Czy pracodawca musi posiadać zgody na przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników oraz członków rodziny w celu organizacji wycieczki zakładowej?
ODPOWIEDŹ
Zgodnie z art. 2 ust. 2 lit. c RODO przepisy RODO nie mają zastosowania do przetwarzania danych „przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze”. Przy organizacji wyjazdu ze znajomymi nie myślimy o RODO. Jeśli wspólny wyjazd pracowników i ich rodzin jest podobnie nieformalny, tzn. bez fakturowania czy innego formalnego udziału zakładu pracy, to RODO nie ma zastosowania. Jeśli jednak udział zakładu pracy jest formalny, to pracodawca, przetwarzając dane uczestników, może jak najbardziej oprzeć się na swoim uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), zbierać zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) albo nawet zawrzeć z pracownikami umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Każda z tych podstaw prawnych jest możliwa, w zależności od tego, jak zorganizuje się proces przetwarzania danych.
Zasadny jest wybór art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wystarczy zgłoszenie chęci udziału i zapis na wycieczkę), chyba że będą zbierane inne dane pracowników niż dotychczas pozyskane na podstawie prawa pracy. Wtedy, ze względu na art. 221 i 221a Kodeksu pracy, wymagana będzie zgoda. Jeśli przyjmiemy zbieranie zgód, to każdy uczestnik powinien sam wyrazić zgodę, chyba że pracownik ma uprawnienie do występowania w imieniu innej osoby (najczęściej swojego dziecka).
W związku z rozliczeniem czy ewentualnym dofinansowaniem wyjazdu pracodawca będzie też przetwarzał dane w celu realizacji powiązanych obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Przy formalnym udziale zakładu pracy niewątpliwym obowiązkiem wynikającym z RODO będzie spełnienie obowiązku informacyjnego wobec uczestników. Ponieważ uczestnikami będą nie tylko pracownicy, także osoby towarzyszące powinny otrzymać klauzule informacyjne z art. 14 RODO – o ile pracownicy przy zgłoszeniu podają ich dane osobowe.
