Nowelizacja Kodeksu pracy a RODO: zasady pracy zdalnej i badanie trzeźwości

Kto może pracować zdalnie

Praca zdalna stała się wyznacznikiem postępu i  odzwierciedlają to nowe przepisy Kodeksu pracy. W zdecydowanej większości przypadków przejście na home office (lub pracę hybrydową) będzie wymagało uzgodnień na linii pracodawca-pracownik, jednak nie każdy będzie mógł z niego skorzystać.

Odmienne zasady przewidziano m.in. dla pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do 4. roku życia czy osób, które sprawują opiekę nad innym członkiem rodziny. Pracodawca powinien uwzględnić ich wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, którą wykonuje pracownik. Wtedy trzeba przedstawić pracownikowi przyczynę odmowy uwzględnienia wniosku.

Czy pracodawca może zażądać pracy zdalnej

Uprawnienia związane z pracą zdalną przysługują nie tylko pracownikom, ale także pracodawcy. Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej przede wszystkim, jeżeli wystąpi stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Warunkiem jest jednak, aby pracownik oświadczył, że posiada ku temu odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.

Pracodawca może skorzystać z tego rozwiązania także wtedy, gdy siła wyższa uniemożliwia mu zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z pracą zdalną

Organizacja pracy zdalnej powinna zapewnić jej efektywność, ale także wygodę i komfort pracownika, który ją świadczy. Pracodawca musi w szczególności:

• zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym techniczne – niezbędne, by wykonywać pracę zdalną;
• zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć ich koszty;
• pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych, aby wykonywać pracę zdalną;
• zapewnić pomoc techniczną niezbędną, by wykonywać pracę zdalną;
• wypłacić ekwiwalent – w przypadku uzgodnienia, że pracownik będzie korzystał z narzędzi, których nie zapewnił pracodawca.

RAPORT

Nowelizacja Kodeksu pracy

12 faktów, które powinien poznać każdy pracodawca

Sprawdź, jak kontrola trzeźwości i praca zdalna wpływają na dodatkowe obowiązki IOD w zakresie RODO.

Więcej

Jak postrzegać odmienności w traktowaniu osoby wykonującej pracę zdalną

Pracownik, który wykonuje pracę zdalnie lub hybrydowo, nie może być traktowany mniej korzystnie od pozostałych. Dotyczy to m.in. warunków zatrudnienia, awansu czy dostępu do szkoleń. Pewne różnice mogą występować, jednak powinny wynikać z odrębności charakterystycznych dla pracy zdalnej.

W kontekście pracy zdalnej pojawia się odniesienie do dyskryminacji. Przepisy zabraniają jej wobec pracowników, którzy zdecydowali się wykonywać pracę zdalną. Również ci, którzy nie skorzystali z takiej możliwości, nie powinni być traktowani gorzej z powodu swojej decyzji.

Praca zdalna … okazjonalna

Oprócz standardowego trybu pracy zdalnej pracownik może wykonywać ją także okazjonalnie. Odbywa się to na wniosek pracownika i w wymiarze, który nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym.

Jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie ochrony danych w związku z pracą zdalną

Praca zdalna skutkuje sytuacją, w której pracownik przetwarza dane osobowe stale lub regularnie (a w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej – okresowo) poza zakładem pracy. Pracodawca niezmiennie musi jednak zapewnić, by dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, a w szczególności z RODO. Mnogość naruszeń potwierdza, że najsłabszym ogniwem ochrony danych osobowych nadal jest człowiek. Poziom ochrony danych w organizacji zwiększa się, jeżeli pracownicy posiadają odpowiednie mechanizmy i wiedzę w tej materii.

Pracodawca, który planuje wdrożyć pracę zdalną, powinien się starać, aby zapewnić ochronę danych osobowych już na etapie projektowania rozwiązania (privacy by design). W tym celu może odpowiednio skonfigurować środowisko informatyczne i wprowadzić procedury ochrony danych. O tych ostatnich wprost wspominają przepisy Kodeksu pracy.

Jeżeli jest taka potrzeba, pracodawca powinien przeprowadzić instruktaż i przeszkolić pracowników. Pracownik potwierdza w postaci elektronicznej lub papierowej, że zapoznał się z procedurami i musi ich przestrzegać.

E-LEARNING

RODO przy pracy zdalnej

po nowelizacji Kodeksu pracy

Dzięki szkoleniu pracownicy dowiedzą się, jak w prosty sposób podnieść poziom bezpieczeństwa pracy zdalnej.

Więcej

Dedykowane szkolenie dla pracownika, który świadczy pracę zdalnie, to nie tylko sposób na redukcję ryzyka naruszeń w przyszłości. Dzięki temu pracodawca zyskuje argument, który pozwala mu wykazać, że podjął istotne starania, by zapewnić właściwy poziom ochrony danych w swojej organizacji.

Kiedy pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości

Pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości, gdy jest to niezbędne do ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. Zatrudniający nie ma więc pełnej swobody – może wprowadzić kontrolę trzeźwości wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do ochrony wspomnianych dóbr.

Dogłębne badanie zgodności usługi z RODO może wymagać odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, zarówno w dziedzinie prawa jak i IT. Z tego względu w każdym przypadku najlepiej powierzyć to zadanie profesjonalnym i niezależnym audytorom.

Marcin Kuźniak – nasz doradca ds. ochrony danych, wskaże Ci najlepsze rozwiązania. Skontaktuj się z nim i sprawdź, jakie masz możliwości.

Pracodawca, który planuje podjęcie takich kroków, musi najpierw ocenić, czy kontrola trzeźwości rzeczywiście jest niezbędna do ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub mienia. Analiza powinna objąć czynniki ryzyka, takie jak rodzaj wykonywanej pracy, rodzaje wykorzystywanych sprzętów oraz ich podatność na uszkodzenia, zagęszczenie osób na powierzchni zakładu pracy, a także odmienności pomiędzy poszczególnymi grupami pracowników.

W jaki sposób wprowadza się kontrolę trzeźwości

Kontrolę trzeźwości można wprowadzić poprzez układ zbiorowy pracy lub regulamin  pracy albo obwieszczenie, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.

Niezależnie od sposobu, w jaki kontrola została wprowadzona, minimum treści to:

• informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
• grupa lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości, 
• rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
• czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości nie później niż 2 tygodnie przed jej wprowadzeniem, a jeżeli zatrudnia nowego pracownika objętego kontrolą trzeźwości – zanim dopuści go do pracy.

Kogo można poddać kontroli trzeźwości

Przepisy przewidują szeroki zakres osób, które pracodawca może poddać kontroli trzeźwości. Oprócz pracowników będą to także osoby zatrudnione na podstawie innych rodzajów umów (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), ale także osoby, które świadczą pracę w ramach własnej działalności gospodarczej.

Jak przeprowadza się kontrolę

Szczegółowy sposób przeprowadzenia kontroli zostanie ustalony we właściwym rozporządzeniu. Z ustawy wynika jedynie, że w tym celu wykorzystywane będą urządzenia, które posiadają ważne dokumenty potwierdzające kalibrację lub wzorcowanie. Metoda kontroli ma nie wymagać przeprowadzania badań laboratoryjnych. Nasuwa się zatem dość oczywisty wniosek, że chodzi przede wszystkim o alkomaty.

SZKOLENIE

RODO w HR

po nowelizacji Kodeksu pracy

Dla osób, które chcą zrozumieć, na czym polega ochrona danych osobowych w kontekście danych kadrowych i jak stosować wymogi prawa w tym zakresie.

Więcej

Kiedy pracodawca nie dopuszcza pracownika do wykonywania pracy

Pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania pracy, jeżeli znajduje się w stanie nietrzeźwości (powyżej 0,5 promila we krwi albo 0,25 mg alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza) albo w stanie po użyciu alkoholu (od 0,2 do 0,5 promila we krwi albo od 0,1 do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza). 

Wartości graniczne są analogiczne do tych, które obowiązują w ruchu drogowym. Jeżeli pracownik wydycha mniej niż 0,1 mg alkoholu w 1 dm3 powietrza lub stężenie alkoholu we krwi jest niższe niż 0,2 promila, nie ma podstaw, by odsunąć go od pracy.

Jeżeli pracodawca bezpodstawnie odsunie pracownika od pracy, jest to jednoznaczne z usprawiedliwioną nieobecnością. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.

Jak długo przechowuje się informacje o badaniu trzeźwości

Przepisy nie przewidują możliwości przetwarzania informacji o badaniu w przypadku, gdy nie wykazało ono stanu nietrzeźwości albo stanu po użyciu alkoholu. Jeżeli natomiast wynik badania będzie uzasadniał niedopuszczenie pracownika do wykonywania pracy, to informacje o dacie, godzinie, minucie oraz wyniku badania można przechowywać maksymalnie przez rok, odkąd je zebrano. W przypadku, gdy informacje mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu, czas ten wydłuża się do prawomocnego zakończenia postępowania.

Roczny okres wydłuża się także w przypadku, gdy pracownik otrzyma kary porządkowe. Trwa wówczas aż do czasu uznania kary za niebyłą.

Po upływie terminów przetwarzania informacji należy je usunąć.

Podsumowanie

Nowe zasady pracy zdalnej trudno określić jako innowacyjne. Są raczej próbą standaryzacji tego, co pracodawcy i pracownicy wypracowali w praktyce. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku kontroli trzeźwości. Regulacje są bowiem wyraźną odpowiedzią na potrzeby pracodawców. Faktem jest, że pracodawcy zdecydowali się na wprowadzanie pracy zdalnej z uwagi na pandemię SARS-CoV-2 oraz z powodu wolno dojrzewających do tego preferencji pracowników. Praca zdalna stanowiła atut pracodawcy, przy pomocy którego mógł on zachęcić pracownika do wejścia w jego struktury, a jej reguły mogły być względnie swobodnie kształtowane przez strony umowy. Z kolei regulacje dotyczące home office doczekają się swej oceny po pewnym czasie od wejścia przepisów w życie.