Czy pracodawca może opublikować zdjęcie pracownika? Wykorzystanie wizerunku pracownika na gruncie RODO i prawa autorskiego

Spełnienie wymogów jednego reżimu nie gwarantuje jeszcze zgodności z pozostałymi.

Dlatego każde użycie wizerunku pracownika – od zdjęcia w stopce mailowej po publikację w mediach społecznościowych – wymaga całościowej analizy i uwzględnienia wszystkich regulacji. Tylko takie podejście pozwala działać zgodnie z prawem, minimalizować ryzyka i budować relacje oparte na poszanowaniu praw pracownika.

Najważniejsze wnioski

1. Wykorzystanie wizerunku pracownika wymaga uwzględnienia równolegle przepisów RODO, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz regulacji prawa pracy, w szczególności dotyczących dobrowolności zgody w relacji pracodawca–pracownik.
2. Zgoda autorska na rozpowszechnianie wizerunku i zgoda na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO to dwie odrębne konstrukcje prawne i powinny być analizowane niezależnie od siebie.
3. Każda zgoda pracownika powinna być świadoma, dobrowolna i precyzyjna, w szczególności określać cel, zakres, kanały publikacji oraz okres wykorzystywania wizerunku. Ogólne lub blankietowe zgody mogą zostać uznane za niewystarczające.
4. Cofnięcie zgody wywołuje skutek wyłącznie na przyszłość, jednak w przypadku publikacji w mediach społecznościowych skuteczne wycofanie wizerunku z obiegu internetowego bywa niezwykle trudne, a czasem wręcz niemożliwe.
5. Prawidłowe zarządzanie procesem wykorzystywania wizerunku pracowników pozwala ograniczyć ryzyko sporów, roszczeń cywilnoprawnych oraz działań nadzorczych ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wykorzystanie wizerunku pracownika na gruncie RODO i prawa autorskiego

Pracodawca, który chce wykorzystywać wizerunek pracownika, musi działać równolegle na gruncie dwóch reżimów prawnych – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Aby zgodnie z prawem rozpowszechnić wizerunek, pracownik musi wyrazić zgodę, ponieważ rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Spełnienie wymogów jednego porządku prawnego nie zwalnia z obowiązków wynikających z drugiego, dlatego konieczne jest odrębne udokumentowanie podstawy przetwarzania danych osobowych oraz zezwolenia w zakresie ochrony prawnoautorskiej.

Wizerunek pracownika jako dane osobowe w rozumieniu RODO

Zgodnie z RODO dane osobowe to wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej. Wizerunek w praktyce niemal zawsze spełnia ten warunek, ponieważ pozwala na rozpoznanie konkretnej osoby. Przetwarzanie wizerunku, a więc jego zbieranie, utrwalanie, przechowywanie czy publikowanie, wymaga zatem podstawy prawnej oraz realizacji obowiązków wynikających z RODO.

Najczęściej stosowane podstawy to zgoda oraz prawnie uzasadniony interes administratora. W środowisku pracowniczym szczególną uwagę należy zwrócić na dobrowolność zgody, która w relacji pracodawca – pracownik bywa kwestionowana. Dlatego w praktyce często wybierany jest uzasadniony interes, pod warunkiem że zostanie przeprowadzony test równowagi, w którym ocenia się, czy interes pracodawcy przeważa nad prawami i wolnościami pracownika. Test ten wymaga wykazania, że wykorzystanie wizerunku jest obiektywnie niezbędne i że cel nie może być osiągnięty w sposób mniej ingerujący w prywatność.

RODO nakłada również obowiązek informacyjny. Pracownik musi wiedzieć, kto i w jakim celu przetwarza jego dane, na jakiej podstawie, jak długo oraz jakie prawa mu przysługują, w tym czy ma prawo dostępu, sprzeciwu oraz usunięcia danych.

Rozpowszechnianie wizerunku w prawie autorskim

Prawo autorskie wprowadza odrębną regulację w zakresie publicznego rozpowszechniania wizerunku. Za takie rozpowszechnianie uznaje się stworzenie możliwości zapoznania się z wizerunkiem przez nieograniczoną liczbę odbiorców. Publikacja na stronie internetowej firmy, w mediach społecznościowych czy w materiałach promocyjnych zawsze stanowi rozpowszechnianie. Zasadą jest, że wymaga ono zgody przedstawionej osoby.

Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje trzy wyjątki. Pierwszy dotyczy utrwalania wizerunku osoby powszechnie znanej w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych. Drugi obejmuje przypadek, gdy wizerunek stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy impreza masowa. Trzeci dotyczy sytuacji, w której osoba otrzymała umówione wynagrodzenie za pozowanie. Poza tymi wyjątkami brak zgody oznacza bezprawność rozpowszechniania.

Zasady udzielania zgody na rozpowszechnianie wizerunku

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku musi być świadoma i jednoznaczna. Pracownik powinien dokładnie wiedzieć, gdzie i w jakim kontekście jego wizerunek zostanie opublikowany, jak długo będzie dostępny oraz czy zostanie zestawiony z innymi elementami, które mogą wpływać na odbiór. Zgoda może ograniczać publikację do określonego medium, czasu lub konkretnej sytuacji. Brak sprzeciwu w chwili wykonania zdjęcia nie oznacza zgody na jego późniejsze użycie. Ciężar dowodu, że zgoda została uzyskana prawidłowo, spoczywa na pracodawcy.

Na gruncie RODO oprócz zgody podstawą może być uzasadniony interes, o ile zostanie pozytywnie przeprowadzony test równowagi. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi ocenić, czy publikacja jest rzeczywiście niezbędna do realizacji uzasadnionych celów, takich jak promocja czy budowanie wizerunku firmy, oraz czy nie istnieją mniej inwazyjne środki.

Relacja między zgodą autorską a zgodą na gruncie RODO

W praktyce pracodawcy bardzo często mylą zgodę autorską wymaganą przez ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO. Choć obie dotyczą tego samego dobra – wizerunku, to pełnią zupełnie inne funkcje prawne.

Zgoda autorska odnosi się wyłącznie do rozpowszechniania wizerunku, czyli do jego publicznego udostępnienia. Bez niej co do zasady nie można opublikować zdjęcia pracownika na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy w materiałach promocyjnych (wyjątki od tej zasady są ściśle określone i zostały omówione wcześniej).

Natomiast zgoda na przetwarzanie danych osobowych, jakim jest wizerunek, w rozumieniu RODO to odrębna konstrukcja. Jest jedną z możliwych podstaw przetwarzania danych osobowych, ale nie jedyną. Administrator może sięgnąć również po inne przesłanki, takie jak prawnie uzasadniony interes. Co istotne, fakt posiadania zgody autorskiej nie oznacza automatycznie spełnienia wymogów RODO. Podobnie odwrotnie – nawet jeśli przetwarzanie danych osobowych opiera się na przesłance uzasadnionego interesu, nie zwalnia to z obowiązku uzyskania zgody autorskiej w sytuacji, gdy planowane jest publiczne rozpowszechnianie wizerunku.

Dlatego właściwa praktyka wymaga, aby pracodawcy każdorazowo rozdzielali zgodę autorską oraz zgodę na gruncie RODO i traktowali je jako niezależne od siebie. Dokumentacja powinna jasno wskazywać, która zgoda dotyczy prawa autorskiego, a która – przetwarzania danych osobowych, oraz określać ich cel, zakres i czas obowiązywania. Tylko wtedy można mówić o pełnej zgodności z prawem.

Przetwarzanie wizerunku w rozumieniu prawa pracy

Choć Kodeks pracy nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących wizerunku, należy pamiętać, że stanowi on element danych osobowych pracownika. Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy pracodawca może żądać od zatrudnionego wyłącznie ściśle określonych informacji. Wizerunek, jako dane wykraczające poza ten katalog, może być przetwarzany wyłącznie zgodnie z odrębną podstawą prawną – w praktyce najczęściej na podstawie wyraźnej zgody pracownika. Zgoda ta musi mieć charakter dobrowolny i świadomy, a jej brak nie może wpływać na nawiązanie ani na kontynuowanie stosunku pracy. Warunkowanie zatrudnienia od udzielenia zgody stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania oraz ochrony dóbr osobistych pracownika. Dlatego legalne wykorzystanie wizerunku w relacjach pracowniczych wymaga nie tylko analizy przepisów RODO czy prawa autorskiego, lecz także poszanowania szczególnych gwarancji wynikających z prawa pracy, które mają na celu ochronę pracownika jako strony słabszej w stosunku zatrudnienia.

Ochrona wizerunku ma miejsce również w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego

Wizerunek pracownika stanowi dobro osobiste podlegające ochronie również na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego, niezależnie od regulacji wynikających z RODO oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oznacza to, że nawet uzyskanie zgody na rozpowszechnianie wizerunku nie wyłącza obowiązku poszanowania dóbr osobistych pracownika, w szczególności jego godności, prywatności oraz prawa do ochrony życia prywatnego.

W przypadku naruszenia dóbr osobistych pracownik może dochodzić roszczeń przewidzianych w przepisach Kodeksu cywilnego, w szczególności żądać zaniechania naruszeń, usunięcia ich skutków, zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy na cel społeczny. Ochrona cywilnoprawna stanowi przy tym odrębny i niezależny od regulacji RODO oraz prawa autorskiego mechanizm ochrony praw pracownika związanych z wykorzystaniem jego wizerunku.

Wizerunek w systemach wewnętrznych

Umieszczanie zdjęć pracowników w systemach wewnętrznych to dziś codzienność w wielu organizacjach. Pracownicy korzystają z katalogów adresowych, systemów komunikacyjnych czy poczty elektronicznej, w których obok imienia i nazwiska pojawia się także fotografia. Warto jednak zauważyć, że o ile w takim przypadku mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu RODO, o tyle nie dochodzi jeszcze do rozpowszechniania w rozumieniu prawa autorskiego, ponieważ krąg odbiorców jest ograniczony wyłącznie do pracowników danej firmy lub grupy kapitałowej.

Podstawą przetwarzania danych w tym przypadku najczęściej jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy. Interes ten polega na ułatwieniu identyfikacji pracowników, usprawnieniu komunikacji wewnętrznej oraz zwiększeniu bezpieczeństwa obiegu informacji. Aby jednak móc się na niego powołać, należy przeprowadzić test równowagi, czyli wykazać, że interes pracodawcy jest istotniejszy niż ewentualny sprzeciw pracownika.

Sytuacja zmienia się, gdy wizerunek jest udostępniany osobom spoza organizacji, na przykład w stopkach wiadomości e-mail wysyłanych do klientów czy kontrahentów. Wówczas mamy już do czynienia z rozpowszechnianiem, które wymaga zgody autorskiej. Pracodawca powinien więc rozdzielić te dwa scenariusze i zapewnić różne podstawy prawne w zależności od tego, czy wizerunek pozostaje w środowisku wewnętrznym, czy wychodzi na zewnątrz.

Rejestrowanie wydarzeń i konferencji

Nagrywanie konferencji, szkoleń czy wydarzeń firmowych stało się powszechną praktyką. Sam fakt rejestracji oznacza przetwarzanie danych osobowych uczestników, w tym ich wizerunku. Jeżeli nagranie ma charakter czysto wewnętrzny, wystarczy spełnienie obowiązku informacyjnego i stworzenie uczestnikom realnej możliwości uniknięcia rejestracji – na przykład przez wyłączenie kamery podczas wydarzeń online lub wskazanie stref poza zasięgiem kamer w przypadku wydarzeń stacjonarnych.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy pracodawca planuje publikację nagrania na stronie internetowej czy w mediach społecznościowych. Wówczas konieczne jest uzyskanie zgody autorskiej, a ponadto zapewnienie podstawy przetwarzania na gruncie RODO. Regulaminy wydarzeń mogą przewidywać zgodę na nagrywanie i publikację, ale aby była ona skuteczna, musi być przypisana do konkretnej osoby – dlatego proces rejestracji uczestników powinien być odpowiednio udokumentowany.

Publikacja wizerunku w mediach społecznościowych

Media społecznościowe stanowią szczególny obszar ryzyka w zakresie wizerunku pracowników. Publikacja w tych kanałach zawsze jest rozpowszechnianiem, a więc wymaga zgody autorskiej. Równocześnie mamy tu do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych, które musi znaleźć oparcie w przepisach RODO.

Na gruncie RODO pracodawca może próbować powołać się na uzasadniony interes, ale musi wówczas przeprowadzić wyjątkowo rygorystyczny test równowagi. Należy ocenić, czy publikacja wizerunku pracownika jest rzeczywiście niezbędna do realizacji celu, jakim może być promocja czy budowanie marki pracodawcy, i czy cel ten nie mógłby zostać osiągnięty w inny sposób, mniej ingerujący w prywatność pracownika.

Ze względu na niekontrolowany zasięg i trudności w usuwaniu treści z sieci rekomenduje się w praktyce stosowanie jednoznacznych, szczegółowych zgód, które precyzyjnie określają kanał publikacji, jej kontekst i czas trwania. Taka zgoda powinna być udzielana osobno dla każdego medium i nie może być blankietowa.

Odwołanie zgody i związane z tym konsekwencje

Zarówno zgoda na rozpowszechnianie wizerunku na gruncie prawa autorskiego, jak i zgoda na przetwarzanie danych w rozumieniu RODO mogą zostać w każdej chwili odwołane. Odwołanie wywołuje skutek na przyszłość, co oznacza, że wcześniejsze publikacje dokonane zgodnie z prawem nie stają się nielegalne. Jednak od momentu odwołania pracodawca musi zaprzestać dalszego wykorzystania wizerunku i usunąć go z miejsc, w których jest nadal dostępny.

W praktyce największe trudności powstają w odniesieniu do publikacji w mediach społecznościowych. Charakter tych platform sprawia, że treści po opublikowaniu zaczynają „żyć własnym życiem” – mogą być udostępniane, kopiowane, zapisywane przez użytkowników, a nawet indeksowane przez wyszukiwarki internetowe. O ile samo usunięcie postu z oficjalnego profilu pracodawcy jest technicznie możliwe, o tyle nie ma gwarancji, że materiał nie został wcześniej powielony w innych miejscach i nadal nie funkcjonuje w sieci. W praktyce oznacza to, że całkowite wycofanie wizerunku z obiegu internetowego bywa niezwykle trudne, a czasem wręcz niemożliwe.

Z tego względu zaleca się, aby zgody na publikację wizerunku były jak najbardziej precyzyjne – obejmowały konkretny okres (np. do czasu zakończenia danej kampanii czy projektu) oraz jasno określony kontekst (np. materiały wewnętrzne lub na potrzeby prowadzenia określonej kampanii marketingowej). Takie ograniczenia zmniejszają ryzyko, że wizerunek pracownika będzie krążył w Internecie w sposób niekontrolowany, a ponadto ułatwiają pracodawcy wywiązanie się z obowiązku usunięcia treści w przypadku odwołania zgody.

Podsumowanie

Każdy przypadek wykorzystania wizerunku pracownika wymaga kompleksowej analizy z uwzględnieniem trzech reżimów prawnych: RODO, prawa autorskiego i Kodeksu pracy. Pracodawca powinien rozdzielać zgody autorskie od zgód wymaganych na gruncie RODO, dokumentować ich udzielenie i zakres, przeprowadzać test równowagi przy powoływaniu się na uzasadniony interes oraz wdrażać procedury umożliwiające skuteczne wycofanie wizerunku po odwołaniu zgody.

Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku publikacji w mediach społecznościowych i rejestrowania wydarzeń firmowych, gdzie ryzyko naruszenia prywatności jest największe. Wizerunek pracownika nie jest bowiem zwykłym elementem komunikacji – stanowi dobro osobiste i dane osobowe, których ochrona jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Odpowiedzialne podejście do zarządzania wizerunkiem pracowników pomaga także minimalizować ryzyko sporów i roszczeń, które mogą wyniknąć z naruszenia ich praw.

Czy pracodawca może opublikować zdjęcie pracownika bez jego zgody?

Co do zasady nie – rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Wyjątki dotyczą jedynie osób powszechnie znanych w związku z pełnieniem funkcji publicznych, sytuacji, gdy wizerunek stanowi szczegół większej całości, oraz przypadków, gdy osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.

Jaka jest różnica między zgodą na gruncie RODO a zgodą na rozpowszechnienie wizerunku?

Zgoda w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych dotyczy przetwarzania danych osobowych i jest jedną z kilku możliwych podstaw prawnych. Natomiast zgoda na rozpowszechnienie wizerunku wynika z prawa autorskiego i odnosi się wyłącznie do publicznego udostępnienia wizerunku odbiorcom.

Czy pracownik może cofnąć udzieloną zgodę?

Tak, cofnięcie zgody jest możliwe w każdym momencie i wywołuje skutek wyłącznie na przyszłość. Oznacza to, że publikacje dokonane wcześniej pozostają legalne, ale od chwili odwołania pracodawca musi zaprzestać dalszego rozpowszechniania i usunąć wizerunek z dostępnych kanałów.

Czy zgoda na publikację zdjęcia w intranecie pozwala także na umieszczenie go na stronie internetowej firmy?

Nie – zgoda osoby zawsze odnosi się do konkretnego kontekstu i kanału publikacji. Jeśli pracownik wyraził zgodę wyłącznie na wykorzystanie wizerunku w systemach wewnętrznych, każda publikacja zewnętrzna wymaga odrębnego zezwolenia.

Czy pracodawca może rozpowszechnić wizerunek pracownika na podstawie prawnie uzasadnionego interesu?

Na gruncie RODO przetwarzanie wizerunku w oparciu o uzasadniony interes jest możliwe, ale wymaga przeprowadzenia testu równowagi. Nie zwalnia to jednak z obowiązku uzyskania zezwolenia w zakresie ochrony prawnoautorskiej, ponieważ rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia niezależnie od podstawy przetwarzania danych.

Jak powinna wyglądać prawidłowa zgoda na wykorzystanie wizerunku?

Zgoda powinna być świadoma, dobrowolna i jednoznaczna, a także określać cel, kanał publikacji, czas obowiązywania oraz kontekst użycia wizerunku. Blankietowe formuły typu „wyrażam zgodę na wszelkie wykorzystanie wizerunku” są nieskuteczne i mogą zostać zakwestionowane.

Co z udziałem pracownika w sesji zdjęciowej zorganizowanej przez pracodawcę?

Jeżeli pracownik otrzymał umówioną zapłatę za pozowanie, zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest co do zasady wymagane, o ile strony nie postanowiły inaczej. W praktyce jednak rekomenduje się zawarcie pisemnej umowy, która precyzuje zakres dozwolonego wykorzystania, aby uniknąć sporów interpretacyjnych.

Jakie konsekwencje grożą pracodawcy za bezprawne rozpowszechnienie wizerunku?

Nieuprawnione wykorzystanie lub rozpowszechnienie wizerunku pracownika może skutkować odpowiedzialnością cywilnoprawną za naruszenie dóbr osobistych, w tym roszczeniami o zaniechanie naruszeń, usunięcie ich skutków lub zadośćuczynienie pieniężne. Jeżeli wizerunek umożliwia identyfikację pracownika i stanowi dane osobowe, pracodawca może ponosić również odpowiedzialność na gruncie RODO, w tym narazić się na działania nadzorcze ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.