Jak szkolić pracowników w zakresie ochrony danych?
Ochrona danych osobowych to obowiązek każdej firmy, a największe wyzwanie stanowią często... ludzie. Wg badań IBM z 2023 r., aż 95% naruszeń bezpieczeństwa wynika z błędów ludzkich. Czy w Twojej firmie pracownicy wiedzą, jak unikać takich pomyłek?
Podstawą są regularne i aktualne szkolenia
Nie wystarczy raz przeszkolić pracowników i zapomnieć o temacie. RODO wymaga ciągłego podnoszenia świadomości personelu. Szkolenia powinny odbywać się:
- co najmniej raz w roku – to dobra częstotliwość, ale w przypadku branży o wysokich ryzykach dla przetwarzania danych osobowych - częściej (rekomenduje się również szkolenia po każdym naruszeniu z zakresu ochrony danych osobowych);
- po każdej większej zmianie w przepisach lub procedurach wewnętrznych.
Outsourcing IOD – kiedy warto o nim pomyśleć? Źródło: www.odo24.pl/oferta/outsourcing-funkcji-iod
Jak zaprojektować szkolenie? Konkretne kroki
W celu zaprojektowania szkolenia, zwróć uwagę na następujące kroki:
Diagnoza potrzeb
Sprawdź, na jakim poziomie jest świadomość Twojego zespołu. Może to być audyt lub anonimowa ankieta.
Dostosowanie treści
Nie każde stanowisko wymaga takiej samej wiedzy. Specjaliści IT powinni znać techniczne aspekty ochrony danych, natomiast dział HR powinien skupić się na ochronie dokumentacji pracowników.
Szkolenia – wsparcie ekspertów
Nie każdy musi być ekspertem od RODO. Jeśli zarządzanie ochroną danych wydaje się zbyt skomplikowane, możesz wykorzystać nasze szkolenia. To nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja, że Twoi pracownicy uczą się od najlepszych.
Wyciągnięte wnioski: Raporty po szkoleniu
Każde szkolenie powinno kończyć się testem. Sprawdź, co uczestnicy zapamiętali, i oceń skuteczność programu. Pamiętaj – dokumentuj szkolenia! W razie kontroli UODO, taka dokumentacja potwierdzi Twoje działania.
Inne sposoby na wsparcie pracowników
Nie wszystko można przekazać na szkoleniu. Warto wprowadzić:
- procedury ochrony danych – jasne, zrozumiałe i łatwo dostępne;
- cykliczne przypomnienia – krótkie komunikaty e-mail lub materiały wideo.
Jeśli planujesz większe zmiany w zakresie ochrony danych, np. wdrożenie nowych procedur zgodnych z przepisami, pomocne może być wdrożenie RODO lub bieżąca obsługa RODO.
Podsumowanie
Skuteczne szkolenie w zakresie ochrony danych to proces wymagający czasu i zaangażowania. Regularne edukowanie pracowników, dostosowanie programów do ich obowiązków i wsparcie ekspertów to fundamenty, na których możesz budować bezpieczną organizację.
