Czy IOD może przetwarzać dane osobowe?

Inspektor Ochrony Danych (IOD) odgrywa strategiczną rolę w zarządzaniu bezpieczeństwem danych osobowych w organizacji. Czasem pojawiają się pytania, czy IOD może samodzielnie przetwarzać dane osobowe. Odpowiedź jest jednoznaczna - może – pod warunkiem, że nie narusza to jego niezależności.

Kluczowym problemem jest jednak to, czy IOD może podejmować decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych w organizacji. Zgodnie z przepisami RODO, Inspektor nie powinien zajmować się bezpośrednim zarządzaniem procesami przetwarzania danych ani podejmować decyzji w tym zakresie. Jego rola polega na doradztwie, monitorowaniu zgodności i wspieraniu organizacji, pozostając niezależnym od operacyjnych działań związanych z danymi osobowymi.

Wyjaśnijmy, co na ten temat mówią przepisy oraz praktyka.

Co mówi RODO?

Zgodnie z art. 37-39 RODO, Inspektor Ochrony Danych pełni funkcję doradczą i nadzorczą w procesach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Jego zadaniem jest:

• informowanie administratora i podmiotów przetwarzających o obowiązkach wynikających z przepisów;
• monitorowanie przestrzegania RODO i wewnętrznych polityk ochrony danych;
• szkolenie pracowników organizacji;
• współpraca z organem nadzorczym.

Co kluczowe – regulacje RODO dotyczące Inspektora Ochrony Danych (IOD) wskazują, że jego zadania powinny obejmować wsparcie organizacji w przetwarzaniu danych osobowych, m.in. poprzez doradztwo, monitorowanie zgodności i szkolenia. Jednak IOD nie powinien podejmować kluczowych decyzji dotyczących celów ani sposobów przetwarzania danych osobowych w organizacji.

Takie ograniczenie wynika z konieczności zachowania niezależności IOD, który nie może pełnić funkcji osoby odpowiedzialnej za operacyjne zarządzanie procesami przetwarzania danych. Jego funkcja polega na wspieraniu organizacji w realizacji obowiązków wynikających z RODO, przy jednoczesnym unikaniu konfliktu interesów.

Czy IOD może przetwarzać dane osobowe?

Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO, IOD nie powinien zajmować stanowisk w organizacji, które wiążą się z podejmowaniem decyzji o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, jednak w innych sytuacjach dane osobowe przetwarzać może. Oznacza to, że Inspektor nie może pełnić funkcji kierowniczych w obszarach, w tym dział IT, dział HR czy marketing, ponieważ mogłoby to prowadzić do konfliktu interesów.

Ważne, aby IOD zachował niezależność – pozwala mu to skutecznie realizować obowiązki nadzorcze i doradcze w organizacji. Jego rola polega na monitorowaniu zgodności z RODO, wspieraniu organizacji oraz doradzaniu w zakresie ochrony danych, przy jednoczesnym unikaniu sytuacji, które mogłyby wpłynąć na obiektywność jego działań.

Jak wskazuje Paweł Radecki, Ekspert ds. compliance w ODO 24:
„IOD to strażnik, nie wykonawca. Jego zadaniem jest doradztwo i kontrola, a nie aktywne przetwarzanie danych osobowych”.

Wyjątki i praktyka

W praktyce istnieją sytuacje, w których IOD może mieć dostęp do danych osobowych, np. w trakcie audytu, analizy naruszeń bezpieczeństwa czy w ramach doradztwa organizacji. Takie działania są nieodłącznym elementem pełnienia funkcji nadzorczych przez Inspektora Ochrony Danych i mieszczą się w jego kompetencjach.

Kluczowe jest jednak, aby te działania nie prowadziły do konfliktu interesów. Zgodnie z przepisami RODO, IOD nie powinien pełnić funkcji, które wiążą się z podejmowaniem decyzji o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Właśnie dlatego nie powinien zajmować stanowisk kierowniczych w obszarach, w tym IT, HR czy marketing, które mogłyby naruszyć jego niezależność.

Przykłady działań IOD:

• analiza zgłoszonych naruszeń danych osobowych – w ramach obowiązku współpracy z organem nadzorczym;
• weryfikacja przestrzegania polityk RODO – np. podczas audytów wewnętrznych;
• konsultacje dotyczące przetwarzania danych w nowych projektach.

Statystyki wskazują, że aż 78% organizacji w Polsce korzysta z usług IOD w formie outsourcingu, co minimalizuje ryzyko konfliktu interesów i pozwala na niezależne spojrzenie na procesy przetwarzania.

Jak unikać konfliktu interesów?

Istotne jest, aby rola IOD była wyraźnie oddzielona od obowiązków związanych z podejmowaniem decyzji o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w organizacji. Inspektor Ochrony Danych powinien pełnić funkcję nadzorczą, wspierać organizację w monitorowaniu zgodności z RODO oraz doradzać w zakresie ochrony danych, zachowując pełną niezależność.

Dobrym rozwiązaniem pomagającym osiągnąć ten cel, jest outsourcing IOD. Dzięki temu organizacja zyskuje specjalistę, którego funkcja nie jest obciążona potencjalnym konfliktem interesów wynikającym z innych obowiązków w organizacji.

Podsumowanie

Inspektor Ochrony Danych (IOD) nie powinien być odpowiedzialny za podejmowanie decyzji dotyczących celów i sposobów przetwarzania danych osobowych w organizacji. Jego rola polega na monitorowaniu zgodności z RODO, doradztwie i wspieraniu organizacji w zakresie ochrony danych osobowych.

Takie rozdzielenie funkcji jest istotne pod kątem uniknięcia konfliktu interesów i zapewnienia niezależności IOD.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym wdrożeniu zasad ochrony danych w swojej firmie, sprawdź naszą ofertę obejmującą wdrożenia RODO.