Czy pod nieobecność pracownika w pracy jego konto oraz skrzynka mailowa może być obsługiwana przez innych pracowników?

ODPOWIEDŹ

Administrator danych (pracodawca) zakładając pracownikom służbowe skrzynki mailowe czy też konta do określonych aplikacji wykorzystując przy tym ich dane osobowe w postaci np. imienia i nazwiska powinien podczas nieobecności pracownika w pracy przekierować przychodzącą korespondencję elektroniczną do pracownika, który aktualnie zastępuje/wykonuje obowiązki nieobecnej osoby. Udostępnianie nawet służbowych skrzynek mailowych czy imiennych kont innym pracownikom nie powinno mieć miejsca. Taka sama sytuacja dotyczy ewentualnie zakończenia pracy i wówczas cała korespondencja powinna być przekierowywana na adres osoby, która obejmie stanowisko po odchodzącym z pracy pracowniku.

Stosując takie niedozwolone rozwiązania pracodawca naraża pracownika np. na to, że ZUS zakwestionuje jego uprawnienie do zwolnienia i zasiłku chorobowego, albowiem wiadomości podpisane przez pracownika na zwolnieniu będą świadczyły o tym, że ten pracownik jednak jest w pracy i świadczy pracę na rzecz pracodawcy. Ponadto z punktu widzenia przepisów zakresu ochrony danych osobowych, osoby które zastępują nieobecnego pracownika, nie zawsze są odpowiednio upoważnione do przetwarzania danych osobowych i tym samym pracodawca naraża się na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych z art. 4 pkt. 12 RODO - nieuprawnionego ujawnienia/nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Co do zasady każdy pracownik powinien posiadać własny adres mailowy oraz własne konta i na czas jego nieobecności korespondencja powinna być przekierowywana do osób, które go zastępują