Jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług outsourcingowych?

Decyzja o outsourcingu to ważny moment dla każdej organizacji, który może przynieść ogromne korzyści – ale też ryzyko, jeśli wybór partnera okaże się błędny. Z tego powodu warto podejść do tego procesu metodycznie.

Krok 1: Analiza potrzeb – co chcesz osiągnąć?

Wybór odpowiedniego dostawcy outsourcingu IOD (Inspektora Ochrony Danych) wymaga precyzyjnego określenia potrzeb Twojej organizacji.

Pierwszym krokiem w wyborze odpowiedniego dostawcy jest jasne określenie, czego oczekujesz od współpracy. W przypadku outsourcingu ochrony danych osobowych warto zidentyfikować:

• jakie obowiązki będą spoczywać na dostawcy,
• jakie są specyficzne wymagania Twojej firmy w zakresie RODO (np. branżowe regulacje czy poziom ryzyka przetwarzania danych),
• czy potrzebujesz wsparcia tylko w zakresie doradztwa, czy pełnienia roli IOD.

Precyzyjne określenie potrzeb pozwoli lepiej dopasować ofertę dostawcy do wymagań Twojej organizacji, który najlepiej zrealizuje jej potrzeby w zakresie ochrony danych osobowych.

Krok 2: Doświadczenie i kompetencje – fakty, nie obietnice

Nie ufaj wyłącznie deklaracjom. Sprawdź:

• liczbę lat działalności na rynku;
• specjalizację w konkretnej branży – np. doświadczenie w obsłudze firm z Twojej branży;
• opinie klientów i referencje – szczególnie te dostępne w niezależnych źródłach.

Według raportu Deloitte z 2023 roku, 78% firm korzystających z outsourcingu deklaruje poprawę efektywności operacyjnej. To pokazuje, że dobrze dobrany partner może stanowić ogromne wsparcie.

Krok 3: Bezpieczeństwo danych – wrażliwe kwestie

Jeśli poszukujesz dostawcy usług związanych z ochroną danych osobowych, w tym wdrożeniem RODO czy bieżącą obsługą w zakresie ochrony danych osobowych, upewnij się, że firma, z którą zamierzasz współpracować, działa w pełnej zgodności z przepisami.

Przykładem renomowanych dostawców są firmy oferujące kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych – od wdrożenia wymaganych procedur po bieżące doradztwo i pełnienie funkcji IOD.

Warto również wspomnieć, iż zadbanie o weryfikację zgodności dostawcy z RODO to ważny element bezpieczeństwa danych w Twojej organizacji. W przypadku outsourcingu IOD odpowiedzialność za zgodność spoczywa na wybranym dostawcy, dlatego należy współpracować z partnerem posiadającym ugruntowaną pozycję i doświadczenie w tej dziedzinie.

„Outsourcing wiąże się z koniecznością zaufania. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić, jak dany dostawca zabezpiecza dane” – Paweł Radecki, Ekspert ds. compliance, ODO 24.

Krok 4: Transparentne warunki współpracy

Umowa powinna być nie tylko szczegółowa, ale i przejrzysta. Zwróć uwagę na:

• zakres odpowiedzialności dostawcy – precyzyjne określenie obowiązków, aby uniknąć niejasności i dodatkowych kosztów,
• gwarancje dotyczące jakości usług – wskazanie standardów, które będą realizowane,
• terminy realizacji usług – szczególnie ważne w przypadku działań o wysokim priorytecie,
• procedury reagowania na incydenty – aby wiedzieć, jak dostawca będzie postępował w sytuacjach kryzysowych,
• zasady poufności i ochrony danych – zapewnienie, że dane osobowe i inne wrażliwe informacje są odpowiednio zabezpieczone,
• okres wypowiedzenia umowy – kluczowe w przypadku zmiany dostawcy lub zakończenia współpracy.

Krok 5: Testuj i monitoruj

Nie bój się pytać o możliwość okresu próbnego lub przeprowadzenia audytu przed podpisaniem umowy. Monitoruj efektywność współpracy na bieżąco – szczególnie w przypadku złożonych usług związanych z obsługą RODO.

„Outsourcing to partnerstwo oparte na zaufaniu i współpracy. Regularny kontakt i bieżące wsparcie pozwalają dostosowywać działania do zmieniających się potrzeb klienta.” – Tomasz Ochocki, Wiceprezes Zarządu, ODO 24.