Jak wybrać właściwą podstawę prawną przekazywania danych osobowych poza EOG

Krok 1: ustalenie szczegółów przekazywania danych poza EOG

Z motywu 101 RODO wynika, że art. 44 –50 RODO mają zastosowanie, gdy dane osobowe są lub mają być przetwarzane po ich przekazaniu poza EOG. Chodzi więc o przekazywanie danych administratorom, podmiotom przetwarzającym lub innym odbiorcom poza EOG. Przekazywanie musi być aktywne. Jeśli Twoim ostatnim działaniem jest ujawnienie danych w Polsce (np. na Twojej stronie internetowej), to sama możliwość dostępu z państw trzecich nie oznacza, że przekazujesz dane poza EOG. Jak wynika ze stanowiska Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD), dane przekazujemy poza EOG, jeśli robimy to świadomie lub naszą intencją jest udostępnienie danych na rzecz osób spoza EOG.

Przykład:
Jak wskazuje EIOD, włamanie się na stronę internetową lub sam fakt, że ze względu na strukturę sieci dane mogą przekroczyć granice EOG, nie oznacza jeszcze przekazywania danych poza EOG.

Wskazówka:
Jeśli w Twoim przypadku dochodzi do przekazywania danych poza EOG, w ramach pierwszego kroku należy zidentyfikować, w jakim kontekście, zakresie, z jaką częstotliwością i do jakich państw trzecich lub organizacji międzynarodowych dane mają być przekazywane.

Rzetelny opis przepływów danych poza EOG nie musi oznaczać przejścia do następnego kroku. Może on bowiem uświadomić, że przekazywanie danych byłoby nieuzasadnione lub miałoby zbyt szeroki zakres – z tego powodu analizy należy dokonać jeszcze przed rozpoczęciem przekazywania.

Krok 2: identyfikacja zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych poza EOG

Zanim zastanowimy się nad formalną podstawą prawną, oceńmy, czy po przekazaniu dane osobowe będą rzeczywiście bezpieczne. Jeśli nie mamy pewności, to niezależnie od podstawy prawnej nie powinniśmy ryzykować naruszenia bezpieczeństwa informacji i szkody dla osób, których dane dotyczą.

Przykład:
Jeżeli powierzamy przetwarzanie danych podmiotowi spoza EOG, to oprócz odpowiedniej podstawy prawnej i umowy powierzenia przetwarzania powinniśmy się upewnić, czy stosuje on odpowiednie środki bezpieczeństwa – np. zwrócić się z prośbą o wypełnienie listy kontrolnej.

Zagrożenia nie dotyczą jedynie podmiotu, któremu przekazujemy dane, lecz także jurysdykcji, w której funkcjonuje. Nawet zaufany kontrahent może podlegać obowiązkom prawnym odbiegającym od polskich realiów czy przetwarzać dane w państwie, gdzie w zasadzie nie funkcjonują zasady ochrony danych osobowych.

Krok 3: wybór podstawy prawnej zapewniającej najwyższy stopień zgodności

Najwięcej niejasności budzi krok trzeci, a więc wybór właściwej podstawy prawnej. Zanim przejdziemy do sugerowanej kolejności podstaw prawnych dla większości operacji przetwarzania, przypomnijmy o następujących wyjątkach:

• 

  Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

  Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.

  ODBIERZ PAKIET
  Art. 85 ust. 2 RODO przewiduje możliwość przyjęcia przez poszczególne państwa wyjątków przy przetwarzaniu danych do celów dziennikarskich lub do celów wypowiedzi akademickiej, artystycznej lub literackiej. W chwili publikacji tego artykułu nie ma takich przepisów, lecz należy monitorować stan prawny w tym zakresie.
• Art. 49 ust. 1 lit. g RODO przewiduje wyjątek, gdy przekazanie następuje z rejestru, który zgodnie z prawem Unii lub państwa członkowskiego ma służyć za źródło informacji dla ogółu obywateli i który jest dostępny dla ogółu obywateli lub dla każdej osoby mogącej wykazać prawnie uzasadniony interes – ale wyłącznie w zakresie, w jakim w danym przypadku spełnione zostały warunki takiego dostępu określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego.
• Nawet w braku innych podstaw prawnych dopuszczalne jest przekazywanie niezbędne w świetle ważnych względów interesu publicznego, przy czym taki interes publiczny musi być uznany w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator (art. 49 ust. 1 lit. d i art. 49 ust. 4 RODO). Przykłady wskazuje motyw 112 RODO: „Wyjątki te powinny mieć w szczególności zastosowanie do przekazywania danych wymaganego i niezbędnego z uwagi na ważne względy interesu publicznego, na przykład do międzynarodowej wymiany danych między organami ds. konkurencji, organami podatkowymi lub celnymi, organami nadzoru finansowego, służbami odpowiedzialnymi za sprawy zabezpieczenia społecznego lub za zdrowie publiczne, na przykład w przypadku ustalania kontaktów zakaźnych w razie chorób zakaźnych lub w celu zmniejszenia lub wyeliminowania dopingu w sporcie”.

W odniesieniu do wszelkich innych przypadków przekazywania danych osobowych powinniśmy wybrać taką podstawę, która zapewnia najwyższy poziom ochrony danych osobowych, biorąc pod uwagę, że:

• najbezpieczniej jest przekazywać dane, jeśli Komisja Europejska stwierdzi, że państwo trzecie, terytorium lub określony sektor lub określone sektory w tym państwie trzecim, lub dana organizacja międzynarodowa zapewniają odpowiedni stopień ochrony (art. 45 ust. 1 oraz – w przypadku decyzji sprzed RODO – art. 45 ust. 9 RODO);
• w braku decyzji Komisji polecamy stosować standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c lub d RODO). Są to klauzule zatwierdzone przez Komisję, dostępne na jej stronie internetowej (tutaj w języku polskim). Klauzule obejmują jedynie przekazywanie danych między stronami umów – dwoma administratorami lub administratorem i podmiotem przetwarzającym. Nie ma więc możliwości automatycznego skorzystania z klauzul w razie dalszego powierzenia przetwarzania (klauzule w tym zakresie nie wyszły spoza etapu projektu). W przypadku sektora publicznego właściwszą podstawą prawną jest jednak prawnie wiążący i egzekwowalny instrument między organami lub podmiotami publicznymi (art. 46 ust. 2 lit. a RODO).

Odpowiednią podstawę prawną zapewniają także wiążące reguły korporacyjne (ang. binding corporate rules – BCR; art. 47 RODO). Jak wynika z motywu 110 RODO, podstawa ta dotyczy grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą. Decyzje są zatwierdzane przez organy nadzorcze – przykłady można znaleźć na archiwalnej stronie GIODO lub organu brytyjskiego (ICO). Projekt reguł oraz wniosek do wiodącego organu nadzorczego można przygotować, opierając się na „Dokumencie roboczym dotyczącym wiążących reguł korporacyjnych dla administratorów” lub „Dokumencie roboczym dotyczącym wiążących reguł korporacyjnych dla podmiotów przetwarzających” (język angielski). Zasady procesowania wniosku przez organ opisuje z kolei „Dokument roboczy dotyczący procedury zatwierdzania wiążących reguł korporacyjnych dla administratorów i podmiotów przetwarzających” (wp263 rev.01).

W dalszej kolejności należy wziąć pod uwagę następujące podstawy prawne:

• niezbędność do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a administratorem lub do wprowadzenia w życie środków przedumownych podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 49 ust. 1 lit. b RODO), albo niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, której dane dotyczą, między administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną (art. 49 ust. 1 lit. c RODO) – o niezbędności możemy mówić wtedy, gdy zidentyfikujemy ścisłe i znaczne powiązanie między przekazaniem danych a celami umowy (więcej zob. w naszym artykule: „Jak zawierać umowy online, aby były ważne (nie tylko) w świetle RODO?”, omawiającym wytyczne EROD 2/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO w kontekście świadczenia usług online osobom, których dane dotyczą). W razie sporu kluczowe będzie jednak wykazanie „ścisłego i znacznego powiązania” między przekazaniem danych a umową zawartą przez administratora danych z inną osobą fizyczną lub prawną – w interesie osoby, której dane dotyczą. Jak wynika z wytycznych EROD 2/2018 w sprawie wyjątków ustanowionych w art. 49 RODO: „Wyjątku tego nie można zastosować, na przykład jeśli grupa przedsiębiorstw, w celach związanych z działalnością gospodarczą, scentralizowała funkcje zarządzania płatnościami i zasobami ludzkimi w odniesieniu do wszystkich pracowników w państwie trzecim, ponieważ nie istnieje bezpośredni ani obiektywny związek między wykonaniem umowy o pracę a takim przekazaniem”;
• niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń (art. 49 ust. 1 lit. e RODO) – w wytycznych 2/2018 EROD wyjaśniła jednak: „Wyjątku nie można zastosować, aby uzasadnić przekazanie danych osobowych ze względu na samą możliwość, że postępowanie sądowe lub procedura formalna mogą zostać wszczęte w przyszłości”. […] odnośne postępowanie musi posiadać podstawę prawną, w tym formalną, określoną w prawie procedurę, jednak niekoniecznie ogranicza się do postępowania sądowego czy administracyjnego”. Jednocześnie zgodnie z art. 49 ust. 3 RODO wyjątek ten można stosować do działalności prowadzonej przez organy publiczne w ramach wykonywania przysługujących im uprawnień publicznych;
• niezbędność do ochrony żywotnych interesów osoby, których dane dotyczą, lub innych osób, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody (art. 49 ust. 1 lit. f RODO) – zgodnie z wytycznymi 2/2018 wyjątek ma zastosowanie, „gdy dane przekazywane są w sytuacji zagrożenia zdrowia, jeżeli uznaje się, że takie przekazanie jest niezbędne w celu zapewnienia niezbędnej opieki medycznej. W związku z tym zgodnie z prawem możliwe musi być na przykład przekazanie danych (w tym pewnych danych osobowych), jeżeli osoba, której dane dotyczą, podczas przebywania poza granicami UE jest nieprzytomna i wymaga natychmiastowej opieki medycznej, a jedynie podmiot przekazujący dane (tj. lekarz tej osoby), prowadzący praktykę w państwie członkowskim UE, jest w stanie dostarczyć takie dane. w takich przypadkach prawo przewiduje, że ryzyko doznania poważnej szkody przez osobę, której dane dotyczą, przeważa nad aspektami ochrony danych”;
• zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 49 ust. 1 lit. a RODO) – konkretnie na przekazywanie jej danych poza EOG, przy świadomości ewentualnego ryzyka ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń.

Jeśli do Twojej sytuacji nie pasują wyżej wymienione podstawy, to zgodnie z art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO „przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie, gdy przekazanie nie jest powtarzalne, dotyczy tylko ograniczonej liczby osób, których dane dotyczą, jest niezbędne ze względu na ważne prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora, wobec których charakteru nadrzędnego nie mają interesy ani prawa i wolności osoby, której dane dotyczą a administrator ocenił wszystkie okoliczności przekazania danych i na podstawie tej oceny zapewnił odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych. Administrator informuje organ nadzorczy o przekazaniu”. Jak wynika z motywu 113 RODO, przy zastosowaniu tego wyjątku „administrator powinien zwrócić szczególną uwagę na charakter danych osobowych, cel i czas trwania proponowanej operacji przetwarzania lub proponowanych operacji przetwarzania oraz na sytuację w państwie pochodzenia, państwie trzecim i państwie ostatecznego przeznaczenia. […] Gdy chodzi o cele badań naukowych lub historycznych lub cele statystyczne, należy wziąć pod uwagę uzasadnione oczekiwania społeczne co do rozwoju wiedzy”.

Zarówno wyjątki w zakresie zgody na przekazanie oraz umowy z osobą, której dane dotyczą, lub w interesie tej osoby (art. 49 ust. 1 lit. a–c RODO), jak i art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO nie mają zastosowania do działalności prowadzonej przez organy publiczne w ramach wykonywania przysługujących im uprawnień publicznych (art. 49 ust. 3 RODO). Jeżeli przekazujemy dane osobowe w celu wykonania wyroku sądu lub trybunału lub decyzji organu państwa trzeciego, to art. 48 RODO wymaga, aby podstawą takiego przekazywania była umowa międzynarodowa, obowiązująca między wzywającym państwem trzecim a Unią lub państwem członkowskim.

Podsumowanie

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych może okazać się o wiele łatwiejsze, jeśli zastosujemy jasny schemat postępowania, czyli w skrócie:

1. ocena, czy dochodzi do przekazywania danych poza EOG, a jeśli tak, to wskazanie, w jakim kontekście, zakresie, z jaką częstotliwością i do jakich państw trzecich lub organizacji międzynarodowych dane mają być przekazywane,
2. ustalenie ewentualnych zagrożeń dla danych osobowych przetwarzanych po przekazaniu do EOG i ograniczenie przekazywania wyłącznie do przypadków, w których będziemy w stanie zapewnić adekwatny poziom bezpieczeństwa (najlepiej w ramach dokonania oceny skutków dla ochrony danych – DPIA),
3. ustalenie podstaw prawnych przekazywania poza EOG, wybranych spośród możliwości wskazanych powyżej.

Poza powyższymi krokami należy pamiętać o uwzględnieniu faktu przekazywania danych poza EOG w ramach klauzul informacyjnych, rejestru czynności przetwarzania i innych dokumentów przeznaczonych do zapewnienia zgodności z RODO (np. klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych).