Dlaczego i jak usuwać dane z urządzenia przed sprzedażą? Jak kupić bezpieczny sprzęt z drugiej ręki?

Dzisiejsze smartfony czy tablety to przede wszystkim małe, przenośne komputery. Zawierają więcej informacji o nas, niż mogłoby się wydawać: dane osobowe, finansowe, zawodowe, a nawet rodzinne. Obrazuje to badanie firmy Avast, której pracownicy zakupili 20 używanych smartfonów. W kilka minut odzyskali oni ok. 40 000 zdjęć, których treść w większości można opisać jako … intymną. Dodatkowo uzyskano dostęp do 750 e-maili i SMS-ów, 1000 rekordów historii wyszukiwania oraz pokaźną bazę kontaktów.

Ktoś mający niekoniecznie dobre zamiary, umiejący wykorzystać te dane, mógłby bardzo skomplikować nasze życie.

Istnieje wiele grup przestępczych, ale też pojedynczych osób, specjalizujących się w zakupie używanych telefonów, a następnie wykorzystujących pozyskane z nich dane.

Przed wyczyszczeniem danych z naszego urządzenia zastanówmy się, czy jest już na to odpowiedni czas.

Sprawdźmy kilka funkcji!

Kopie zapasowe

Usuwając dane powinniśmy posiadać ich kopie zapasowe na innym urządzeniu, szczególnie tych, na których nam zależy. W przypadku trwałego usunięcia naszych danych z urządzenia bez posiadania ich kopii, stracimy je bezpowrotnie.

Dostępy

Często wykorzystujemy urządzenia mobilne do logowania się w różnych serwisach internetowych (np. media społecznościowe, poczta e-mail, ale także zakupy online, bankowość internetowa). Jest to wygodne, często nie musimy nawet pamiętać swojego hasła. Zanim usuniemy dane tych aplikacji, upewnijmy się czy jesteśmy w stanie zalogować się do tych usług poza naszym urządzeniem, czy na pewno pamiętamy loginy oraz hasła.

Kontrola nad innymi urządzeniami

Migracje, chmury, systemy.
RODO w IT.

Szkolenie RODO w IT dla inspektorów ochrony danych oraz managerów i pracowników IT. Zapraszamy!
SPRAWDŹ TERMINY
Jeżeli posiadamy inne inteligentne urządzenia, jak np. kamery bezpieczeństwa, termostaty, smartwatche itp., którymi zarządzamy za pomocą naszego smartfonu, upewnijmy się co do możliwości zarządzania nimi na innym urządzeniu.

Jeżeli wykonamy te trzy kroki, możemy bezpiecznie wyczyścić pamięć naszego telefonu. Jak to zrobić?

Najprostszym sposobem jest skorzystanie z funkcji „przywróć ustawienia fabryczne” lub „wymaż całą zawartość i ustawienia telefonu”. Niezależnie od nazwy, działanie jest identyczne – z pamięci telefonu znikną wiadomości, kontakty, zdjęcia, historia, wszelkie hasła. Już zakres tych danych wskazuje jak ważne jest posiadanie kopii zapasowej.

Istotne jest, aby nasze urządzenia przed wykonaniem opisanego procesu były szyfrowane. W przeciwnym razie wymazane pliki będą możliwe do przywrócenia. Urządzenia firmy Apple domyślnie szyfrują swoją pamięć, w telefonach działających na Androidzie funkcję tę należy włączyć. W zależności od modelu produktu, znajdziemy ją w zakładce Zabezpieczenia/ Prywatność.

Jest to ważne, ponieważ pliki są zaszyfrowane kodem, który w momencie usuwania pamięci również jest usuwany, wskutek czego kod ten nigdy nie będzie możliwy do rozszyfrowania.

Przywracając ustawienia fabryczne, pamiętajmy, że urządzenia różnią się od siebie: w przypadku jednych proces może być bardziej skomplikowany, a w innych – mniej. Często musimy połączyć się z właściwą stroną konkretnego dostawcy:

  1. Android - https://support.google.com/android/answer/6088915?hl=pl
  2. iPhone, iPad - https://support.apple.com/pl-pl/HT201274
  3. Chromebook - https://support.google.com/chromebook/answer/183084?hl=pl-pl
  4. Windows 10 - https://www.microsoft.com/pl-pl/software-download/windows10startfresh
  5. Mac - https://support.apple.com/pl-pl/HT201065

Ze względu na to, że chodzi przede wszystkim o reset ustawień, producenci często dają możliwość zachowania plików osobistych, dlatego upewnijmy się, że nie mamy wybranej tej opcji.

Przywrócenie ustawień fabrycznych nie zawsze wystarczy

Nie ma głupich pytań RODO.
Są darmowe odpowiedzi

Skorzystaj z bezpłatnej porady prawnej lub IT.
MAM PYTANIE
Funkcja przywracania do ustawień fabrycznych przy ówcześnie zaszyfrowanej pamięci zapewnia odpowiedni poziom usunięcia naszych danych na urządzeniach. Jeżeli jednak nadal nie jesteśmy pewni jej skuteczności, możemy nadpisać całą pamięć naszego telefonu danymi nie mającymi wartości, np. zostawić uruchomioną kamerę, aby film z niej wypełnił całą wolną pamięć (zwróćmy uwagę, czy nie nagrywa dźwięku, a także czy zakryliśmy obiektyw), a następnie przywrócić ustawienia fabryczne. Pamiętajmy o uruchomionej funkcji szyfrowania pamięci.

Podsumowując,
aby sprzedać telefon i nie naruszyć swojej prywatności:

  1. zaszyfruj pamięć urządzenia,
  2. przywróć ustawienia fabryczne urządzenia,
  3. uruchom ponownie funkcję szyfrowania pamięci,
  4. nadpisz ponownie pamięć telefonu,
  5. przywróć telefon do ustawień fabrycznych.
CZYTAJ WIĘCEJ:Dokumenty w telefonie - czy to bezpieczne?.

Jak wybrać urządzenie z drugiej ręki?

Chcąc korzystać z bezpiecznego urządzenia, nie musimy wybierać najdroższego albo nowego urządzenia. Przede wszystkim, nie kupujmy urządzenia nie mającego wsparcia producenta. Istnieją dwa powody, dla których nie należy tego robić:

  1. nie otrzymamy aktualizacji z nowymi funkcjami oraz aktualizacji poprawiających wydajność telefonu,
  2. nie otrzymamy aktualizacji zabezpieczeń od producenta, a co za tym idzie, będziemy bardziej podatni na ataki cyberprzestępców.

Najprostszym sposobem na sprawdzenie, czy urządzenie będzie aktualizowane, jest kontakt z producentem wybranego modelu.

Po zakupie telefonu dobrze jest użyć funkcji „przywróć do ustawień fabrycznych”. Pamiętajmy o włączonej funkcji szyfrowania pamięci telefonu. Dzięki temu usuniemy wszystkie pozostałości po poprzednim właścicielu, ale również podniesiemy wydajność naszego nowego- starego telefonu.

Dodatkowo, zabezpieczmy się poprzez uruchomienie automatycznych aktualizacji oprogramowania oraz poprzez automatyczne wykonywanie kopii zapasowej. Zyskamy wówczas komfort: w przypadku, gdy stracimy dostęp do naszego urządzenia, nie utracimy dostępu do danych znajdujących się w jego pamięci. Na wypadek utraty sprzętu warto również zabezpieczyć ustawiając blokadę ekranu (poprzez hasło lub kod PIN).

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

"Nie potrzebujemy
żadnych narzędzi do RODO"

Jesteś tego pewien?

Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".