Kto musi wdrożyć RODO?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) – znane na arenie międzynarodowej jako GDPR (General Data Protection Regulation) – obowiązuje od 25 maja 2018 roku i nakłada na organizacje liczne obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych. Ale kto tak naprawdę musi wdrożyć RODO?
Każdy, kto przetwarza dane osobowe
Wszystkie podmioty, które przetwarzają dane osobowe osób fizycznych z Unii Europejskiej, mają obowiązek wdrożenia zasad RODO. Przetwarzanie oznacza każdą operację na danych osobowych – ich gromadzenie, przechowywanie, modyfikowanie lub usuwanie, ale również nawet samo przeglądanie. Bez znaczenia, czy prowadzisz działalność w Polsce, czy w innej części świata, jeśli Twoja firma styka się z danymi obywateli UE – obowiązują Cię przepisy RODO.
Podmioty zobowiązane do wdrożenia RODO to m.in.:
- firmy handlowe i usługowe przetwarzające dane klientów, a także kontrahentów i pracowników;
- urzędy i instytucje publiczne;
- przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż online i marketing swoich produktów;
- organizacje pozarządowe i fundacje.
„RODO wymaga stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, proporcjonalnych do skali przetwarzanych danych i ryzyka” – Paweł Radecki, Ekspert ds. compliance, ODO 24.
Wdrożenie RODO to nie tylko obowiązek formalny
RODO jest czymś więcej niż tylko zbiorem formalnych wymogów. To także wyraz odpowiedzialności za dane osobowe klientów i partnerów. Jak wynika z badań firmy Statista, w ciągu dwóch pierwszych lat od wdrożenia RODO zgłoszono ponad 160 000 naruszeń ochrony danych osobowych w całej Europie.
Dlaczego warto zadbać o RODO?
Nieprzestrzeganie przepisów RODO grozi wysokimi karami. Maksymalne kary za naruszenie mogą wynieść aż 20 milionów euro lub 4% globalnego rocznego obrotu organizacji – w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Jeśli chcesz spać spokojnie, outsourcing IOD może być rozwiązaniem, które zdejmie z Ciebie ten ciężar.
Kto musi mieć Inspektora Ochrony Danych?
Zgodnie z art. 37 RODO, niektóre podmioty są zobowiązane do powołania Inspektora Ochrony Danych (IOD). Dotyczy to przede wszystkim:
- organów i podmiotów publicznych;
- firm i organizacji, które regularnie w dużej skali monitorują osoby fizyczne;
- podmiotów przetwarzających na dużą skalę szczególnie wrażliwe dane osobowe.
IOD odgrywa kluczową rolę w nadzorowaniu zgodności przetwarzania danych. Co więcej, ciężar wdrożenia RODO może zostać powierzony zewnętrznemu dostawcy. Właśnie na tym etapie warto rozważyć outsourcing IOD, pozwalający korzystać z eksperckiej wiedzy bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.
Kompleksowe wdrożenie RODO – nie tylko dla dużych firm
Nie tylko wielkie korporacje muszą spełniać wymagania RODO. Przepisy dotyczą również małych i średnich firm. Wdrożenie RODO wymaga analizy zasad przetwarzania danych w całej organizacji, ale też w poszczególnych procesach, wymaga wdrożenia dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych, w tym w szczególności polityki przetwarzania danych osobowych w organizacji oraz weryfikacji i wprowadzenia odpowiednich zabezpieczeń. Wiele firm decyduje się na ten proces z pomocą specjalistów, aby uniknąć kosztownych błędów i ryzyka naruszenia przepisów.
Czego mogą spodziewać się firmy wdrażające RODO?
Wdrożenie RODO może być skomplikowane, szczególnie problematyczne dla klientów są:
- ocena ryzyka – wymagane jest przeprowadzenie analizy ryzyka przetwarzania danych;
- przejrzystość wobec klientów – firmy muszą zapewniać łatwy dostęp do informacji na temat przetwarzania ich danych i sprawnie odpowiadać na żądania klientów;
- zgody na przetwarzanie – konieczna jest właściwa ocena, kiedy należy pozyskiwać zgody, a kiedy odebranie zgody jest nadmierne i nieuzasadnione,.
- powierzanie danych - każdy przypadek, w którym organizacja korzysta z podwykonawców mających jakikolwiek dostęp do danych, wymaga uregulowania.
Warto również pamiętać o obsłudze RODO na co dzień, pozwalającej firmom na bieżące monitorowanie zgodności z przepisami i szybkie reagowanie na zmiany w prawie.
Podsumowanie – kto jest zobowiązany do wdrożenia RODO?
Każda organizacja, która przetwarza dane osobowe osób fizycznych z UE, musi wdrożyć RODO. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i małych firm. Nawet jednoosobowe działalności gromadzące dane klientów muszą spełniać wymagania przepisów. RODO to nie tylko konieczność, ale także zaufanie, które budujesz w oczach swoich klientów.
