Kontrole Prezesa UODO – doświadczenia i wskazówki

W artykule „Powitajmy naszych gości – kontrola UODO” wyjaśniliśmy kroki postępowania w razie kontroli, w „Schemacie kontroli UODO” odpowiadamy zaś na pytania o prawa i obowiązki administratora. Poniżej przedstawiamy nasze doświadczenia i wskazówki, z których warto korzystać już teraz.

Zrozumienie pracy kontrolerów

Kluczem nie tylko do przygotowania do kontroli, ale także w istocie do prawidłowego wdrożenia i utrzymania zgodności z RODO jest umiejętność postawienia się na miejscu kontrolerów z Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) i wdrożenie takich rozwiązań, które wskazują na jak najpełniejszą zgodność z przepisami o ochronie danych.

Oprócz znajomości przepisów, które wyjaśniamy w artykułach wskazanych powyżej, warto mieć świadomość, że kontrolerzy będą chcieli dobrze wykonać swoją pracę, przede wszystkim przez:

  1. po pierwsze – zrealizowanie wszystkich aspektów kontroli – a więc uzyskanie odpowiedzi na każdy aspekt upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
  2. po drugie – udokumentowanie wszystkich ustaleń – a więc uzyskanie jak najpełniejszych dowodów audytowych – dokumentów i wydruków fotografii z oględzin,
  3. po trzecie – przygotowanie kompletnych protokołów z kontroli.

Świadomość, co potencjalnie mogłoby być przedmiotem kontroli oraz jaki może być jej zakres, jest bardzo ważna nie tylko przy bezpośrednim przygotowaniu do kontroli, ale przede wszystkim przy osiąganiu i utrzymywaniu zgodności z RODO. Dzięki dalszej lekturze dowiesz się, na co zwracać uwagę w odniesieniu do każdego z celów, które będzie chciał osiągnąć kontroler.

Zrealizowanie wszystkich aspektów kontroli

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Potencjalne pytania kontrolerów będą zależały od treści upoważnienia do kontroli. Upoważnienie może oscylować albo wokół całej działalności organizacji, albo – co bardziej prawdopodobne – wokół konkretnej części działalności organizacji, najczęściej powiązanej z przedmiotem skargi lub zgłoszenia naruszenia ochrony danych, które wpłynęły do UODO.

Podczas kontroli będą badane wszystkie fakty i okoliczności, które mogą mieć znaczenie dla oceny zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Samej oceny zgodności Prezes UODO dokona już po zakończeniu czynności kontrolnych – na podstawie zebranych informacji i materiałów. Kontrolujący będą badać fakty istotne dla każdego z aspektów upoważnienia do kontroli, ponieważ to upoważnienie będzie punktem wyjścia struktury protokołu kontroli.

Przykład: Typowe upoważnienie do kontroli obejmuje ustalenie:

  1. podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych,
  2. źródeł, z jakich dane osobowe są pozyskiwane,
  3. kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych,
  4. celów, w jakich dane są przetwarzane,
  5. odbiorców, którym dane są ujawniane, oraz szczegółów udostępniania (podstawy prawnej, celu, zakresu i sposobu),
  6. sposobu spełnienia obowiązku informacyjnego,
  7. sposobu realizacji praw osób, których dane dotyczą,
  8. zasad powierzenia przetwarzania,
  9. upoważnień do przetwarzania danych,
  10. wdrożenia polityk i procedur ochrony danych (w tym ich formalnego obowiązywania oraz świadomości i przeszkolenia członków personelu),
  11. czy wyznaczono inspektora ochrony danych,
  12. czy dane osobowe nie są przechowywane przez zbyt długi okres,
  13. czy wdrożono środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych,
  14. czy prowadzony jest rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania,
  15. czy odpowiednio dokumentowane są wszystkie naruszenia ochrony danych.

Wskazówka: Ponieważ kontrola polega na wywiadzie osobowym, zbieraniu dowodów oraz oględzinach, kluczowe jest uprzednie przygotowanie odpowiedzi na potencjalne pytania kontrolerów. Najpełniejsze odpowiedzi uzyskuje się dzięki przeprowadzeniu audytu lokalizacji, która ma być kontrolowana. Ponieważ wywiad może być przeprowadzany z każdym pracownikiem, warto upewnić się, że posiadają oni odpowiednią wiedzę o zasadach przetwarzania danych.

Funkcja IOD - to się dobrze przekazuje

Udokumentowanie wszystkich ustaleń

Kontrolerzy bardzo rzadko poprzestają na ustaleniach ustnych. Niemal wszystkie ustalenia będzie trzeba udokumentować przez załączenie do protokołu oryginałów lub poświadczonych kopii żądanych dokumentów, jak również wydruków fotografii, o które kontrolujący mogą zwracać się w szczególności podczas oględzin. Brak przedstawienia dowodów na zgodność z RODO może zostać uznany za naruszenie obowiązku zapewnienia rozliczalności (art. 5 ust. 2 i art. 24 ust. 1 RODO).

Przykład: Przy badaniu kwestii obowiązków pracowników kontrolerzy mogą poprosić nie tylko o sam dokument stanowiący upoważnienie, ale także o dokument potwierdzający zobowiązanie pracowników do zachowania poufności oraz ich świadomość, jakich zasad ochrony danych powinni przestrzegać (tzn. potwierdzający zapoznanie się z dokumentacją ochrony danych).

Wskazówka: Kluczowe jest wcześniejsze zgromadzenie dokumentów, o które mogą prosić kontrolujący. Dzięki temu będziemy w stanie udzielić dokładniejszych wyjaśnień oraz sprostować ewentualne nieścisłości. Aby uniknąć przygotowywania dokumentów tuż przed kontrolą, najlepszym rozwiązaniem jest podejście kompleksowe, tzn. przygotowanie i formalne przyjęcie polityk, procedur i rejestrów, obejmujących te aspekty RODO, które odnoszą się do typowego upoważnienia do kontroli (patrz lista powyżej). Posiadanie takich procedur, a także dowodu, że pracownicy się z nimi zapoznali (a najlepiej – że zostali z nich przeszkoleni), będzie wskazywać na zgodność z RODO. Ze względu na to, że nie sposób przewidzieć wszystkich materiałów, o które kontrolujący będą się zwracać, warto zadbać o stały dostęp do kolorowej drukarki.

Przygotowanie kompletnych protokołów z kontroli

Praca dobrymi narzędziami RODO to nie praca!

Aplikacje, kalkulatory, RODOmigawki - wszystko, co może ułatwić Ci zarządzanie systemem ochrony danych osobowych.
ZOBACZ WIĘCEJ
Podczas kontroli będą sporządzane protokoły cząstkowe – m.in. z wyjaśnień poszczególnych osób oraz z oględzin (tzn. wizji lokalnej). Na ich podstawie zostanie przygotowany protokół końcowy. Każdy z protokołów powinien zostać podpisany zarówno przez kontrolujących, jak i przez osoby reprezentujące podmiot kontrolowany. Każdy z protokołów należy dokładnie przeczytać – najlepiej, jeśli zrobią to przynajmniej dwie osoby. Nawet jeśli protokół końcowy stanowi powtórzenie ustaleń z protokołów końcowych, to przeczytajmy go na spokojnie jeszcze raz, aby upewnić się, że żaden z istotnych dla nas faktów nie został pominięty.

Przykład: Może się zdarzyć, że kontrolujący, którzy otrzymują od nas wiele informacji i wyjaśnień, zapomną zawrzeć w protokole korzystnych dla nas ustaleń, np. o stosowaniu szyfrowania czy stosowaniu polityki czystego biurka i ekranu. Kontrolujący mogą także źle zrozumieć nasze wyjaśnienia, o czym dowiemy się dopiero z treści protokołu.

Wskazówka: W razie potrzeby, a w szczególności w razie zawarcia w protokole ustaleń, z którymi się nie zgadzamy, warto skorzystać z art. 88 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych, który daje kontrolowanemu prawo złożenia pisemnych zastrzeżeń do treści protokołu, w terminie 7 dni od dnia przedstawienia go do podpisu.

Podsumowanie

Przygotowanie do kontroli może być traktowane jak ostatnia deska ratunku – tak będzie, jeśli do czasu zawiadomienia o jej przeprowadzeniu nie będziemy dbać o zgodność z RODO. O wiele lepiej, jeśli przygotowanie do kontroli stanie się swoistą filozofią wdrożenia i utrzymania zgodności z RODO. Skoro kontrola stanowi jedną z końcowych form weryfikacji zgodności z RODO, to przygotowanie organizacji pod jej kątem będzie zarazem najlepszym sposobem na sprawnie funkcjonujący system ochrony danych.

Czytaj także:

-
4.46/5 (41) 1

Szkolenie RODO od podstaw

Szkolenie dla osób, które zaczynają swoją „przygodę” z RODO i z funkcją inspektora ochrony danych.

Zobacz więcej
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".