Jak chronić poufność i dane osobowe sygnalistów? Udostępniamy wzór DPIA

Administratorzy, którzy są na etapie projektowania i ustanawiania procedur przetwarzania i polityk ochrony danych osobowych sygnalistów mogą skorzystać z merytorycznego wsparcia w postaci wytycznych Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) w sprawie przetwarzania danych osobowych w ramach procedury informowania o nieprawidłowościach, a także standardu francuskiego organu nadzorczego (Commission nationale de l'informatique et des libertés, CNIL), który dotyczy przetwarzania danych osobowych w kontekście zgłaszania nieprawidłowości.

Z racji przedłużających się prac nad ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, która transponowałaby Dyrektywę 2019/1937 do polskiego porządku prawnego, w ramach niniejszego artykułu będę odnosił się bezpośrednio do postanowień dyrektywy i osadzał je
w kontekście wymagań przepisów o ochronie danych osobowych.

Bezpieczne zgłaszanie nieprawidłowości w organizacji

Dla sygnalisty zgłaszającego nadużycia kluczowe jest zapewnienie przez organizację ochrony jego tożsamości, zwłaszcza, że według CNIL oraz EIOD  informowanie o nieprawidłowościach co do zasady nie powinno być anonimowe. Sygnalista zgłaszający przypadki naruszeń jest zobowiązany podać informacje o sobie z dwóch powodów: ze względu na możliwość  potencjalnego nadużycia procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz w celu umożliwienia jego skutecznej ochrony przed represjami.  

W opinii CNIL anonimowe zgłoszenie naruszenia może podlegać rozpatrzeniu, jeśli:

• opis naruszenia jest dostatecznie szczegółowy,
• podjęto szczególne środki ostrożności, takie jak uprzednia analiza przez pierwszego odbiorcę zgłoszenia zasadności jego rozpowszechniania w ramach systemu zarządzania powiadomieniami o nieprawidłowościach.

Administratorzy powinni zatem wdrożyć wewnętrzne i zewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń oraz zapewnić ochronę otrzymywanych informacji. Sygnalista powinien mieć także zapewnioną ochronę przed jakąkolwiek formą odwetu, dlatego jego tożsamość musi być traktowana jako poufna i nieujawniana, z wyjątkiem sytuacji określonych przez Dyrektywę,  gdy:

• sygnalista udzielił wyraźnej zgody,
• takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym
  z prawa UE lub prawa krajowego w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań wyjaśniających lub postępowań sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie,
• osoba dokonująca zgłoszenia celowo ujawniła swoją tożsamość w kontekście ujawnienia publicznego.

Co istotne, zgodnie z wytycznymi EIOD osoba, wobec której wysunięto zarzuty, powinna być chroniona w organizacji podobnie jak sygnalista, ze względu na zagrożenie jej stygmatyzacji
i wiktymizacji, zanim ona się dowie, że została oskarżona i dopóki fakty dotyczące tej sprawy  nie zostały zweryfikowane.

Zgłoszenia o nieprawidłowościach mogą również zawierać dane osobowe osób trzecich: świadków, osób poszkodowanych lub mogących potwierdzić określone fakty. Procedura zarządzania zgłoszeniem powinna gwarantować ochronę danych również tych osób.

W związku z powyższym, dostęp do zgłoszeń sygnalistów powinien odbywać się według  następujących zasad:

• wiedzy koniecznej – osoby analizujące zgłoszenia powinny mieć zapewniony dostęp tylko do informacji, które są im potrzebne do wykonywania swoich zadań (różne zadania/role oznaczają różną wiedzę konieczną do ich wykonania, a tym samym inny poziom dostępu),
• potrzeby koniecznej – osoby analizujące zgłoszenia powinny mieć zapewniony dostęp tylko do tych środków przetwarzania informacji (urządzenia, aplikacje, pomieszczenia), które są im potrzebne do wykonywania swoich zadań.

W wytycznych EIOD jest zalecenie, aby personel z dostępem do danych osobowych zawartych w zgłoszeniach sygnalistów miał wzmocniony obowiązek zachowania tajemnicy. Sam dostęp do zgłoszeń, niezależnie od sposobu ich przetwarzania – tradycyjnego czy elektronicznego – powinien  być na bieżąco monitorowany.

Należy zaznaczyć, że zachowanie poufności danych osobowych ujawnionych przez sygnalistę nie wyklucza korzystania przez administratora z usług podmiotu przetwarzającego, np.  dostawcy systemu informatycznego. CNIL zaleca jedynie korzystanie z usług podmiotu, który gwarantuje wdrożenie stosownych środków ochrony danych osobowych, zarówno technicznych, jak i organizacyjnych, oraz zawarcie z nim umowy powierzenia, regulującej  kwestie, o których mowa w art. 28 RODO.

Różne cele przetwarzania danych osobowych

Dyrektywa 2019/1937 w art. 2 ust. 1  reguluje ochronę osób zgłaszających naruszenia objęte zakresem stosowania prawa UE dotyczącego w szczególności następujących dziedzin:  zamówienia publiczne, ochrona środowiska, bezpieczeństwo żywności, zdrowie publiczne i ochrona konsumentów. Do decyzji poszczególnych państw członkowskich pozostawiono kwestię rozszerzenia tego zakresu na naruszenia prawa krajowego.

EIOD zwraca uwagę, że procedurą zgłaszania nieprawidłowości powinny być objęte tylko te  sprawy, które są zawarte w zakresie przedmiotowym Dyrektywy. Inne, na przykład dotyczące molestowania lub mobbingu, powinny być zgłaszane pracodawcy lub uprawnionym organom odrębnymi kanałami od tych, które są przeznaczone dla sygnalistów.

Według CNIL, w ramach zarządzania zgłoszeniami naruszeń można realizować kilka celów przetwarzania równocześnie, np. naruszenia prawa UE lub  wewnętrznych kodeksów etycznych administratora. W takim przypadku każda operacja przetwarzania musi mieć odrębną podstawę  prawną. W opinii CNIL, zastosowanie będą miały następujące przepisy:

• 6 ust. 1 lit. c) RODO – w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze i związanego z realizacją postanowień Dyrektywy,
• 6 ust. 1 lit. f) RODO – w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora i dotyczących naruszenia wewnętrznych kodeksów etycznych administratora.

Należy podkreślić, że wszelkie dane osobowe związane z informowaniem o nieprawidłowościach, przechowywane do celów statystycznych powinny być anonimizowane. Zaleca się administratorom zachowanie szczególnej  ostrożności w przypadku wszelkich informacji mogących doprowadzić do pośredniej identyfikacji sygnalisty, np. jego narodowości.  

Adekwatne przetwarzanie danych

W procesie zarządzania naruszeniami może się zdarzyć sytuacja, że administrator wejdzie w posiadanie danych osobowych, które nie mają związku z naruszeniem oraz nie wpływają na jego rozstrzygnięcie. Oczywiście, takie informacje nie powinny być dalej przetwarzane. Ma to szczególne znacznie w przypadku w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych. Zgodnie z zaleceniem EIOD, wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w ramach procesu zarządzania naruszeniami powinny być poinformowane o tej zasadzie.

Ponadto, według rekomendacji CNIL, administrator powinien być zobowiązany do przypominania sygnalistom, że przekazywane przez nich informacje muszą być oparte na faktach i mieć bezpośredni związek z przedmiotem zgłoszenia. CNIL zaleca też poniższy zakres informacji przetwarzanych w procesie zarządzania zgłoszeniami nieprawidłowości:

• tożsamość, zajmowane stanowisko i dane kontaktowe sygnalisty,
• tożsamość, zajmowane stanowisko i dane kontaktowe osób, które są przedmiotem zgłoszenia,
• tożsamość, zajmowane stanowisko i dane kontaktowe osób uczestniczących
  w gromadzeniu lub przetwarzaniu danych dotyczących zgłoszenia,
• treść zgłoszenia,
• zebrane dowody,
• sprawozdanie z działań kontrolnych,
• działania następcze podjęte w związku ze zgłoszeniem.

Jak realizować obowiązki informacyjne związane z nieprawidłowościami?

Według zalecenia EIOD, obowiązek informacyjny dotyczący zgłaszania nieprawidłowości powinien być ogólnie dostępny w organizacji, np. w ramach polityki prywatności na stronie internetowej administratora lub w intranecie.

Niezależnie od tego, osoby, których dane dotyczą, powinny otrzymywać wymagane informacje w trybie art. 12-14 RODO.  Jednocześnie EIOD zaleca, aby w zawiadomieniu o ochronie danych informować o konsekwencjach nadużycia procedury informowania o nieprawidłowościach (np. jeśli sygnalista składa fałszywe oświadczenie), takich jak środki dyscyplinarne lub karne. Z kolei CNIL zwraca uwagę, że dokonanie zgłoszenia w dobrej wierze nie może narazić jego autora na jakiekolwiek działania dyscyplinarne, nawet jeśli potem okaże się, że podane przez niego informacje nie stanowiły podstawy do podjęcia jakichkolwiek działań.  

Dopełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty

Obowiązek informacyjny administratora wobec sygnalisty podczas pozyskiwania danych osobowych wynika z art. 13 RODO. Może on pojawić się na stronie internetowej przewidzianej do zgłaszania naruszeń w pełnej wersji lub w formie informacji podawanych sukcesywnie w trakcie wypełniania wniosku. Według CNIL, administrator może uzależnić dokonanie zgłoszenia od zaznaczenia checkboksa, który wskazuje, że osoba dokonująca  zgłoszenia przyjęła obowiązek informacyjny do wiadomości.  

CNIL zaleca, aby w razie dokonania wpisu przekazać sygnaliście potwierdzenie jego otrzymania i umożliwić mu w ten sposób skorzystanie z przysługującego mu systemu ochrony. Potwierdzenie powinno być podsumowaniem wszystkich informacji i zawierać  
wszystkie załączniki przekazane w ramach zgłoszenia. Przekazanie potwierdzenia sygnaliście nie może zależeć od przedstawienia informacji umożliwiających jego identyfikację (adres e-mail, adres pocztowy itp.), jeżeli dana osoba pragnie zachować anonimowość.

Dopełnienie obowiązku informacyjnego wobec domniemanego sprawcy naruszenia

Art. 14 ust. 3 RODO wskazuje, że administrator powinien poinformować osobę, której wpis dotyczy (np. jako świadka, ofiarę lub domniemanego sprawcę) w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych, jednak nie później niż w terminie miesiąca od uzyskania zgłoszenia.

Tym niemniej, nie trzeba realizować pośredniego obowiązku informacyjnego wynikającego z  art. 14 ust. 5 lit. b) RODO,  gdy może on może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów przetwarzania, gdy ujawnienie takich informacji osobie objętej dochodzeniem poważnie zagroziłoby potrzebom dochodzenia, na przykład poprzez ryzyko zniszczenia dowodów. CNIL w takich przypadkach zaleca dostarczenie informacji niezwłocznie po uniknięciu ryzyka.  W tym przypadku EIOD rekomenduje dokumentowanie powodów wszelkich ograniczeń związanych z realizacją obowiązku informacyjnego (na potrzeby ewentualnych działań organu nadzorczego). Powody te powinny stanowić potwierdzenie wysokiego ryzyka, że udzielenie informacji, o których mowa w art. 14 RODO utrudniłoby procedurę lub naruszyłoby prawa i wolności innych osób.

Informowanie o źródłach pochodzenia danych osobowych, w ramach obowiązku z art. 14 RODO, nie może powodować ujawnienia danych osobowych sygnalisty lub osób trzecich. CNIL zwraca uwagę, że po dokonaniu zgłoszenia, jeżeli zostanie wszczęte postępowanie dyscyplinarne lub sądowe w odniesieniu do danej osoby, może ona uzyskać wskazaną informację zgodnie z przepisami prawa powszechnego (w szczególności prawa do obrony).

Okres przetwarzania danych osobowych zawartych w zgłoszeniach

Na mocy art. 18 Dyrektywy podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy są zobowiązane do prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz przechowywania ich nie dłużej niż jest to konieczne i proporcjonalne, tak aby zapewnić zgodność z wymogami prawa unijnego lub krajowego. Ponieważ dyrektywa nie określa czasu przechowywania zgłoszeń, zalecane jest, by w akcie implementującym krajowy ustawodawca wskazał okres ich przechowywania oraz zawartych w nich danych osobowych (na dzień opublikowania niniejszego artkułu polski ustawodawca przewidywał termin 5 lat).

Ponadto EIOD wskazuje, że dane osobowe, które nie mają związku z zarzutami, powinny być  usuwane bez zbędnej zwłoki.  Jeżeli po wstępnej ocenie okaże się, że dana sprawa nie jest objęta procedurą informowania o nieprawidłowościach, zgłoszenie należy jak najszybciej usunąć (lub skierować do odpowiednego kanału, na przykład dotyczącego molestowania). Anonimizacja może odbywać się zgodnie z zaleceniami zawartymi w opinii 05/2014 Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie technik anonimizacji.

Stosowanie środków bezpieczeństwa

Stosowanie przez administratora określonych technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych powinno być poprzedzone analizą ryzyka dla zdefiniowanych zasobów (dane osobowe sygnalistów oraz innych osób ujawnionych w zgłoszeniach naruszeń), a także zagrożeń praw i wolności osób, których dane dotyczą, z uwzględnieniem istniejących warunków przetwarzania (charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania). Zastosowane środki bezpieczeństwa powinny uwzględniać wrażliwy charakter danych osobowych przetwarzanych w ramach procedury zarządzania naruszeniami.

Według zaleceń CNIL analiza ryzyka powinna być przeprowadzona już na etapie określania sposobów przetwarzania, wtedy bowiem administrator danych ocenia, które zasoby będą wykorzystane podczas operacji przetwarzania, jakie zastosować środki i zabezpieczenia w celu skutecznego wdrażania zasad przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw i wolności osób fizycznych, uwzględniając takie elementy jak stan wiedzy technicznej, koszty wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cel oraz ryzyko. Administrator danych powinien wykazać, że tej oceny dokonał w odniesieniu do wszystkich środków zastosowanych w operacjach przetwarzania. Co więcej, biorąc pod uwagę zmienny charakter ryzyka, administrator musi dokonywać jego cyklicznych przeglądów, zwłaszcza pod kątem skuteczności stosowanych zabezpieczeń.

Na koniec należy zauważyć, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uznał, że  działania dotyczące funkcjonowania systemów dedykowanych do zgłaszania nieprawidłowości wymagają przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych osobowych. To słuszne stanowisko, ponieważ proces przetwarzania może wiązać się m.in. z następującymi  naruszeniami praw i wolności sygnalistów:  

• ingerencje w dostęp do zatrudnienia poprzez bezpodstawne zakończenie stosunku pracy, odmowę jego przedłużenia lub blokowanie możliwości zatrudnienia u innych pracodawców na zasadzie tzw. czarnej listy,
• działania sabotujące ścieżki rozwoju kariery zawodowej, w tym wstrzymywanie awansów lub dostępu do szkoleń,
• działania prowadzące do podważenia wiarygodności sygnalisty, np. poprzez oczernianie go w mediach społecznościowych lub kierowanie na badania psychiatryczne;
• odebranie licencji lub zezwolenia.

Aby ułatwić Państwu wywiązanie się z tego niełatwego obowiązku pragniemy udostępnić przykładowy raport z oceny skutków dla ochrony danych autorstwa mec. Katarzyny Szczypińskiej, przygotowany w ramach naszej aplikacji Dr RODO.

Pobierz
Wyniki oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz analizy ryzyka