Jak wyliczyć kary pieniężne za naruszenie przepisów RODO?

Maksymalna wysokość kar

RODO, w zależności od rodzaju konkretnego naruszenia przewiduje co do zasady dwa progi w zakresie wysokości kar administracyjnych:

• do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa;
• do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Dodatkowo w Polsce, w zakresie jednostek sektora finansów publicznych, instytutów badawczych i Narodowego Banku Polskiego obowiązuje górny próg do 100 000 złotych kary, a w zakresie państwowych i samorządowych instytucji kultury – do 10 000 zł.

Jak widać, kary określa się jedynie poprzez wskazanie górnego limitu odpowiedzialności - ten z kolei jest bardzo wysoki, przez co organ ma wyjątkowo duży wachlarz możliwości w zakresie określenia konkretnej wysokości kary w każdej indywidualnej sprawie.

Organ, czyli kto?

Zgodnie z RODO, za monitorowanie i egzekwowanie stosowania rozporządzenia (w tym także za nakładanie kar administracyjnych w związku z jego naruszeniem) w każdym państwie członkowskim odpowiada niezależny organ publiczny, chroniący podstawowe prawa i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. W realiach polskiego systemu prawnego jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Każdy, kto uważa, że jego dane osobowe przechowywane są lub przetwarzane sprzecznie z prawem, ma możliwość zgłosić się właśnie do Prezesa UODO, a ten, w zależności od stanu faktycznego konkretnej sprawy, może nałożyć na winnych naruszeń odpowiednio ustaloną karę pieniężną.

Brak taryfikatora – kara zawsze wyliczana indywidualnie

Jak zatem ustala się wysokość kary? RODO stanowi, że nakładane kary powinny być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające, a ustalając ich wysokość w każdym indywidualnym przypadku należy zwrócić uwagę na aż 11 szczegółowo opisanych kryteriów. Proces dochodzenia do konkretnej kwoty jest zatem bardzo skomplikowany, wobec czego istotnych wskazówek dostarczyć mogą przedstawione i omówione poniżej Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych.

Kryteria oceny, czyli co organ weźmie pod uwagę

Charakter, waga i czas trwania naruszenia

Już poprzez samo ustanowienie dwóch różnych maksymalnych wysokości administracyjnej kary pieniężnej w rozporządzeniu wskazuje się, że naruszenie niektórych przepisów rozporządzenia może być poważniejsze niż naruszenie innych przepisów. Spotykamy się także z pojęciem „niewielkich naruszeń” (motyw 148), które nie stanowią poważnego zagrożenia dla praw osób, których dane dotyczą. W takich przypadkach, zgodnie z Wytycznymi, karę pieniężną można – choć nie zawsze – zastąpić upomnieniem. Taką samą możliwość – zastąpienia kary pieniężnej upomnieniem, stwarza się w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna, a grożąca kara pieniężna stanowiłaby dla niej nieproporcjonalne obciążenie. Należy jednak zawsze ocenić liczbę osób, których naruszenie dotyczy, aby upewnić się, czy jest to pojedyncze zdarzenie, czy też mamy do czynienia z bardziej systematycznym naruszeniem lub brakiem odpowiednich sposobów postępowania. Organ oceni również czas trwania naruszenia, a w przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, poniosła szkodę, uwzględni jej rozmiar.

Umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia

Umyślne naruszenia co do zasady uznajemy za poważniejsze niż nieumyślne, a w konsekwencji częściej wiążą się one z nałożeniem kary pieniężnej. Zgodnie z Wytycznymi, za umyślne naruszenie uznamy np. niezgodne z prawem przetwarzanie danych wyraźnie zatwierdzone przez ścisłe kierownictwo czy zmianę danych osobowych w celu wywołania mylącego (pozytywnego) wrażenia dotyczącego rzekomego osiągnięcia pewnych celów. Z oczywistych względów celowe naruszenie przepisów co do zasady wiąże się z zaostrzeniem odpowiedzialności. 

Działania podjęte w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby,
których dane dotyczą

Mówiąc wprost, wobec administratorów danych czy podmiotów przetwarzających, którzy przyznali się do naruszenia, a następnie podjęli działania zmierzające do naprawy lub ograniczenia skutków naruszeń, możemy spodziewać się pewnej elastyczności ze strony organu. Dlatego tak ważne (i korzystne) jest wykazanie się odpowiedzialną, aktywną postawą po stwierdzeniu naruszeń.

Stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych

Naruszenia mogą mieć różne przyczyny, czasem nie daje się ich uniknąć, pomimo zastosowania wielu środków ostrożności. Z tego względu organ dokonując oceny będzie brał pod uwagę, czy administrator wdrożył środki techniczne zgodne z zasadą uwzględniania ochrony danych już w fazie projektowania lub z zasadą domyślnej ochrony danych, czy wdrożył środki organizacyjne, które zapewniają skuteczność tej zasady na wszystkich poziomach organizacji, czy zapewnił odpowiedni poziom bezpieczeństwa, czy na odpowiednim poziomie zarządzania w jego organizacji są znane i stosowane właściwe
procedury ochrony danych. Innymi słowy, zgodnie z Wytycznymi organ nadzorczy musi odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakim stopniu administrator zrobił wszystko, czego można było oczekiwać, zważywszy na charakter, cele lub zakres przetwarzania danych.

Wszelkie istotne wcześniejsze naruszenia

Kierując się omawianym kryterium organ musi ocenić, jak dotychczas wyglądała działalność podmiotu, którym się zajmuje, czy dopuszczono się wcześniej tego samego naruszenia, czy dopuszczono się go w ten sam sposób. Wszystkie te okoliczności mogą istotnie wpłynąć na ostateczną decyzję organu.

Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia
oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków

Kolejny raz ocenie organu podlegać będzie aktywność administratora lub podmiotu przetwarzającego już po zaistnieniu naruszenia. Tym razem szukać on będzie odpowiedzi na pytanie, czy podmiot zareagował w określony sposób na wnioski organu nadzorczego w fazie dochodzenia w tej konkretnej sprawie.

Kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie

Jest to kryterium niezwykle istotne i pojemne. W tej części swoich rozważań organ powinien ustalić, czy naruszenie dotyczy przetwarzania szczególnych kategorii danych, czy dane są bezpośrednio lub pośrednio możliwe do zidentyfikowania, czy przetwarzanie obejmuje dane, których rozpowszechnienie natychmiast spowodowałoby
szkodę lub dyskomfort danej osoby, czy dane są dostępne bezpośrednio bez zabezpieczeń technicznych, czy też są zaszyfrowane.

Sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności,
czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie

Jak wskazuje się w Wytycznych, organ nadzorczy może dowiedzieć się o naruszeniu w wyniku postępowania, skarg, artykułów w prasie, anonimowych wskazówek lub powiadomienia przez administratora danych. Zgodnie z rozporządzeniem, administrator ma obowiązek zawiadomić organ nadzorczy o naruszeniu ochrony danych osobowych. Zwykłe dopełnienie tego obowiązku przez administratora nie może być interpretowane jako czynnik łagodzący. Z kolei administrator, który wykazał się niedbałością, gdyż nie dopełnił obowiązku powiadomienia, może według organu nadzorczego zasłużyć na poważniejszą sankcję. Innymi słowy, warto naruszenia zgłaszać, by nie pogarszać swojej sytuacji.

Przestrzeganie środków naprawczych zastosowanych uprzednio przez organ
w tej samej sprawie

DPIA i analiza ryzyka.
Jak to zrobić?

Warsztaty dla osób, które chcą zdobyć wiedzę na temat wykonywania oraz implementacji oceny skutków i analizy ryzyka.

SPRAWDŹ TERMINY

Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji

Zgodnie z Wytycznymi, w przypadku gdy administrator lub podmiot przetwarzający zastosował się do zatwierdzonego kodeksu postępowania (tworzonego, aby doprecyzować i ułatwić właściwie stosowanie RODO), organ nadzorczy może być przekonany, że społeczność stosująca dany kodeks, odpowiedzialna za zarządzanie nim, sama podejmie odpowiednie działania przeciwko swojemu członkowi. Zatem organ nadzorczy może uznać, że takie środki są wystarczająco skuteczne, proporcjonalne lub odstraszające w danym przypadku, bez konieczności nakładania dodatkowych środków przez sam organ.

Wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty

Organ weźmie pod uwagę wszystkie niewymienione wcześniej okoliczności mogące mieć znaczenie dla sprawy, w tym informacje na temat korzyści finansowych uzyskanych w wyniku naruszenia. Te ostatnie mogą być szczególnie istotne dla organów nadzorczych, gdyż takie korzyści nie mogą być rekompensowane za pomocą środków, które nie mają charakteru pieniężnego. W związku z tym fakt, że podmiot osiągnął korzyści z tytułu naruszenia rozporządzenia, może stanowić wyraźną przesłankę do zastosowania kary pieniężnej.

Kilka słów podsumowania

Jak widać, decyzje w sprawie wysokości konkretnej kary za naruszenie przepisów RODO zapadają po bardzo szczegółowej analizie stanu faktycznego w każdym indywidualnym przypadku. Warto pamiętać, że proaktywna postawa podmiotu, któremu przytrafiło się naruszenie, zwykle oceniana jest z korzyścią dla niego i może pozytywnie wpływać na ostateczny wymiar kary. Z tego względu, nawet w obliczu bezsprzecznych naruszeń zawsze warto próbować sobie pomóc współdziałaniem z organem, zgłoszeniem naruszeń czy podjęciem działań zmierzających do minimalizacji skutków – to wszystko również brane jest pod uwagę i może wymiernie wpłynąć na wysokość kary lub nawet na decyzję o jej niestosowaniu.