Dlaczego firmy decydują się na outsourcing?
Outsourcing to decyzja biznesowa, która może znacząco obniżyć koszty działalności i zwiększyć efektywność operacyjną. Firmy zlecają część zadań na zewnątrz, aby móc skoncentrować się na swoich kluczowych kompetencjach, a bardziej złożone lub kosztowne procesy wymagane przepisami prawa, powierzyć wyspecjalizowanym ekspertom. To podejście, stosowane już od lat 90., zyskało na popularności w Polsce po 2004 roku, kiedy wiele polskich firm zaczęło integrować globalne standardy zarządzania kosztami i jakością.
„Outsourcing to sposób na zbudowanie przewagi operacyjnej – zapewnia dostęp do najlepszych specjalistów i pozwala na szybkie skalowanie biznesu” – Maciej Kaczmarski, Prezes Zarządu, ODO 24.
Koszty i dostęp do specjalistycznych umiejętności
Jednym z głównych powodów decyzji o outsourcingu jest optymalizacja kosztów. Wynika to z tego, że:
- zatrudnienie wewnętrznych specjalistów wiąże się z wysokimi kosztami, m.in. składkami ubezpieczeniowymi i benefitami;
- wdrożenie nowych technologii wewnętrznie wymaga inwestycji w szkolenia, sprzęt i oprogramowanie – outsourcing pozwala zminimalizować te wydatki;
- firmy zewnętrzne często mają dostęp do bardziej zaawansowanych technologii i procedur – skraca to czas wdrażania rozwiązań i obniża koszty.
Przykładem popularnej usługi jest outsourcing IOD (Inspektora Ochrony Danych), który pozwala firmom na dostosowanie się do wymogów RODO bez konieczności zatrudniania pełnoetatowego specjalisty.
Skalowalność i elastyczność
Przedsiębiorstwa, szczególnie te z sektora MŚP, coraz częściej korzystają z outsourcingu, aby móc elastycznie reagować na zmiany rynkowe. Outsourcing umożliwia skalowanie zasobów i szybkie reagowanie na wzrost zapotrzebowania na konkretne usługi.
Jak to wygląda w praktyce?
Przedsiębiorstwa, zwłaszcza te z sektora MŚP, coraz częściej korzystają z outsourcingu Inspektora Ochrony Danych (IOD), aby elastycznie reagować na zmiany rynkowe oraz dynamiczne wymagania prawne związane z ochroną danych osobowych.
Outsourcing IOD umożliwia firmom łatwiejsze skalowanie zasobów i pozwala na szybkie dostosowywanie się do rosnących wymogów w zakresie zgodności z RODO. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skoncentrować się na swojej głównej działalności, podczas gdy zewnętrzny IOD nadzoruje przestrzeganie regulacji dotyczących ochrony danych.
W tym kontekście outsourcing IOD wspiera przedsiębiorstwo poprzez:
- specjalistyczną wiedzę – zapewnienie zgodności z RODO bez konieczności posiadania wewnętrznego eksperta;
- elastyczność – dostosowanie się do zmieniających się przepisów i wymogów ochrony danych bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów wewnętrznych;
- koncentrację na głównych celach – uwolnienie przedsiębiorstwa od codziennych obowiązków związanych z ochroną danych (pozwala to na bardziej efektywne skupienie się na kluczowej działalności).
Co ciekawe, raport Deloitte z 2022 roku wskazuje, że aż 70% firm na świecie korzysta z outsourcingu jako narzędzia do skalowania zasobów przedsiębiorstwa.
„Outsourcing to szansa na zrównoważony rozwój przy minimalnym ryzyku, szczególnie w zakresie ochrony danych i bezpieczeństwa IT” – Justyna Pergałowska, Specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.
Specjalistyczne usługi i know-how
Korzystanie z usług zewnętrznych daje często dostęp do unikalnego know-how, które jest bardzo trudne do samodzielnego stworzenia przez firmy, zajmujące się zupełnie innym rodzajem działalności, a często wręcz niemożliwe. Przykładem są procesy związane z wdrożeniem RODO oraz obsługą RODO – obszary wymagające nie tylko specjalistycznej wiedzy, ale i aktualizowania procedur zgodnie z dynamicznymi zmianami prawnymi. Dzięki outsourcingowi firma unika ryzyka błędów, które mogłyby skutkować dotkliwymi karami finansowymi.
Bezpieczeństwo i ograniczenie ryzyka
Outsourcing wiąże się też z ograniczeniem ryzyka, szczególnie w dziedzinach takich jak:
- IT,
- bezpieczeństwo danych,
- compliance
Dla przykładu, w kontekście bezpieczeństwa IT oraz ochrony danych, outsourcing pozwala firmom zyskać dostęp do specjalistów z aktualną wiedzą na temat cyberzagrożeń i zabezpieczeń. Badania McKinsey & Company z 2021 roku pokazują, że aż 65% firm zwiększyło swój budżet na outsourcing usług IT, aby lepiej zabezpieczać się przed cyberatakami.
Podsumowanie
Outsourcing to efektywne narzędzie umożliwiające firmom koncentrowanie się na swoich najważniejszych zadaniach. Oszczędności, dostęp do know-how oraz elastyczność są czynnikami, które sprawiają, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z zewnętrznymi dostawcami usług.
