Outsourcing funkcji
Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Bezsprzecznie ktoś, kto się na tym zna i komu będziesz w stanie zaufać, ponieważ na podstawie rekomendacji tej osoby będziesz decydować m.in.:

• co będzie zawierało pismo, które wyślesz do tysięcy swoich klientów,
• czy zgłosić naruszenie Prezesowi UODO,
• jaki system informatyczny kupić lub co powinna zawierać Twoja aplikacja,
• jakie zgody marketingowe odbierać od swoich Klientów.

Każdy, kto chce realnie chronić swoje informacje. W codziennej gonitwie często nie ma osoby odpowiedzalnej, więc obszar danych osobowych schodzi na drugi, a czasem na jeszcze dalszy plan. Do momentu, gdy coś pójdzie nie tak, pojawi się skarga, wyciek lub kontrahent zada niewygodne pytanie.

Opłaty mogą być bardzo różne. Zależą one od rodzaju działalności, wielkości organizacji, zasięgu terytorialnego działalności a także od zakresu konkretnych działań. Jednoznacznie potrafimy odpowiedzieć na to pytanie, gdy ustalimy podstawowe informacje, dlatego zachęcamy Cię do wysłania zapytania ofertowego.

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych należy zgłosić Prezesowi UODO w ciągu 14 dni, wskazując imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora, a także: 1. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna; 2. firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą; 3. pełną nazwę oraz adres siedziby 4. numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.

Tak, jak najbardziej. ODO 24 specjalizuje się w takich projektach.

W ramach przejęcia funkcji IOD pewne elementy muszą się pojawić: coroczny audyt, analiza ryzyka i szkolenia personelu. Oczywiście, zawsze możemy rozszerzyć nasze usługi o testy penetracyjne, audyty w podmiotach przetwarzających czy dedykowane szkolenie dla zarządu.

Skorzystaj z formularza kontaktowego i prześlij nam pytanie. Odpowiedź otrzymasz w ciągu 24 godzin w dni robocze.

Inspektor ochrony danych (IOD, ang. DPO-Data Protection Officer) to kluczowa funkcja w organizacji, jeśli chodzi o obszar danych osobowych. IOD pracuje dla swojego mocodawcy, informuje go o obowiązkach związanych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz doradza mu we wszelkich sprawach w tym zakresie. Szkoli także pracowników, podnosi ich świadomość, monitoruje przestrzeganie przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, przeprowadza audyty, udziela zaleceń i monitoruje wykonanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych, a także na bieżąco ocenia zgodność organizacji z RODO, wskazując najważniejsze pola do poprawy. W razie potrzeby IOD jest pierwszym punktem kontaktowym – zarówno dla UODO , jak i dla osób, których dane przetwarza organizacja.

Co do zasady w pozostałych niewymienionych powyżej przypadkach wyznaczenie inspektora ochrony danych nie jest obowiązkowe. Każda organizacja powinna jednak mieć na uwadze, że pojęcia: „główna działalność”, „regularne i systematyczne monitorowanie” oraz „na dużą skalę” pozostawiają duże pole do interpretacji.

Obowiązek powołania IOD jest obwarowany sankcją do 10 000 000 euro lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu (dla niektórych podmiotów publicznych jest to niższa kwota – maksymalnie 100 000 złotych, zgodnie z ograniczeniem zawartym w art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych).

Ponadto wyznaczenie osoby pełniącej funkcję IOD w organizacji zazwyczaj zostanie wzięte pod uwagę przez organ nadzorczy (Prezesa UODO) przy rozważaniu ewentualnej kary administracyjnej. Może to być potraktowane jako oznaka podejmowania przez organizację działań mających na celu minimalizację ryzyka naruszenia przepisów prawa.

Podsumowując, każdy specjalista w dziedzinie ochrony danych potwierdzi, że IOD co do zasady zawsze znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa w organizacji. Należy jednak pamiętać, że zasada ta pozostaje prawdziwa z zastrzeżeniem kluczowego warunku, jakim są kompetencje ekspertów pełniących funkcję IOD. Im większe są kwalifikacje i doświadczenie IOD, tym mniejsze ryzyko problemów, jakie mogą się pojawić w przedsiębiorstwie w kontekście danych osobowych.

Każdy, kto chce realnie chronić swoje informacje. W codziennej gonitwie często zapomina się o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej, więc obszar danych osobowych schodzi na drugi, a czasem na jeszcze dalszy plan. Do momentu, gdy coś pójdzie nie tak, pojawi się skarga, wyciek lub kontrahent zada niewygodne pytanie.

Każda organizacja może powołać inspektora ochrony danych. Wyznaczenie go zawsze zwiększa bezpieczeństwo organizacji, przy czym w niektórych przypadkach jest to także obowiązek prawny. Artykuł 37 ust. 1 RODO przewiduje obowiązek wyznaczenia IOD w określonych przypadkach:

• jeżeli organizacja jest organem lub podmiotem publicznym i przetwarza dane osobowe (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości);
• jeżeli główna działalność organizacji polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
• jeżeli główna działalność organizacji polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO.

Bezsprzecznie ktoś, kto się na tym zna i komu będziesz w stanie zaufać. Bierz pod uwagę, że na podstawie rekomendacji właśnie tej osoby będziesz decydować m.in. o następujących kwestiach:

• co będzie zawierało pismo, które wyślesz do tysięcy swoich klientów,
• czy zgłosić naruszenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO),
• jaki system informatyczny kupić lub co powinna zawierać Twoja aplikacja,
• jakie zgody marketingowe odbierać od klientów.

Tak – inspektor ochrony danych powinien posiadać wiedzę w zakresie IT, w szczególności jeśli organizacja, dla której pracuje, przetwarza duże ilości danych lub korzysta z zaawansowanych technologii informatycznych. Wiedza o zagrożeniach dla bezpieczeństwa w obszarze IT jest bardzo ważna, ponieważ pozwala na zrozumienie procesów i narzędzi związanych z przetwarzaniem danych oraz z ich zabezpieczaniem. Dzięki temu IOD może lepiej rozumieć i kontrolować działania związane z ochroną danych osobowych, a także pomóc w zapobieganiu incydentom związanym z bezpieczeństwem danych.

Wiedza o IT jest szczególnie ważna w kontekście cyfrowej transformacji, w której uczestniczą obecnie organizacje na całym świecie. Wraz z rozwojem technologii przetwarzanie danych staje się coraz bardziej złożone i wymaga bardziej zaawansowanych narzędzi. Dlatego też inspektor ochrony danych powinien być w stanie zrozumieć, jak działają te narzędzia i jakie zagrożenia dla bezpieczeństwa danych niosą ze sobą różne technologie.

Tak, jak najbardziej. ODO 24 specjalizuje się w takich projektach.

W ramach przejęcia funkcji IOD pewne elementy muszą się pojawić, a mianowicie: coroczny audyt, analiza ryzyka i szkolenia personelu. Oczywiście zawsze możemy rozszerzyć nasze usługi o testy penetracyjne, audyty w podmiotach przetwarzających czy szkolenie skierowane specjalnie do zarządu.

Informacje, w tym dane osobowe, należą do najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Utrata lub niezamierzone udostępnienie tych danych osobom trzecim może powodować nieodwracalne konsekwencje, takie jak nadszarpnięcie reputacji organizacji, spadek zaufania klientów, a także ryzyko dotkliwych sankcji administracyjnych.

Jak zadbać o dane osobowe w swojej organizacji? Sprawdzonym i skutecznym rozwiązaniem jest wyznaczenie inspektora ochrony danych, a gwarancję powierzenia tej funkcji odpowiednim osobom zapewnia skorzystanie z outsourcingu ekspertów w dziedzinie ochrony danych osobowych.

Jak wskazuje Europejska Rada Ochrony Danych, wymagany poziom wiedzy fachowej inspektora ochrony danych nie jest nigdzie jednoznacznie określony, ale musi być współmierny do charakteru, skomplikowania i liczby danych przetwarzanych w organizacji. Ponadto wybór IOD powinien być dokonany z zachowaniem należytej staranności i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania danych osobowych w ramach jednostki.

Inspektor ochrony danych powinien więc posiadać fachową wiedzę z zakresu krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych oraz praktykę w tej dziedzinie, która jest wsparta dogłębną znajomością procesów przetwarzania danych, systemów IT oraz zabezpieczeń stosowanych w organizacji i bieżących potrzeb w zakresie ochrony danych, a także powinien odznaczać się wysokim poziomem etyki zawodowej. W przypadku organów i podmiotów publicznych IOD powinien również wykazywać się znajomością procedur administracyjnych i przepisów regulujących zasady funkcjonowania jednostki.

Powyższe wymogi oznaczają, że każda organizacja staje przed trudnym wyborem osoby, która ma pełnić funkcję IOD. Jej wiedza i doświadczenie muszą obejmować obszary zarówno prawa, jak i IT, a także gwarantować należyty nadzór nad sposobem, w jaki organizacja przetwarza dane osobowe.

Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 37 ust. 6 RODO inspektorem ochrony danych może zostać zarówno pracownik organizacji, jak i osoba spoza grona pracowników (outsourcing). Powyższe potwierdzają wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych, które wskazują, że funkcję IOD można powierzyć osobie, która jest bieżąco wspierana przez interdyscyplinarny zespół ekspertów z dziedziny prawa i IT.

Organizacja może zapewnić odpowiednie jakościowo wykonanie zadań IOD dzięki zatrudnieniu całego zespołu pracowników. Alternatywnym i racjonalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z bardziej ekonomicznego modelu outsourcingu, który zapewni wsparcie doświadczonych ekspertów. Zakres tego wsparcia może być uszyty idealnie na miarę realnych potrzeb organizacji i skalowalny w czasie.

Niezaprzeczalną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do ogromnej wiedzy i doświadczenia wyspecjalizowanej firmy doradczej. Warto pamiętać, że w przypadku outsourcingu organizacja zyskuje wsparcie nie jednego, lecz wielu ekspertów, którzy specjalizują się w różnych aspektach ochrony danych.

Podczas rekrutowania pracownika lub wybierania firmy oferującej outsourcing RODO należy pamiętać, że jakość usług powinna być ważnym, jeśli nie najważniejszym kryterium wyboru. Warto wybrać sprawdzonego i doświadczonego partnera, który będzie miał odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i narzędzia pozwalające na sprawne poruszanie się w złożonej tematyce ochrony danych osobowych.

Wewnętrzny inspektor ochrony danych będzie wymagał wynagrodzenia zgodnego ze stawkami rynkowymi (średnie wynagrodzenie IOD w Polsce waha się w granicach 5–9 tys. zł netto miesięcznie). Uzależnione jest ono od wielu czynników, m.in. wiedzy i doświadczenia. Zatrudniając wewnętrznego IOD, firma musi uwzględnić również koszty dodatkowe, takie jak podatki, składki ZUS, koszty administracyjne, świadczenia pracownicze, koszty rekrutacji, szkoleń i rozwoju zawodowego. Średnie miesięczne ceny usług outsourcingu to odpowiednio 2–5 tys. zł netto miesięcznie. W przypadku outsourcingu IOD usługodawca zwykle oferuje wsparcie specjalistów o różnych kompetencjach, co może być korzystne dla organizacji. Wewnętrzny IOD może zaś potrzebować dodatkowego wsparcia, takiego jak dostęp do prawników lub specjalistów IT czy cyberbezpieczeństwa. Usługodawca oferujący outsourcing IOD jest zwykle dostępny na żądanie, gdy zajdzie taka potrzeba. Natomiast zatrudnienie wewnętrznego IOD wiąże się z koniecznością uwzględnienia jego nieobecności wynikającej z urlopów lub zwolnień lekarskich. Firma oferująca outsourcing IOD może łatwo dostosować zakres usług do zmieniających się potrzeb swojego klienta. W przypadku wewnętrznego IOD może być trudniej dostosować jego obłożenie pracą i kompetencje do ewoluujących potrzeb organizacji.

Podsumowując: outsourcing IOD może być bardziej opłacalny dla mniejszych, średnich i dużych firm, które nie przetwarzają danych osobowych w wielu często zmieniających się procesach. Dla większych organizacji, w których „dużo się dzieje” i dochodzi do częstych zmian w zakresie ilości, rodzajów i sposobów przetwarzania danych osobowych, zatrudnienie wewnętrznego IOD może być bardziej korzystne. Jednak i w tym przypadku wskazane jest wsparcie wyspecjalizowanej w tym obszarze firmy, np. naszej > Bieżące wsparcie RODO.

Outsourcing to zlecenie firmie zewnętrznej prowadzenia całości lub części działań nakierowanych na realizację danego celu biznesowego. Specjalizacja stanowi kluczową zaletę firmy outsourcingowej. Outsourcing doskonale sprawdza się dzięki temu, że opiera się na doświadczeniu ekspertów tam, gdzie organizacji brakuje wyspecjalizowanej wiedzy, np. w dziedzinie ochrony danych osobowych. Outsourcing to również najbardziej efektywne wykorzystanie czasu – zewnętrzni eksperci pracują tylko wówczas, gdy są naprawdę potrzebni, niekoniecznie na pełnym etacie. To także optymalizacja kosztów, outsourcing jest bowiem mniej kosztowny niż utrzymanie dodatkowych etatów. Korzystając z usług outsourcingu, organizacja pomija kosztowny czasowo proces selekcji potencjalnych kandydatów do pracy i korzysta z możliwości łatwego dostępu do wiodących na rynku specjalistów, a także redukuje koszty szkoleń i zakupu specjalistycznych narzędzi.

Outsourcing to zatem nowoczesna strategia zarządzania organizacją w celu wydzielenia zadań, które mogą być wykonane przez inny, wyspecjalizowany podmiot. Chodzi o to, aby uwolnić część środków i zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu organizacja skupia się na swoim podstawowym przedmiocie działalności oraz na podnoszeniu efektywności, a w rezultacie uzyskuje przewagę nad innymi konkurentami na rynku.

Outsourcing funkcji inspektora ochrony danych to idealne rozwiązanie dla każdej organizacji, dla której ważna jest optymalizacja zatrudnienia. Zewnętrzny IOD może szybko zapewnić profesjonalną obsługę w zakresie ochrony danych osobowych bez nadmiernego obciążenia finansowego.

Outsourcing IOD gwarantuje szereg korzyści, takich jak: stały dostęp do doświadczonych konsultantów z zakresu prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego, natychmiastowy dostęp do narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z RODO, w tym do platformy e-learningowej, wsparcie w realizacji podstawowych obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji, podniesienie bezpieczeństwa wynikające ze współpracy z doświadczonym i kompetentnym partnerem, a także gwarantowane wsparcie w zarządzaniu naruszeniami oraz podczas kontroli UODO (w tym fizyczna obecność u klienta ekspertów z obszaru formalnoprawnego oraz IT).

Podsumowując: outsourcing IOD to sprawdzony sposób na optymalizację procesów i kosztów w zakresie ochrony danych osobowych.

Istnieją przypadki, w których ze względu na procedury organizacji i uwarunkowania wewnętrzne wymagane jest wyznaczenie wewnętrznego IOD. Wówczas oursourcing usług z zakresu ochrony danych osobowych stanowi efektywne zabezpieczenie interesów organizacji. Zewnętrzny zespół ekspertów w zakresie ochrony danych osobowych udziela bieżącego wsparcia nie tylko inspektorom ochrony danych, lecz także szefom IT, kierownictwu i i innym osobom kreującym w organizacji procesy biznesowe

Bieżące wsparcie w zakresie RODO realizowane jest poprzez stały dostęp do doświadczonych konsultantów z obszarów prawa, bezpieczeństwa sieci i systemów IT, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwa fizycznego, a także dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych pozwalających wykazać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym platformy e-learningowej. Usługa ta obejmuje także pomoc w realizacji wielu obowiązków spoczywających bezpośrednio na organizacji oraz gwarantuje szybkie, elastyczne reagowanie na potrzeby klienta.

Miesięczna cena outsourcingu IOD (RODO) różni się z uwagi na zmienność wielu czynników, takich jak zakres usług, wielkość firmy, rodzaj przetwarzanych danych osobowych, branża, liczba pracowników czy też stopień złożoności przetwarzanych danych. Jednoznacznie możemy odpowiedzieć na to pytanie dopiero wtedy, gdy ustalimy podstawowe informacje, dlatego zachęcamy Cię do wysłania zapytania ofertowego.

Ceny outsourcingu IOD (RODO) są zazwyczaj znacznie niższe niż koszty zatrudnienia wewnętrznego inspektora ochrony danych. Gdy wynajmuje się zewnętrzną firmę, która oferuje specjalistyczne usługi, można liczyć na to, że dzięki wieloletniej praktyce będzie realizowała zadania szybko i na wysokim poziomie merytorycznym.

Wypada jednak zauważyć, że zewnętrzny inspektor ochrony danych (z outsourcingu) może być mniej zorientowany w bieżących procesach i zmianach zachodzących w firmie, dlatego outsourcing IOD to nie jedynie słuszne rozwiązanie dla każdej organizacji. Aby wybrać optymalne rozwiązanie, warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania, a następnie poprosić o oferty od kilku firm, porównać ceny, zakres, profesjonalizm i elastyczność usług.

Ważne jest, aby nie wybierać oferty wyłącznie na podstawie ceny, lecz brać pod uwagę również jakość usług i doświadczenie firmy outsourcingowej. Niektóre firmy mogą oferować niższe ceny, ale mogą nie mieć odpowiedniego doświadczenia lub oferować mniejszy zakres usług, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do wyższych kosztów lub generować poważne ryzyka.

Profesjonalny outsourcing funkcji inspektora ochrony danych oraz bieżące wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych sprawiają, że zwiększasz bezpieczeństwo swojej organizacji, masz większą pewność, że spełniasz restrykcyjne wymogi w zakresie ochrony danych osobowych oraz możesz poświęcić więcej czasu na prowadzenie działalności operacyjnej. Pamiętaj: wsparcie ekspertów może okazać się kluczowe w krytycznych sytuacjach, takich jak wyciek danych i inne zagrożenia w zakresie cyberbezpieczeństwa, a także w przypadku kontroli organu nadzorczego.