#1 Zmiany w kodeksie – praca zdalna
Praca zdalna stała się wyznacznikiem postępu i odzwierciedlają to nowe przepisy Kodeksu pracy. Przejście na pracę zdalną będzie wymagało uzgodnień na linii pracodawca-pracownik oraz generowało dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy.
Zasady wykonywania pracy zdalnej z reguły będzie określać porozumienie zawierane między pracodawcą i zakładową organizacją związkową albo regulamin pracy zdalnej. Warto zaznaczyć, że regulamin pracy zdalnej oraz regulamin pracy są to dwa różne dokumenty.
Kodeks pracy – czy pracodawca może zażądać pracy zdalnej?
Praca zdalna jest dobrowolna. Z inicjatywą pracy zdalnej może wystąpić pracodawca lub pracownik. Pracownik składa w tym celu wniosek papierowy lub elektroniczny. Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej przede wszystkim, jeżeli wystąpi stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Pracodawca może skorzystać z tego rozwiązania także wtedy, gdy siła wyższa uniemożliwia mu zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. Warunkiem jest jednak, aby pracownik oświadczył, że posiada ku temu odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.
Odmienne zasady przewidziano m.in. dla pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do 4. roku życia czy osób, które sprawują opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić ich wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, którą wykonuje pracownik.
Wtedy trzeba przedstawić pracownikowi przyczynę odmowy uwzględnienia wniosku.
Praca zdalna i obowiązki pracodawcy
Organizacja pracy zdalnej powinna zapewnić jej efektywność, ale także wygodę i komfort pracownika, który ją świadczy. Pracodawca musi w szczególności:
- zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym techniczne – niezbędne, by wykonywać pracę zdalną;
- zapewnić pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć ich koszty;
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych, aby wykonywać pracę zdalną;
- zapewnić pomoc techniczną niezbędną, by wykonywać pracę zdalną;
- wypłacić ekwiwalent – w przypadku uzgodnienia, że pracownik będzie korzystał z narzędzi, których nie zapewnił pracodawca.
Praca zdalna – traktuje wszystkich równo
Pracownik, który wykonuje pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie od pozostałych. Dotyczy to m.in. nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansu czy dostępu do szkoleń. Pewne różnice mogą występować, jednak powinny wynikać z odrębności charakterystycznych dla pracy zdalnej.
Przepisy zabraniają dyskryminacji wobec pracowników, którzy zdecydowali się wykonywać pracę zdalną. Również ci, którzy nie skorzystali z takiej możliwości, nie powinni być traktowani gorzej z powodu swojej decyzji.
Praca zdalna może być okazjonalna
Oprócz standardowego trybu pracy zdalnej pracownik może wykonywać ją także okazjonalnie. Jest to forma benefitu dla pracownika. Pracodawca może udzielić zgody na tę formę pracy zdalnej, na podstawie wniosku pracownika w wymiarze nie przekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca ma jednak prawo odmówić pracownikowi wyrażenia zgody.
#2 Nowelizacja Kodeksu pracy, praca zdalna i RODO
Praca zdalna skutkuje sytuacją, w której pracownik przetwarza dane osobowe stale lub regularnie (a w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej – okresowo) poza zakładem pracy.
W każdym przypadku gdy dochodzi do przetwarzania danych w trakcie pracy zdalnej – pracodawca musi zapewnić, by dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, a w szczególności z RODO. Mnogość naruszeń potwierdza, że najsłabszym ogniwem ochrony danych osobowych nadal jest człowiek.
Procedury ochrony danych w Kodeksie pracy
Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek określić procedury ochrony danych osobowych.
W dokumencie tym powinny pojawić się zasady dotyczące m.in.: sposobu zabezpieczenia sprzętu, dokumentów po zakończeniu przez pracownika pracy, udostępniania danych podczas pracy zdalnej, korzystania ze służbowego sprzętu do celów prywatnych oraz prywatnego sprzętu do celów służbowych, dostępu do Internetu z wykorzystaniem prywatnych, bądź służbowych urządzeń itp.
Pracodawca, który planuje wdrożyć pracę zdalną, powinien się starać, aby zapewnić ochronę danych osobowych już na etapie projektowania rozwiązania (privacy by design). W tym celu może odpowiednio skonfigurować środowisko informatyczne i wprowadzić procedury ochrony danych. O tych ostatnich wprost wspominają przepisy Kodeksu pracy.
Szkolenie pracowników z RODO w aspekcie pracy zdalnej
Jeżeli jest taka potrzeba, pracodawca powinien przeprowadzić instruktaż i przeszkolić pracowników z zakresu procedur ochrony danych osobowych. Pracownik potwierdza w postaci elektronicznej lub papierowej, że zapoznał się z procedurami i musi ich przestrzegać.
Nowe wyzwanie – monitorowanie przestrzegania przepisów i polityk o ochronie danych osobowych w warunkach pracy zdalnej
W pandemii firmy wdrażały pracę zdalną bez zachowania odpowiednich standardów bezpieczeństwa organizacji i bez wymaganej analizy ryzyka. Na tamten czas to było zrozumiałe.
Tymczasem wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji (w tym danych osobowych), czyli zachowanie ich poufności, dostępności i integralności, pozostają takie same podczas pracy zdalnej jak w normalnych warunkach (pkt 17.1.1. ISO/IEC 27002).
W efekcie pojawił się problem zgodności prowadzonej działalności z wymogami prawa, zawartymi kontraktami oraz wewnętrzną polityką w zakresie ochrony danych osobowych.
Inspektor ochrony danych, jako niezależny specjalista, jest zobowiązany do nadzoru i monitorowania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
W Wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych WP 243 wskazano, że w ramach monitorowania przestrzegania przepisów IOD powinien, m.in.:
- zbierać informacje w celu identyfikacji procesów przetwarzania,
- analizować i sprawdzać zgodność tego przetwarzania,
- informować, doradzać i rekomendować określone działania administratorowi.
Kontrola wykonywania pracy zdalnej
Przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola musi odbywać się w porozumieniu z pracownikiem i nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób.
Jeżeli pracodawca w trakcie takiej kontroli stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, może on zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień albo wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.Pracodawca ma możliwość wykonania kontroli zdalnie, wykorzystując do tego różne rozwiązania technologiczne.
Praca zdalna – jak można monitorować bezpieczeństwo danych?
Monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych dokonywane w ramach pracy zdalnej może być realizowane poprzez:
- audyt planowy – zgodnie z przyjętym programem audytów,
- audyt doraźny, gdy inspektor ochrony danych powziął wiadomość o naruszeniu ochrony danych osobowych lub ma uzasadnione podejrzenie wystąpienia takiego naruszenia,
- bieżącą weryfikację przestrzegania polityk przetwarzania danych osobowych na podstawie zgłoszenia osoby wykonującej obowiązki określone w dokumentacji przetwarzania danych lub zgłoszenia osoby trzeciej lub z inicjatywy inspektora ochrony danych.
Dodatkowo, zanim jeszcze praca zdalna zostanie wprowadzona, Pracodawca powinien w swoim zakładzie pracy przeprowadzić ogólną ocenę ryzyka.
#3 Zmiany w kodeksie pracy i kontrola trzeźwości
Zatrudniający nie ma pełnej swobody we wprowadzaniu kontroli trzeźwości pracowników. Może to zrobić, gdy jest to niezbędne do ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.
Czynniki ryzyka przy ocenie, czy badanie trzeźwości jest niezbędne
Dlatego też pracodawca, który planuje podjęcie badania trzeźwości, musi najpierw ocenić, czy kontrola trzeźwości rzeczywiście jest niezbędna do ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub mienia.
Analiza powinna objąć czynniki ryzyka, takie jak rodzaj wykonywanej pracy, rodzaje wykorzystywanych sprzętów oraz ich podatność na uszkodzenia, zagęszczenie osób na powierzchni zakładu pracy, a także odmienności pomiędzy poszczególnymi grupami pracowników.
W jaki sposób wprowadza się kontrolę trzeźwości?
Kontrolę trzeźwości można wprowadzić poprzez układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy albo obwieszczenie, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.
Jakie treści powinny się znaleźć w dokumencie wprowadzającym kontrolę trzeźwości?
Z układu zbiorowego, regulaminu, czy też obwieszczenia powinna wynikać co najmniej informacja o:
- informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości,
- grupa lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
- rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
- czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli.
Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości, nie później niż dwa tygodnie przed jej wprowadzeniem, a jeżeli zatrudnia nowego pracownika objętego kontrolą trzeźwości – zanim dopuści go do pracy.
Kogo można poddać kontroli trzeźwości?
Przepisy przewidują szeroki zakres osób, które pracodawca może poddać kontroli trzeźwości. Oprócz pracowników będą to także osoby zatrudnione na podstawie innych rodzajów umów (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), ale także osoby, które świadczą pracę w ramach własnej działalności gospodarczej.
Jak przeprowadza się kontrolę trzeźwości?
Szczegółowy sposób przeprowadzenia kontroli trzeźwości został uregulowany w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika z dnia 16 lutego 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 317).
Kiedy pracodawca nie dopuszcza pracownika do wykonywania pracy?
Pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania pracy:
- jeżeli znajduje się w stanie nietrzeźwości (powyżej 0,5 promila we krwi albo 0,25 mg alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza)
- albo w stanie po użyciu alkoholu (od 0,2 do 0,5 promila we krwi albo od 0,1 do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3 wydychanego powietrza).
Wartości graniczne są analogiczne do tych, które obowiązują w ruchu drogowym. Jeżeli pracownik wydycha mniej niż 0,1 mg alkoholu w 1 dm3 powietrza lub stężenie alkoholu we krwi jest niższe niż 0,2 promila, nie ma podstaw, by odsunąć go od pracy.
Jeżeli pracodawca bezpodstawnie odsunie pracownika od pracy, jest to jednoznaczne z usprawiedliwioną nieobecnością. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.
Jak długo przechowuje się informacje o badaniu trzeźwości?
Przepisy nie przewidują możliwości przetwarzania informacji o badaniu w przypadku, gdy nie wykazało ono stanu nietrzeźwości albo stanu po użyciu alkoholu. Jeżeli natomiast wynik badania będzie uzasadniał niedopuszczenie pracownika do wykonywania pracy, to informacje o dacie, godzinie, minucie oraz wyniku badania można przechowywać maksymalnie przez rok, odkąd je zebrano.
W przypadku, gdy informacje mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu, czas ten wydłuża się do prawomocnego zakończenia postępowania.
Roczny okres wydłuża się także w przypadku, gdy pracownik otrzyma kary porządkowe. Trwa wówczas aż do czasu uznania kary za niebyłą.
Po upływie terminów przetwarzania informacji należy je usunąć.