej ochrony danych.
  • Wsparcie w prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania.
  • Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  • Przygotowywanie odpowiedzi dla osób, których dane dotyczą.
  • Ocena skutków przetwarzania danych dla ochrony danych.
  • Weryfikacja umów, klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
Zapytaj o ofertę
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych - dlaczego warto

Outsourcing funkcji IOD - dlaczego warto

  • Stały dostęp do doświadczonych konsultantów z obszarów prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego.
  • Dostęp do narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z RODO, w tym do platformy e-learningowej.
  • Realizacja lub wsparcie w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji.
  • Poczucie bezpieczeństwa - wsparcie doświadczonego partnera
  • Pełne wsparcie w zarządzaniu naruszeniami
  • Wsparcie podczas kontroli UODO (fizyczna obecność u klienta ekspertów z obszaru formalno-prawnego oraz IT).

Outsourcing funkcji IOD - jak ODO 24 rozwiązuje Twoje problemy

  • Trzymamy rękę na pulsie, jesteśmy na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie.
  • Praktycznie i skutecznie szkolimy Twój personel.
  • Pomagamy dostosować nowe projekty do wymagań RODO.
  • Zarządzamy naruszeniami ochrony danych
    i pomagamy ich uniknąć w przyszłości.
  • Bierzemy na siebie pełnienie funkcji punktu
    kontaktowego dla PUODO.
  • Mierzymy skuteczność środków bezpieczeństwa.
Zapytaj o ofertę

Opinie klientów

Marcin Wieczorek, Lizard

Od pierwszego telefonu współpraca przebiega profesjonalnie i sprawnie. Duże zaangażowanie zespołu, doświadczenie i znajomość branży, zrozumienie problemu, słowność i terminowość - w takiej atmosferze doprowadziliśmy wspólnie do kompleksowego wdrożenia RODO w naszej firmie oraz powierzyliśmy pełnienie funkcji IOD. Z czystym sumieniem polecam współprace z ODO 24.

Marcin Wieczorek (Przejęcie funkcji IOD, wdrożenie RODO)
Agnieszka Karłowicz

Z ODO 24 współpracujemy od ponad roku. To dla nas rok spokojnego oddechu i poczucia bezpieczeństwa: przynajmniej w kwestii ochrony danych osobowych :-) Ludzie z ODO to profesjonaliści mówiący zrozumiałym językiem o niezrozumiałych dla zwykłego śmiertelnika sprawach. Rozumieją nie tylko swoją profesją, ale co dla nas bardzo ważne, biznes i jego wymagania. Praktyczne podejście, stała dostępność doradcza, fajne relacje - wszystko to sprawia, że mogę polecić tę Firmę.

Agnieszka Karłowicz (Przejęcie funkcji IOD, wdrożenie RODO)
Magdalena Buszka, Intemo SA

ODO 24 sp. z o.o. to wykwalifikowany i profesjonalny zespół ekspertów z zakresu ochrony danych osobowych, który pomógł naszej organizacji dostosować się do wymagań RODO. ODO 24 zapewnia nam pełne wsparcie praktyczne i merytoryczne dotyczące ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Dotychczasowe działania obejmowały przeprowadzenie audytu zgodności z RODO, przygotowanie dokumentacji oraz uruchomienie platformy e-learningowej umożliwiającej przeprowadzanie odpowiednich szkoleń.

Magdalena Buszka (Przejęcie funkcji IOD)
Wojciech Kmiecik

ODO 24 sp. z o.o. to eksperci od ochrony danych osobowych i godny naśladowania przykład szerokiego zaangażowania społecznego biznesu. Firma jest Partnerem merytorycznym Stowarzyszenia WIOSNA, wspierając nas swoją wiedzą merytoryczną w formie szkoleń, doradztwa i innych usług specjalistycznych. Spółka przeprowadziła również audyt w Stowarzyszeniu oraz zajęła się przygotowaniem wymaganej prawem dokumentacji z przedmiotowego zakresu.

Wojciech Kmiecik (Przejęcie funkcji IOD, wdrożenie RODO)
Sebastian Klimczyk, CH Beck

Przeprowadzone działania obejmowały między innymi kompleksowy audyt w zakresie ochrony danych osobowych, przygotowanie dokumentacji z tego obszaru oraz przeprowadzenie stosownych szkoleń. Konsultanci ODO 24 wykazali się znajomością specyfiki zagadnień ochrony danych osobowych w kontekście branży wydawniczej. Zaproponowane rozwiązania były w pełni dostosowane do potrzeb Wydawnictwa i charakteru prowadzonej działalności. Prace były realizowane terminowo i przy zachowaniu ustalonych celów.

Sebastian Klimczyk (Wdrożenie RODO, oferta kompleksowa)
Piotr Nastaj, Lumi

Lumi jest częścią Grupy Kapitałowej PGE. Oferując naszym klientom usługi o wysokiej jakości kierujemy się wartościami: Partnerstwo – Rozwój – Odpowiedzialność. Wymagamy aby nasi partnerzy i kontrahenci kierowali się podobną filozofią a swoje działanie opierali na wysokich standardach etycznych odpowiedzialnego biznesu. ODO 24 podziela naszą wizję budowania relacji opartej na partnerstwie, współpracy i zaufaniu.

Piotr Nastaj (Przejęcie funkcji IOD)
Tomasz Siwicki, GEFCO

Od kilku lat w zakresie ochrony danych osobowych współpracujemy z firmą ODO 24. Profesjonalny zespół, który sprawnie pomógł nam również dostosować się do wymagań ,,RODO’’. Korzystamy nie tylko z wiedzy ekspertów, ale też z profesjonalnie przygotowanych e-szkoleń, dzięki temu udało nam się przeszkolić w bardzo krótkim czasie kilkuset pracowników. Polecam Państwu firmę ODO 24, jako profesjonalnego partnera, dostarczającego usługi na najwyższym poziomie.

Tomasz Siwicki (Wdrożenie RODO, przejęcie funkcji IOD)
Jacek Durczak, Bioton

Z satysfakcją podkreślamy, że dotychczasowa współpraca z ODO 24 pozwala oceniać jej działalność w naszej Grupie Kapitałowej w czasie wdrażania jak też w procesie wsparcia realizacji RODO w kategoriach dobrych i bardzo dobrych. ODO 24 to Firma godna zaufania i wiarygodny partner we współpracy.

Jacek Durczak (Wdrożenie RODO, bieżące wsparcie)
Mateusz Jankowski , Konsalnet

ODO 24 jest długoletnim partnerem spółek z grupy Konsalnet w zakresie wsparcia procesów związanych z ochroną danych osobowych w naszej organizacji. Współpraca ta spełniła nasze oczekiwania, dlatego też rekomendujemy ODO 24

Mateusz Jankowski (Wdrożenie RODO, bieżące wsparcie)
Irena Wojciechowska, Bioton

Grupa Homanit współpracuje z ODO 24 sp. z o.o. od 2015 roku. ODO 24 wykazuje duże zaangażowanie we wszystkie pojawiające się zagadnienia merytoryczne. Rzetelność i profesjonalne podejście do wypełnianych obowiązków zarówno podczas audytu, wdrażania procedur ODO, jak i w trakcie stałej współpracy w zakresie powierzenia ODO 24 funkcji IOD to tylko niektóre zalety prawników ODO 24. Chcielibyśmy wyrazić swoje zadowolenie z ich wyjątkowego profesjonalnego i przyjaznego kontaktu z Klientem.

Irena Wojciechowska (Wdrożenie RODO, przejęcie funkcji IOD)
Tadeusz Latała, PAN

Podczas wdrożenia konsultanci ODO 24 wykazali się wiedzą, konsekwencją w działaniu oraz aktywnym podejściem do pojawiających się trudności. Koordynatorzy projektu sprawnie godzili często rozbieżne interesy poszczególnych działów naszej organizacji. Współpraca przebiegała sprawnie i owocnie. Z satysfakcją potwierdzam profesjonalną realizację umowy, zarówno pod względem merytorycznym jak i organizacyjnym. Rekomenduję ODO 24 jako kompetentnego i rzetelnego partnera.

Tadeusz Latała (Wdrożenie ISO 27001)
Andrzej Antoń, PCK

Szkolenia zostały przeprowadzone z dużą starannością a przekazana wiedza jest wykorzystywana z powodzeniem w naszym Stowarzyszeniu. Należy przy tym podkreślić duży profesjonalizm oraz wysokiej klasy materiały dydaktyczne.

Andrzej Antoń (Wdrożenie RODO, szkolenia)
Stanisław Potoczny , PGNiG

Firma ODO 24 przygotowała i przeprowadziła szkolenie pracowników z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji w systemie e-learningu. Opracowane na podstawie regulacji obowiązujących w PGNiG.

Wojciech Kmiecik (Wdrożenie RODO, przejęcie funkcji IOD)
Piotr Buczkowski, TNT

Audyt został przeprowadzony w sposób profesjonalny, przez wykwalifikowanych, niezależnych audytorów, z dochowaniem najwyższej staranności. Z audytu został sporządzony rzetelny raport zawierający omówienie wyników audytu, podsumowanie wszystkich stwierdzonych nieprawidłowości, praktyczne rekomendacje i zalecania. w zawiązku z powyższym polecamy firmę ODO 24.

Piotr Buczkowski (Audyt zgodności z RODO)

Pełnienie funkcji IOD - najwyższe standardy pracy

Nowoczesna ochrona danych osobowych to więcej niż klauzule i regulaminy. Wierzymy, iż proponowana przez nas usługa przejęcia funkcji Inspektora Ochrony Danych będzie stanowić skuteczne narzędzie zapewniające Bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Pełnienie funkcji zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych - od czego zaczynamy?

Przejęcie funkcji zewnętrznego IOD - od czego zaczynamy?

Bezpieczeństwo Klienta jest dla nas priorytetem, dlatego wykonywanie obowiązków Inspektora Ochrony Danych rozpoczniemy od audytu funkcjonującego systemu ochrony danych osobowych.

Celem audytu jest prawidłowe określenie sytuacji wyjściowej, czyli dokładna inwentaryzacja posiadanych zasobów informacyjnych oraz sposobów ich przetwarzania i ochrony.

Następnie przeprowadzamy proces oceny skutków dla ochrony danych oraz analizy ryzyka.

Trzeci krok to opracowanie lub aktualizacja najważniejszych polityk ochrony oraz procedur przetwarzania danych osobowych.

Outsourcing IOD - pytania i odpowiedzi

- + Kto powinien zostać Inspektorem Danych Osobowych?

Bezsprzecznie ktoś, kto się na tym zna i komu będziesz w stanie zaufać, ponieważ na podstawie rekomendacji tej osoby będziesz decydować m.in.:

  • co będzie zawierało pismo, które wyślesz do tysięcy swoich klientów,
  • czy zgłosić naruszenie Prezesowi UODO,
  • jaki system informatyczny kupić lub co powinna zawierać Twoja aplikacja,
  • jakie zgody marketingowe odbierać od swoich Klientów.

- + Kto powinien wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych?

Każdy, kto chce realnie chronić swoje informacje. W codziennej gonitwie często nie ma osoby odpowiedzalnej, więc obszar danych osobowych schodzi na drugi, a czasem na jeszcze dalszy plan. Do momentu, gdy coś pójdzie nie tak, pojawi się skarga, wyciek lub kontrahent zada niewygodne pytanie.

- + Ile kosztuje usługa Inspektora Ochrony Danych?

Opłaty mogą być bardzo różne. Zależą one od rodzaju działalności, wielkości organizacji, zasięgu terytorialnego działalności a także od zakresu konkretnych działań. Jednoznacznie potrafimy odpowiedzieć na to pytanie, gdy ustalimy podstawowe informacje, dlatego zachęcamy Cię do wysłania zapytania ofertowego.

- + W jaki sposób zgłosić powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD)?

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych należy zgłosić Prezesowi UODO w ciągu 14 dni, wskazując imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora, a także: 1. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna; 2. firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą; 3. pełną nazwę oraz adres siedziby 4. numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

- + Czy można wyznaczyć jednego Inspektora Ochrony Danych dla kilku firm stanowiących grupę kapitałową?

Tak, jak najbardziej. ODO 24 specjalizuje się w takich projektach.

- + Czy mogę ustalić z ODO 24 indywidualny zakres usługi, dopasowany do naszego budżetu?

W ramach przejęcia funkcji IOD pewne elementy muszą się pojawić: coroczny audyt, analiza ryzyka i szkolenia personelu. Oczywiście, zawsze możemy rozszerzyć nasze usługi o testy penetracyjne, audyty w podmiotach przetwarzających czy dedykowane szkolenie dla zarządu.

- + Co zrobić, gdy nie znalazłem odpowiedzi na swoje pytanie?

Skorzystaj z formularza kontaktowego i prześlij nam pytanie. Odpowiedź otrzymasz w ciągu 24 godzin w dni robocze.

- + Kim jest IOD?

Inspektor ochrony danych (IOD, ang. DPO-Data Protection Officer) to kluczowa funkcja w organizacji, jeśli chodzi o obszar danych osobowych. IOD pracuje dla swojego mocodawcy, informuje go o obowiązkach związanych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz doradza mu we wszelkich sprawach w tym zakresie. Szkoli także pracowników, podnosi ich świadomość, monitoruje przestrzeganie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, przeprowadza audyty, udziela zaleceń i monitoruje wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych, a także na bieżąco ocenia zgodność organizacji z RODO, wskazując najważniejsze pola do poprawy. W razie potrzeby IOD jest pierwszym punktem kontaktowym – zarówno dla UODO , jak i dla osób, których dane przetwarza organizacja.

- + Dlaczego warto wyznaczyć inspektora ochrony danych?

Co do zasady w pozostałych niewymienionych powyżej przypadkach wyznaczenie inspektora ochrony danych nie jest obowiązkowe. Każda organizacja powinna jednak mieć na uwadze, że pojęcia: „główna działalność”, „regularne i systematyczne monitorowanie” oraz „na dużą skalę” pozostawiają duże pole do interpretacji.

Obowiązek powołania IOD jest obwarowany sankcją do 10 000 000 euro lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu (dla niektórych podmiotów publicznych jest to niższa kwota – maksymalnie 100 000 złotych, zgodnie z ograniczeniem zawartym w art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych).

Ponadto wyznaczenie osoby pełniącej funkcję IOD w organizacji zazwyczaj zostanie wzięte pod uwagę przez organ nadzorczy (Prezesa UODO) przy rozważaniu ewentualnej kary administracyjnej. Może to być potraktowane jako oznaka podejmowania przez organizację działań mających na celu minimalizację ryzyka naruszenia przepisów prawa.

Podsumowując, każdy specjalista w dziedzinie ochrony danych potwierdzi, że IOD co do zasady zawsze znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa w organizacji. Należy jednak pamiętać, że zasada ta pozostaje prawdziwa z zastrzeżeniem kluczowego warunku, jakim są kompetencje ekspertów pełniących funkcję IOD. Im większe są kwalifikacje i doświadczenie IOD, tym mniejsze ryzyko problemów, jakie mogą się pojawić w przedsiębiorstwie w kontekście danych osobowych.

- + Kto powinien wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD)?

Każdy, kto chce realnie chronić swoje informacje. W codziennej gonitwie często zapomina się o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej, więc obszar danych osobowych schodzi na drugi, a czasem na jeszcze dalszy plan. Do momentu, gdy coś pójdzie nie tak, pojawi się skarga, wyciek lub kontrahent zada niewygodne pytanie.

- + Kto ma obowiązek wyznaczyć IOD-a?

Każda organizacja może powołać inspektora ochrony danych. Wyznaczenie go zawsze zwiększa bezpieczeństwo organizacji, przy czym w niektórych przypadkach jest to także obowiązek prawny. Artykuł 37 ust. 1 RODO przewiduje obowiązek wyznaczenia IOD w określonych przypadkach:

  • jeżeli organizacja jest organem lub podmiotem publicznym i przetwarza dane osobowe (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości);
  • jeżeli główna działalność organizacji polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
  • jeżeli główna działalność organizacji polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO.

- + Kto powinien zostać inspektorem ochrony danych?

Bezsprzecznie ktoś, kto się na tym zna i komu będziesz w stanie zaufać. Bierz pod uwagę, że na podstawie rekomendacji właśnie tej osoby będziesz decydować m.in. o następujących kwestiach:

  • co będzie zawierało pismo, które wyślesz do tysięcy swoich klientów,
  • czy zgłosić naruszenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO),
  • jaki system informatyczny kupić lub co powinna zawierać Twoja aplikacja,
  • jakie zgody marketingowe odbierać od klientów.

- + Czy IOD powinien posiadać wiedzę z zakresu bezpieczeństwa IT?

Tak – inspektor ochrony danych powinien posiadać wiedzę w zakresie IT, w szczególności jeśli organizacja, dla której pracuje, przetwarza duże ilości danych lub korzysta z zaawansowanych technologii informatycznych. Wiedza o zagrożeniach dla bezpieczeństwa w obszarze IT jest bardzo ważna, ponieważ pozwala na zrozumienie procesów i narzędzi związanych z przetwarzaniem danych oraz z ich zabezpieczaniem. Dzięki temu IOD może lepiej rozumieć i kontrolować działania związane z ochroną danych osobowych, a także pomóc w zapobieganiu incydentom związanym z bezpieczeństwem danych.

Wiedza o IT jest szczególnie ważna w kontekście cyfrowej transformacji, w której uczestniczą obecnie organizacje na całym świecie. Wraz z rozwojem technologii przetwarzanie danych staje się coraz bardziej złożone i wymaga bardziej zaawansowanych narzędzi. Dlatego też inspektor ochrony danych powinien być w stanie zrozumieć, jak działają te narzędzia i jakie zagrożenia dla bezpieczeństwa danych niosą ze sobą różne technologie.

- + Czy można wyznaczyć jednego IOD-a dla kilku firm stanowiących grupę kapitałową?

Tak, jak najbardziej. ODO 24 specjalizuje się w takich projektach.

- + Czy mogę ustalić z ODO 24 indywidualny zakres usługi, dopasowany do naszego budżetu?

W ramach przejęcia funkcji IOD pewne elementy muszą się pojawić, a mianowicie: coroczny audyt, analiza ryzyka i szkolenia personelu. Oczywiście zawsze możemy rozszerzyć nasze usługi o testy penetracyjne, audyty w podmiotach przetwarzających czy szkolenie skierowane specjalnie do zarządu.

- + Jak zadbać o bezpieczeństwo danych w organizacji?

Informacje, w tym dane osobowe, należą do najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Utrata lub niezamierzone udostępnienie tych danych osobom trzecim może powodować nieodwracalne konsekwencje, takie jak nadszarpnięcie reputacji organizacji, spadek zaufania klientów, a także ryzyko dotkliwych sankcji administracyjnych.

Jak zadbać o dane osobowe w swojej organizacji? Sprawdzonym i skutecznym rozwiązaniem jest wyznaczenie inspektora ochrony danych, a gwarancję powierzenia tej funkcji odpowiednim osobom zapewnia skorzystanie z outsourcingu ekspertów w dziedzinie ochrony danych osobowych.

- + Jakie kwalifikacje powinien posiadać IOD?

Jak wskazuje Europejska Rada Ochrony Danych, wymagany poziom wiedzy fachowej inspektora ochrony danych nie jest nigdzie jednoznacznie określony, ale musi być współmierny do charakteru, skomplikowania i liczby danych przetwarzanych w organizacji. Ponadto wybór IOD powinien być dokonany z zachowaniem należytej staranności i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania danych osobowych w ramach jednostki.

Inspektor ochrony danych powinien więc posiadać fachową wiedzę z zakresu krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych oraz praktykę w tej dziedzinie, która jest wsparta dogłębną znajomością procesów przetwarzania danych, systemów IT oraz zabezpieczeń stosowanych w organizacji i bieżących potrzeb w zakresie ochrony danych, a także powinien odznaczać się wysokim poziomem etyki zawodowej. W przypadku organów i podmiotów publicznych IOD powinien również wykazywać się znajomością procedur administracyjnych i przepisów regulujących zasady funkcjonowania jednostki.

- + Inspektor ochrony danych – wewnętrzny czy zewnętrzny?

Powyższe wymogi oznaczają, że każda organizacja staje przed trudnym wyborem osoby, która ma pełnić funkcję IOD. Jej wiedza i doświadczenie muszą obejmować obszary zarówno prawa, jak i IT, a także gwarantować należyty nadzór nad sposobem, w jaki organizacja przetwarza dane osobowe.

Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO inspektorem ochrony danych może zostać zarówno pracownik organizacji, jak i osoba spoza grona pracowników (outsourcing). Powyższe potwierdzają wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych, które wskazują, że funkcję IOD można powierzyć osobie, która jest bieżąco wspierana przez interdyscyplinarny zespół ekspertów z dziedziny prawa i IT.

Organizacja może zapewnić odpowiednie jakościowo wykonanie zadań IOD dzięki zatrudnieniu całego zespołu pracowników. Alternatywnym i racjonalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z bardziej ekonomicznego modelu outsourcingu, który zapewni wsparcie doświadczonych ekspertów. Zakres tego wsparcia może być uszyty idealnie na miarę realnych potrzeb organizacji i skalowalny w czasie.

Niezaprzeczalną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do ogromnej wiedzy i doświadczenia wyspecjalizowanej firmy doradczej. Warto pamiętać, że w przypadku outsourcingu organizacja zyskuje wsparcie nie jednego, lecz wielu ekspertów, którzy specjalizują się w różnych aspektach ochrony danych.

- + Jakie są koszty outsourcingu RODO w porównaniu z zatrudnieniem wewnętrznego inspektora ochrony danych?

Podczas rekrutowania pracownika lub wybierania firmy oferującej outsourcing RODO należy pamiętać, że jakość usług powinna być ważnym, jeśli nie najważniejszym kryterium wyboru. Warto wybrać sprawdzonego i doświadczonego partnera, który będzie miał odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i narzędzia pozwalające na sprawne poruszanie się w złożonej tematyce ochrony danych osobowych.

Wewnętrzny inspektor ochrony danych będzie wymagał wynagrodzenia zgodnego ze stawkami rynkowymi (średnie wynagrodzenie IOD w Polsce waha się w granicach 5–9 tys. zł netto miesięcznie). Uzależnione jest ono od wielu czynników, m.in. wiedzy i doświadczenia. Zatrudniając wewnętrznego IOD, firma musi uwzględnić również koszty dodatkowe, takie jak podatki, składki ZUS, koszty administracyjne, świadczenia pracownicze, koszty rekrutacji, szkoleń i rozwoju zawodowego. Średnie miesięczne ceny usług outsourcingu to odpowiednio 2–5 tys. zł netto miesięcznie. W przypadku outsourcingu IOD usługodawca zwykle oferuje wsparcie specjalistów o różnych kompetencjach, co może być korzystne dla organizacji. Wewnętrzny IOD może zaś potrzebować dodatkowego wsparcia, takiego jak dostęp do prawników lub specjalistów IT czy cyberbezpieczeństwa. Usługodawca oferujący outsourcing IOD jest zwykle dostępny na żądanie, gdy zajdzie taka potrzeba. Natomiast zatrudnienie wewnętrznego IOD wiąże się z koniecznością uwzględnienia jego nieobecności wynikającej z urlopów lub zwolnień lekarskich. Firma oferująca outsourcing IOD może łatwo dostosować zakres usług do zmieniających się potrzeb swojego klienta. W przypadku wewnętrznego IOD może być trudniej dostosować jego obłożenie pracą i kompetencje do ewoluujących potrzeb organizacji.

Podsumowując: outsourcing IOD może być bardziej opłacalny dla mniejszych, średnich i dużych firm, które nie przetwarzają danych osobowych w wielu często zmieniających się procesach. Dla większych organizacji, w których „dużo się dzieje” i dochodzi do częstych zmian w zakresie ilości, rodzajów i sposobów przetwarzania danych osobowych, zatrudnienie wewnętrznego IOD może być bardziej korzystne. Jednak i w tym przypadku wskazane jest wsparcie wyspecjalizowanej w tym obszarze firmy, np. naszej > Bieżące wsparcie RODO.

- + Na czym polega outsourcing?

Outsourcing to zlecenie firmie zewnętrznej prowadzenia całości lub części działań nakierowanych na realizację danego celu biznesowego. Specjalizacja stanowi kluczową zaletę firmy outsourcingowej. Outsourcing doskonale sprawdza się dzięki temu, że opiera się na doświadczeniu ekspertów tam, gdzie organizacji brakuje wyspecjalizowanej wiedzy, np. w dziedzinie ochrony danych osobowych. Outsourcing to również najbardziej efektywne wykorzystanie czasu – zewnętrzni eksperci pracują tylko wówczas, gdy są naprawdę potrzebni, niekoniecznie na pełnym etacie. To także optymalizacja kosztów, outsourcing jest bowiem mniej kosztowny niż utrzymanie dodatkowych etatów. Korzystając z usług outsourcingu, organizacja pomija kosztowny czasowo proces selekcji potencjalnych kandydatów do pracy i korzysta z możliwości łatwego dostępu do wiodących na rynku specjalistów, a także redukuje koszty szkoleń i zakupu specjalistycznych narzędzi.

Outsourcing to zatem nowoczesna strategia zarządzania organizacją w celu wydzielenia zadań, które mogą być wykonane przez inny, wyspecjalizowany podmiot. Chodzi o to, aby uwolnić część środków i zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu organizacja skupia się na swoim podstawowym przedmiocie działalności oraz na podnoszeniu efektywności, a w rezultacie uzyskuje przewagę nad innymi konkurentami na rynku.

- + Dlaczego warto zlecić outsourcing IOD?

Outsourcing funkcji inspektora ochrony danych to idealne rozwiązanie dla każdej organizacji, dla której ważna jest optymalizacja zatrudnienia. Zewnętrzny IOD może szybko zapewnić profesjonalną obsługę w zakresie ochrony danych osobowych bez nadmiernego obciążenia finansowego.

Outsourcing IOD gwarantuje szereg korzyści, takich jak: stały dostęp do doświadczonych konsultantów z zakresu prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego, natychmiastowy dostęp do narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z RODO, w tym do platformy e-learningowej, wsparcie w realizacji podstawowych obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji, podniesienie bezpieczeństwa wynikające ze współpracy z doświadczonym i kompetentnym partnerem, a także gwarantowane wsparcie w zarządzaniu naruszeniami oraz podczas kontroli UODO (w tym fizyczna obecność u klienta ekspertów z obszaru formalnoprawnego oraz IT).

Podsumowując: outsourcing IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów w zakresie ochrony danych osobowych.

- + W jaki sposób można zapewnić wewnętrznemu inspektorowi ochrony danych bieżące wsparcie w zakresie zgodności z RODO?

Istnieją przypadki, w których ze względu na procedury organizacji i uwarunkowania wewnętrzne wymagane jest wyznaczenie wewnętrznego IOD. Wówczas oursourcing usług z zakresu ochrony danych osobowych stanowi efektywne zabezpieczenie interesów organizacji. Zewnętrzny zespół ekspertów w zakresie ochrony danych osobowych udziela bieżącego wsparcia nie tylko inspektorom ochrony danych, lecz także szefom IT, kierownictwu i i innym osobom kreującym w organizacji procesy biznesowe

Bieżące wsparcie w zakresie RODO realizowane jest poprzez stały dostęp do doświadczonych konsultantów z obszarów prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego, a także dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym platformy e-learningowej. Usługa ta obejmuje także pomoc w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji oraz gwarantuje szybkie, elastyczne reagowanie na potrzeby klienta.

- + Ile kosztuje outsourcing RODO?

Miesięczna cena outsourcingu IOD (RODO) różni się z uwagi na zmienność wielu czynników, takich jak zakres usług, wielkość firmy, rodzaj przetwarzanych danych osobowych, branża, liczba pracowników czy też stopień złożoności przetwarzanych danych. Jednoznacznie możemy odpowiedzieć na to pytanie dopiero wtedy, gdy ustalimy podstawowe informacje, dlatego zachęcamy Cię do wysłania zapytania ofertowego.

Ceny outsourcingu IOD (RODO) są zazwyczaj znacznie niższe niż koszty zatrudnienia wewnętrznego inspektora ochrony danych. Gdy wynajmuje się zewnętrzną firmę, która oferuje specjalistyczne usługi, można liczyć na to, że dzięki wieloletniej praktyce będzie realizowała zadania szybko i na wysokim poziomie merytorycznym.

Wypada jednak zauważyć, że zewnętrzny inspektor ochrony danych (z outsourcingu) może być mniej zorientowany w bieżących procesach i zmianach zachodzących w firmie, dlatego outsourcing IOD to nie jedynie słuszne rozwiązanie dla każdej organizacji. Aby wybrać optymalne rozwiązanie, warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania, a następnie poprosić o oferty od kilku firm, porównać ceny, zakres, profesjonalizm i elastyczność usług.

Ważne jest, aby nie wybierać oferty wyłącznie na podstawie ceny, lecz brać pod uwagę również jakość usług i doświadczenie firmy outsourcingowej. Niektóre firmy mogą oferować niższe ceny, ale mogą nie mieć odpowiedniego doświadczenia lub oferować mniejszy zakres usług, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do wyższych kosztów lub generować poważne ryzyka.

- + Jak zapewnić organizacji skuteczną ochronę danych osobowych?

Profesjonalny outsourcing funkcji inspektora ochrony danych oraz bieżące wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych sprawiają, że zwiększasz bezpieczeństwo swojej organizacji, masz większą pewność, że spełniasz restrykcyjne wymogi w zakresie ochrony danych osobowych oraz możesz poświęcić więcej czasu na prowadzenie działalności operacyjnej. Pamiętaj: wsparcie ekspertów może okazać się kluczowe w krytycznych sytuacjach, takich jak wyciek danych i inne zagrożenia w zakresie cyberbezpieczeństwa, a także w przypadku kontroli organu nadzorczego.

Outsourcing IOD - dopasuj do potrzeb

Wsparcie prawne oraz IT

Obsługa naruszeń ochrony danych

Kontakt z osobami, których dane dotyczą

Doradztwo w zakresie bezpieczeństwa IT

Przygotowanie do kontroli

E-szkolenia i testy wiedzy

Dostęp do aplikacji ODO Nawigator

Zapytaj o przejęcie funkcji IOD

Powiedz nam, jaki masz problem. Znajdziemy rozwiązanie.

Cezary Lutyński

Cezary Lutyński

Doradca ds. ochrony danych
tel. +48 690 957 609, 22 740 99 96
oferty@odo24.pl


Marcin Kuźniak

Marcin Kuźniak

Doradca ds. ochrony danych
tel. +48 690 957 665, 22 740 99 96
oferty@odo24.pl