Jakie są kluczowe umiejętności komunikacyjne dla IOD?

Inspektor Ochrony Danych (IOD) to rola wymagająca precyzji i profesjonalizmu – ale nawet najlepsza wiedza prawnicza nie zda się na nic bez umiejętności komunikowania się w sposób jasny i skuteczny. W świecie pełnym regulacji i przepisów RODO, zdolności komunikacyjne stają się narzędziem strategicznym. Jakie kompetencje są najważniejsze? Sprawdźmy.

Zrozumienie potrzeb biznesowych

IOD musi mówić językiem biznesu. Przedsiębiorcy nie chcą słyszeć prawniczych formułek – zależy im na zrozumieniu, jak ochrona danych wpłynie na ich organizację. To wymaga zdolności do tłumaczenia skomplikowanych przepisów.

Jak zauważa Maciej Kaczmarski, Prezes Zarządu ODO 24:
„IOD to pomost między regulacjami a realiami biznesu. Jego komunikacja musi być zrozumiała dla każdego szczebla organizacji.”

Wyjaśnianie skomplikowanych przepisów

Przykładowo, wdrożenie RODO to proces obejmujący aspekty prawne oraz techniczne. Aby wyjaśnić zespołowi IT lub działowi marketingu, jak implementować wymagania dotyczące zgód marketingowych, IOD musi być mistrzem prostego przekazu.

Na tym etapie warto przypomnieć o outsourcingu IOD – usłudze pozwalającej na powierzenie roli inspektora specjalistom zewnętrznym. Dzięki temu organizacja zyskuje wsparcie ekspertów w komunikowaniu się z różnorodnymi interesariuszami.

Umiejętność negocjacji i mediacji

IOD działa często w roli mediatora między działami, które mogą mieć różne podejścia do ochrony danych. Dział sprzedaży może dążyć do maksymalizacji kontaktów, podczas gdy dział prawny stawia na restrykcyjne podejście. W tym miejscu wyjątkowo ważna staje się sztuka negocjacji – wypracowanie kompromisów z poszanowaniem przepisów i celów biznesowych.

Wysokie kompetencje interpersonalne

Według badań PwC, aż 73% organizacji uznaje szkolenia z zakresu ochrony danych za niezbędne w procesie budowania świadomości pracowników [1]. Szkolenia z ochrony danych osobowych wymagane są przez RODO, ale ich skuteczność zależy od formy. Ciekawe szkolenia, prowadzone prostym i zrozumiałym językiem, są bardziej przystępne dla pracowników. Taka forma nie tylko zachęca ich do zainteresowania się ochroną danych osobowych, ale także ułatwia wdrażanie zaleceń w codziennej pracy. 

Ważne w tym przypadku są:

• empatia – pozwalająca zrozumieć potrzeby słuchaczy;
• aktywne słuchanie – umożliwiające skuteczne reagowanie na pytania i wątpliwości;
• cierpliwość – szczególnie przy szkoleniach pracowników mniej obeznanych z przepisami.

Sprawne zarządzanie dokumentacją i raportami

IOD często przygotowuje raporty dla zarządu lub prowadzi dokumentację zgodności z RODO. Tu przydaje się precyzja w formułowaniu wniosków i przedstawianiu danych. Raport musi być zrozumiały nie tylko dla prawnika, ale i dla managera, który ocenia ryzyka biznesowe. Istotna jest również umiejętność skondensowanego przedstawienia najważniejszych informacji, aby zarząd mógł szybko i skutecznie podjąć odpowiednie decyzje.

Jeżeli Twoja firma potrzebuje wsparcia we wdrożeniu takich procesów, sprawdź ofertę, w skład której wchodzą wdrożenia RODO.

Podsumowanie

IOD to nie tylko ekspert od przepisów, ale także komunikator, tłumacz i mediator. Jego skuteczność zależy od umiejętności słuchania, tłumaczenia i negocjowania w środowisku pełnym napięć. Warto wspierać jego rozwój, stawiając na profesjonalną obsługę – np. poprzez obsługę RODO. Pamiętaj, że komunikacja to nie dodatek do pracy IOD, ale jej fundament. 

W końcu, jak podkreśla Paweł Radecki, Ekspert ds. compliance w ODO 24:
„IOD, który umie się komunikować, buduje nie tylko zgodność z przepisami, ale także zaufanie do organizacji”.