Jak wyliczyć kary pieniężne za naruszenie przepisów RODO?

Od czasu wejścia w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), administratorzy danych osobowych i podmioty przetwarzające mają więcej obowiązków. Z kolei organy nadzorcze uprawnione są do egzekwowania przestrzegania przyjętego rozporządzenia i to właśnie kary pieniężne stały się zasadniczym, a przy tym szeroko komentowanym i bardzo rozpoznawalnym elementem nowego systemu. Poniższy artykuł ma na celu syntetyczne przedstawienie zagadnień związanych ze sposobem naliczania kar i zasadami ich stosowania (ze szczególnym uwzględnieniem treści Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych do celów rozporządzenia nr 2016/679)

Maksymalna wysokość kar

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
RODO, w zależności od rodzaju konkretnego naruszenia przewiduje co do zasady dwa progi w zakresie wysokości kar administracyjnych:

  • do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa;
  • do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Dodatkowo w Polsce, w zakresie jednostek sektora finansów publicznych, instytutów badawczych i Narodowego Banku Polskiego obowiązuje górny próg do 100 000 złotych kary, a w zakresie państwowych i samorządowych instytucji kultury – do 10 000 zł.

Jak widać, kary określa się jedynie poprzez wskazanie górnego limitu odpowiedzialności - ten z kolei jest bardzo wysoki, przez co organ ma wyjątkowo duży wachlarz możliwości w zakresie określenia konkretnej wysokości kary w każdej indywidualnej sprawie.

Organ, czyli kto?

Zgodnie z RODO, za monitorowanie i egzekwowanie stosowania rozporządzenia (w tym także za nakładanie kar administracyjnych w związku z jego naruszeniem) w każdym państwie członkowskim odpowiada niezależny organ publiczny, chroniący podstawowe prawa i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. W realiach polskiego systemu prawnego jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Każdy, kto uważa, że jego dane osobowe przechowywane są lub przetwarzane sprzecznie z prawem, ma możliwość zgłosić się właśnie do Prezesa UODO, a ten, w zależności od stanu faktycznego konkretnej sprawy, może nałożyć na winnych naruszeń odpowiednio ustaloną karę pieniężną.

Brak taryfikatora – kara zawsze wyliczana indywidualnie

Jak zatem ustala się wysokość kary? RODO stanowi, że nakładane kary powinny być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające, a ustalając ich wysokość w każdym indywidualnym przypadku należy zwrócić uwagę na aż 11 szczegółowo opisanych kryteriów. Proces dochodzenia do konkretnej kwoty jest zatem bardzo skomplikowany, wobec czego istotnych wskazówek dostarczyć mogą przedstawione i omówione poniżej Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych.

Kryteria oceny, czyli co organ weźmie pod uwagę

Charakter, waga i czas trwania naruszenia

Już poprzez samo ustanowienie dwóch różnych maksymalnych wysokości administracyjnej kary pieniężnej w rozporządzeniu wskazuje się, że naruszenie niektórych przepisów rozporządzenia może być poważniejsze niż naruszenie innych przepisów. Spotykamy się także z pojęciem „niewielkich naruszeń” (motyw 148), które nie stanowią poważnego zagrożenia dla praw osób, których dane dotyczą. W takich przypadkach, zgodnie z Wytycznymi, karę pieniężną można – choć nie zawsze – zastąpić upomnieniem. Taką samą możliwość – zastąpienia kary pieniężnej upomnieniem, stwarza się w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna, a grożąca kara pieniężna stanowiłaby dla niej nieproporcjonalne obciążenie. Należy jednak zawsze ocenić liczbę osób, których naruszenie dotyczy, aby upewnić się, czy jest to pojedyncze zdarzenie, czy też mamy do czynienia z bardziej systematycznym naruszeniem lub brakiem odpowiednich sposobów postępowania. Organ oceni również czas trwania naruszenia, a w przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, poniosła szkodę, uwzględni jej rozmiar.

Umyślny lub nieumyślny charakter naruszenia

Umyślne naruszenia co do zasady uznajemy za poważniejsze niż nieumyślne, a w konsekwencji częściej wiążą się one z nałożeniem kary pieniężnej. Zgodnie z Wytycznymi, za umyślne naruszenie uznamy np. niezgodne z prawem przetwarzanie danych wyraźnie zatwierdzone przez ścisłe kierownictwo czy zmianę danych osobowych w celu wywołania mylącego (pozytywnego) wrażenia dotyczącego rzekomego osiągnięcia pewnych celów. Z oczywistych względów celowe naruszenie przepisów co do zasady wiąże się z zaostrzeniem odpowiedzialności. 

Działania podjęte w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby,
których dane dotyczą

Mówiąc wprost, wobec administratorów danych czy podmiotów przetwarzających, którzy przyznali się do naruszenia, a następnie podjęli działania zmierzające do naprawy lub ograniczenia skutków naruszeń, możemy spodziewać się pewnej elastyczności ze strony organu. Dlatego tak ważne (i korzystne) jest wykazanie się odpowiedzialną, aktywną postawą po stwierdzeniu naruszeń.

Funkcja IOD - to się dobrze przekazuje

Stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych

Naruszenia mogą mieć różne przyczyny, czasem nie daje się ich uniknąć, pomimo zastosowania wielu środków ostrożności. Z tego względu organ dokonując oceny będzie brał pod uwagę, czy administrator wdrożył środki techniczne zgodne z zasadą uwzględniania ochrony danych już w fazie projektowania lub z zasadą domyślnej ochrony danych, czy wdrożył środki organizacyjne, które zapewniają skuteczność tej zasady na wszystkich poziomach organizacji, czy zapewnił odpowiedni poziom bezpieczeństwa, czy na odpowiednim poziomie zarządzania w jego organizacji są znane i stosowane właściwe
procedury ochrony danych. Innymi słowy, zgodnie z Wytycznymi organ nadzorczy musi odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakim stopniu administrator zrobił wszystko, czego można było oczekiwać, zważywszy na charakter, cele lub zakres przetwarzania danych.

Wszelkie istotne wcześniejsze naruszenia

Kierując się omawianym kryterium organ musi ocenić, jak dotychczas wyglądała działalność podmiotu, którym się zajmuje, czy dopuszczono się wcześniej tego samego naruszenia, czy dopuszczono się go w ten sam sposób. Wszystkie te okoliczności mogą istotnie wpłynąć na ostateczną decyzję organu.

Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia
oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków

Kolejny raz ocenie organu podlegać będzie aktywność administratora lub podmiotu przetwarzającego już po zaistnieniu naruszenia. Tym razem szukać on będzie odpowiedzi na pytanie, czy podmiot zareagował w określony sposób na wnioski organu nadzorczego w fazie dochodzenia w tej konkretnej sprawie.

Kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie

Jest to kryterium niezwykle istotne i pojemne. W tej części swoich rozważań organ powinien ustalić, czy naruszenie dotyczy przetwarzania szczególnych kategorii danych, czy dane są bezpośrednio lub pośrednio możliwe do zidentyfikowania, czy przetwarzanie obejmuje dane, których rozpowszechnienie natychmiast spowodowałoby
szkodę lub dyskomfort danej osoby, czy dane są dostępne bezpośrednio bez zabezpieczeń technicznych, czy też są zaszyfrowane.

Sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności,
czy i w jakim zakresie administrator lub podmiot przetwarzający zgłosili naruszenie

Jak wskazuje się w Wytycznych, organ nadzorczy może dowiedzieć się o naruszeniu w wyniku postępowania, skarg, artykułów w prasie, anonimowych wskazówek lub powiadomienia przez administratora danych. Zgodnie z rozporządzeniem, administrator ma obowiązek zawiadomić organ nadzorczy o naruszeniu ochrony danych osobowych. Zwykłe dopełnienie tego obowiązku przez administratora nie może być interpretowane jako czynnik łagodzący. Z kolei administrator, który wykazał się niedbałością, gdyż nie dopełnił obowiązku powiadomienia, może według organu nadzorczego zasłużyć na poważniejszą sankcję. Innymi słowy, warto naruszenia zgłaszać, by nie pogarszać swojej sytuacji.

Przestrzeganie środków naprawczych zastosowanych uprzednio przez organ
w tej samej sprawie

DPIA i analiza ryzyka.
Jak to zrobić?

Warsztaty dla osób, które chcą zdobyć wiedzę na temat wykonywania oraz implementacji oceny skutków i analizy ryzyka.
SPRAWDŹ TERMINY
Jak wynika z Wytycznych, powyższe kryterium ma jedynie na celu przypomnienie organom nadzorczym, by stosowały środki, które same uprzednio wydały wobec tego samego administratora lub podmiotu przetwarzającego w tej samej sprawie.

Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji

Zgodnie z Wytycznymi, w przypadku gdy administrator lub podmiot przetwarzający zastosował się do zatwierdzonego kodeksu postępowania (tworzonego, aby doprecyzować i ułatwić właściwie stosowanie RODO), organ nadzorczy może być przekonany, że społeczność stosująca dany kodeks, odpowiedzialna za zarządzanie nim, sama podejmie odpowiednie działania przeciwko swojemu członkowi. Zatem organ nadzorczy może uznać, że takie środki są wystarczająco skuteczne, proporcjonalne lub odstraszające w danym przypadku, bez konieczności nakładania dodatkowych środków przez sam organ.

Wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty

Organ weźmie pod uwagę wszystkie niewymienione wcześniej okoliczności mogące mieć znaczenie dla sprawy, w tym informacje na temat korzyści finansowych uzyskanych w wyniku naruszenia. Te ostatnie mogą być szczególnie istotne dla organów nadzorczych, gdyż takie korzyści nie mogą być rekompensowane za pomocą środków, które nie mają charakteru pieniężnego. W związku z tym fakt, że podmiot osiągnął korzyści z tytułu naruszenia rozporządzenia, może stanowić wyraźną przesłankę do zastosowania kary pieniężnej.

Kilka słów podsumowania

Jak widać, decyzje w sprawie wysokości konkretnej kary za naruszenie przepisów RODO zapadają po bardzo szczegółowej analizie stanu faktycznego w każdym indywidualnym przypadku. Warto pamiętać, że proaktywna postawa podmiotu, któremu przytrafiło się naruszenie, zwykle oceniana jest z korzyścią dla niego i może pozytywnie wpływać na ostateczny wymiar kary. Z tego względu, nawet w obliczu bezsprzecznych naruszeń zawsze warto próbować sobie pomóc współdziałaniem z organem, zgłoszeniem naruszeń czy podjęciem działań zmierzających do minimalizacji skutków – to wszystko również brane jest pod uwagę i może wymiernie wpłynąć na wysokość kary lub nawet na decyzję o jej niestosowaniu.

quiz

Sprawdź co pamiętasz - za poprawną odpowiedź nagroda!

Jakie powinny być kary pieniężne stosowane na mocy postanowień RODO:

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

„Nasi programiści wiedzą jak tworzyć oprogramowanie zgodnie z RODO”

Jesteś tego pewien?

Zapytaj o outsourcing

Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".