Jak przeprowadzić audyt dostawcy usług w kontekście ochrony danych?

Sprawdzenie dostawcy usług to nie opcja – to konieczność. Zgodnie z art. 28 RODO, przed rozpoczęciem współpracy z podmiotem przetwarzającym dane, należy upewnić się, że spełnia on wymogi dotyczące ochrony danych osobowych. Jak to zrobić? Poniżej znajdziesz krótki przewodnik, który krok po kroku wyjaśnia, jak przeprowadzić taki audyt.

1. Weryfikacja formalna – zacznij od dokumentów

Każdy dostawca usług powinien przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające zgodność z przepisami RODO. W pierwszej kolejności zwróć uwagę na:

• politykę ochrony danych osobowych – dokument opisujący procedury ochrony danych w organizacji;
• rejestr czynności przetwarzania – pozwala ocenić, jakie dane i w jakim celu są przetwarzane;
• certyfikaty i potwierdzenia zgodności – np. ISO 27001.

2. Bezpieczeństwo techniczne – nie ignoruj szczegółów

Twoje dane są tak bezpieczne, jak infrastruktura dostawcy. Co należy sprawdzić?

• systemy zabezpieczeń – firewall, szyfrowanie danych (np. TLS/SSL), mechanizmy backupowe;
• dostęp do danych – jakie są procedury uwierzytelniania użytkowników?
• reagowanie na incydenty – czy dostawca ma plan reagowania na naruszenia bezpieczeństwa?

Według raportu PwC z 2023 r., 74% firm doświadczyło incydentu bezpieczeństwa danych w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

3. Audyt procesów – zadawaj pytania

Rozmowa z dostawcą to kluczowy element audytu. Zapytaj o m.in.:

• proces zarządzania danymi klientów;
• aktualizacje procedur w razie zmiany przepisów;
• szkolenia personelu dotyczące ochrony danych.

Nie zapominaj też o zlecaniu istotnych zadań. Wybierając dostawcę, który oferuje outsourcing IOD, zyskujesz gwarancję profesjonalnego nadzoru nad przetwarzaniem danych. Warto również wspomnieć, iż jeśli masz IODa, to on pomoże Ci zweryfikować podmiot przetwarzający. Takie działania są objęte również outsourcingiem IOD lub bieżącym wsparciem ekspertów z organizacji zajmujących się ochroną danych osobowych.

4. Kontrola zgodności z RODO

Ostatnim krokiem jest sprawdzenie, czy dostawca faktycznie wdrożył zasady ochrony danych. Szczególnie istotne są:

• zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych (zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO);
• zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą;
• wypełnienie przez dostawcę ankiety bezpieczeństwa potwierdzającej stosowane przez niego środki ochrony danych.

Statystyka do zapamiętania

Aż 60% przedsiębiorstw z Polski w 2022 r. nie posiadało pełnej dokumentacji ochrony danych osobowych. Nie dołączaj do tej grupy – profesjonalne wdrożenie RODO to inwestycja, która się opłaca.