Szacowanie ryzyka w ochronie danych osobowych - podejście praktyczne

Identyfikacja ryzyka w procesie przetwarzania danych osobowych może okazać się znacznie trudniejsza niż identyfikacja niezgodności. Na chwilę obecną głównym punktem odniesienia w zakresie przeprowadzanych sprawdzeń systemu ochrony danych osobowych są właśnie przepisy prawa, które wskazują konkretne zabezpieczenia. Jednak już niedługo, gdyż od 25 maja 2018 r. głównym odniesieniem stanie się wynik przeprowadzonej analizy ryzyka, która określi jakie zabezpieczenia będą adekwatne do istniejących zagrożeń.

Potencjalnym ryzykiem może być obarczony proces, który sam w sobie jeszcze nie stanowi naruszenia przepisów prawa ochrony danych osobowych jednak w wyniku braku postępowania z tym ryzykiem może on być przyczyną powstania

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET

niezgodności. Przykładowo pozyskiwanie danych osobowych potencjalnych klientów bez wymaganej zgody na prowadzenia marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną (np. mailing) sam w sobie nie jest jeszcze niezgodnością. Jednak kolejnym krokiem w powyższym procesie będzie wysyłka niezamówionych informacji handlowych drogą elektroniczną co już jest dużą niezgodnością.

„Kto przesyła za pomocą środków komunikacji elektronicznej niezamówione informacje handlowe, podlega karze grzywny"[1]

Innymi słowy ryzykiem będzie działanie administratora danych, które wraz z upływem czasu może doprowadzić do niezgodności, dużej lub małej. Identyfikacja potencjalnych ryzyk wymaga czujność i umiejętności przewidywania kolejnych zdarzeń przez ABI/IOD z tego też powodu większość początkujących ABI nie sięga do takich narzędzi pracy jak klasyfikacja ryzyka.

Istnieje wiele metod szacowania ryzyka jednak przy przeprowadzaniu pierwszego szacowania ryzyka ochrony danych osobowych warto rozważyć zastosowanie poniższej metody. Poniżej schemat pokazujący proces szacowania ryzyka.

 

Etapy szacowania ryzyka

Pierwszy etap jako identyfikacja kategorii danych musi pojawić się ze względu na przepisy prawa, wiec ten etap jest najprostszy, gdyż rozróżniamy dane ze względu na ich kategorię (tzw. zwykłe i wrażliwe). W kolejnym etapie musimy zidentyfikować istniejące zagrożenia, jednak by to zrobić musimy wiedzieć gdzie się znajdują dane i w jakiej formie się one znajdują elektroniczna czy papierowa. Jak już wiemy gdzie są dane, musimy określić występujące zagrożenia. W tym miejscu musimy dokonać indywidualnej oceny co może się stać z danymi w konkretnym obszarze np. kradzież, spalenie, zalanie, etc. Kolejno oceniamy jak utrata konkretnej kategorii danych w konkretnym procesie wpłynie na całą organizację np. krytyczne procesy zostaną zatrzymane, dojdzie do zerwania umów przez klientów, dojdzie do kontroli GIODO i konsekwencji z niej wynikających. Tu nieuchronnie należy dokonać klasyfikacji zidentyfikowanych ryzyk, czyli określić czy wysokość ryzyka w stosunku do poszczególnego procesu. Poniżej przykładowa tabela klasyfikacji ryzyka:

Skala oceny ryzyka

Korzystając z powyższej tabeli możemy określić, że konkretny proces zostaje zaklasyfikowany jako stwarzający bardzo małe ryzyko, małe ryzyko, średnie ryzyko, duże ryzyko lub bardzo duże ryzyko.

Ostatecznie wynikiem całego procesu jest określenie jakie działania wobec ryzyk powinny zostać podjęte, czyli np. jakie zabezpieczenia muszą być zastosowane by uniknąć negatywnych konsekwencji w stosunku do konkretnej kategorii danych, która znajduje się w konkretnej lokalizacji. Postępowanie z ryzykiem może się sprowadzać do następujących działań:

  • obniżanie ryzyka poprzez wdrażanie dodatkowych zabezpieczeń,
  • pozostawienie ryzyka na poziomie określonym w procesie szacowania ryzyka i zaniechanie dalszych działań,
  • unikanie ryzyka przez niepodejmowanie działań będących źródłem ryzyka,
  • przeniesienie ryzyka na inny podmiot w zakresie odpowiedzialności za zarządzanie ryzykiem bez możliwości przeniesienia odpowiedzialności za skutki wynikające z naruszenia poufności, integralności lub dostępności danych osobowych.

E-learning RODO to już standard!

Pracownicy zdobywają wiedzę o ochronie danych, przystępnie i praktycznie. Testy końcowe potwierdzają efekty szkolenia,a zaświadczenie je dokumentuje.
ZOBACZ WIĘCEJ

Powyższy proces może wydawać się złożony i faktycznie w niektórych przypadkach tak jest np. ocena ryzyka przetwarzania danych wrażliwych, powierzonych przez klientów znajdujących się na serwerze, którym administruje podmiot zewnętrzny. Jednak w innym przypadku proces ten może być banalnie prosty np. ocena ryzyka danych zwykłych w postaci księgi wejść i wyjść, znajdującej się na recepcji, a po godzinach pracy zamykanej na klucz nie stwarza już znacznego problemu.

Czytaj także: Szacowanie ryzyka zgodnie z RODO - cz. 1

Wraz z rozpoczęciem obowiązywania przepisów RODO, administrator danych będzie musiał przeprowadzać ocenę skutków przetwarzania danych osobowych przed rozpoczęciem procesu przetwarzania danych osobowych, czyli w praktyce będzie musiał oceniać zgodność przyszłego planowanego stanu faktycznego. Z tego względu warto już teraz powoli zdobywać doświadczenie w identyfikacji ryzyk przetwarzania danych osobowych.

„Jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych. Dla podobnych operacji przetwarzania danych wiążących się z podobnym wysokim ryzykiem można przeprowadzić pojedynczą ocenę.”[2]

Podsumowanie

Proces analizy ryzyka może być bardzo złożony ale może być również bardzo prosty. Wszystko zależy od tego jakie założenia w tym procesie przyjmiemy. Warto pamiętać o definicji ryzyka „Możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów. Ryzyko jest mierzone wpływem (skutkami) i prawdopodobieństwem wystąpienia”.

--

[1] Art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z zm.)

[2] Art. 35 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Kontrola UODO - dla nas to rutyna!

Czytaj także:

-
4.61/5 (41) 1
Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Szkolenie RODO od podstaw

Szkolenie dla osób, które zaczynają swoją „przygodę” z RODO i z funkcją inspektora ochrony danych.

Zobacz więcej
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".