Jak szkolić pracowników w zakresie ochrony danych?

Ochrona danych to fundament – jest niezbędna w każdym przedsiębiorstwie. W Polsce rośnie liczba naruszeń bezpieczeństwa danych: według raportu UODO z 2022 roku, w ciągu jednego roku zgłoszono ponad 3500 incydentów naruszeń danych osobowych. Bez odpowiednich szkoleń pracownicy mogą narazić firmę na wysokie kary finansowe, utratę reputacji, a także na nieodwracalne straty biznesowe.

Jakie tematy objąć szkoleniem?

Każde szkolenie powinno obejmować kluczowe aspekty RODO, w tym:

• bezpieczeństwo informacji – zasady tworzenia silnych haseł, identyfikacja zagrożeń, zabezpieczenie urządzeń mobilnych;
• minimalizacja danych – ograniczenie zbierania i przetwarzania danych do niezbędnego minimum;
• politykę retencji danych – zrozumienie zasad przechowywania danych oraz ich usuwania.

„Szkolenia z zakresu ochrony danych powinny być regularnie aktualizowane, aby pracownicy byli świadomi zmian prawnych oraz nowych technik stosowanych przez cyberprzestępców” – Maciej Kaczmarski, Prezes Zarządu, ODO 24.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracowników

Według raportu PwC z 2023 roku, aż 88% naruszeń danych wynika z błędów pracowników. Na co zwrócić uwagę podczas szkoleń?

• korzystanie z nieautoryzowanych urządzeń – praca na prywatnych laptopach bez odpowiednich zabezpieczeń;
• nieprawidłowe praktyki użytkowania haseł – używanie słabych lub powtarzających się haseł do różnych kont;
• brak zgłaszania incydentów – ignorowanie z pozoru drobnych incydentów, które mogą przerodzić się w poważne problemy.

Jeśli zależy Ci na zwiększeniu świadomości pracowników oraz usprawnieniu konkretnych procesów w firmie, rozważ outsourcing IOD do wyspecjalizowanych w tej dziedzinie firm takich jak ODO 24.

Zapamiętaj!

Powierzenie ochrony danych osobowych wyspecjalizowanej firmie outsourcingowej pozwoli przedsiębiorstwu w pełni skoncentrować się na kluczowych obszarach swojej działalności, jednocześnie zapewniając profesjonalne wsparcie w zakresie bezpieczeństwa informacji i zgodności z przepisami.

Kiedy i jak często prowadzić szkolenia?

Rekomendowana częstotliwość szkoleń:

• raz na kwartał – w celu aktualizacji wiedzy o najnowszych zagrożeniach i zmianach w przepisach;
• po każdym incydencie – jako dodatkowa forma nauki na błędach;
• podczas onboardingu – to szczególnie ważne dla nowych pracowników, którzy muszą poznać standardy ochrony danych już od pierwszego dnia pracy.

Przykłady narzędzi i metod szkoleniowych

Różnorodność narzędzi sprawi, że przyswajanie wiedzy będzie prostsze i bardziej efektywne. W tym przypadku zachęcamy do rozważenia następujących rozwiązań:

• szkolenia online – dostępne 24/7, umożliwiające pracownikom przyswajanie wiedzy w dowolnym momencie;
• testy wiedzy – regularne testy sprawdzające, np. co miesiąc, w celu zweryfikowania przyswojonej wiedzy;
• warsztaty na żywo – szczególnie efektywne dla działów mających codzienny kontakt z danymi klientów, np. dział sprzedaży czy obsługi klienta.

Wdrożenie RODO a bezpieczeństwo w firmie

Proces wdrożenia RODO może być doskonałym punktem startowym umożliwiającym stworzenie solidnego fundamentu ochrony danych w firmie. Właściwie zaplanowane szkolenie umożliwia integrację procedur ochrony danych w każdym dziale.

„Edukacja pracowników w zakresie ochrony danych to pierwszy krok do budowania odporności na zagrożenia” – Tomasz Ochocki, Wiceprezes Zarządu, ODO 24.

Dlaczego warto inwestować w regularną obsługę RODO?

Regularna obsługa RODO w formie bieżącego wsparcia zewnętrznego podmiotu może nie tylko zabezpieczyć dane, ale i zminimalizować ryzyko finansowe wynikające z naruszeń.

Podsumowanie

Ochrona danych to nie jednorazowy projekt – to proces. Regularne, merytoryczne szkolenia zrozumiane przez pracowników mogą uchronić firmę przed kosztownymi błędami. Edukacja, aktualizacja procedur oraz odpowiednie wsparcie jest inwestycją, która z pewnością się zwróci.