Ile kosztuje opracowanie dokumentacji RODO?
Czy wiesz, że poprawnie przygotowana dokumentacja RODO to nie tylko wymóg, ale też inwestycja w bezpieczeństwo danych Twojej firmy? Koszt opracowania dokumentacji RODO może zależeć od wielu czynników – od złożoności struktury organizacyjnej, po zakres przetwarzania danych osobowych. Przyjrzyjmy się temu, co wpływa na wycenę, i dlaczego czasami warto rozważyć outsourcing IOD.
Co składa się na cenę dokumentacji RODO?
Dokumentacja RODO to nie tylko „paragrafy” – to żywy dokument opisujący procedury ochrony danych, zawierający polityki, rejestry, analizy ryzyka i wiele innych elementów. Przykładowo, pełen zestaw dokumentacji musi uwzględniać:
- rejestr czynności przetwarzania danych – szczegółowy spis operacji, jakie firma wykonuje na danych osobowych;
- analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych – wymóg wynikający bezpośrednio z art. 35 RODO, który chroni firmy przed potencjalnymi karami.
Jakie są widełki cenowe?
Koszt opracowania dokumentacji RODO na polskim rynku waha się od 3 000 zł do 12 000 zł, w zależności od specyfiki firmy i potrzebnej kompleksowości. W przypadku małych organizacji, obsługujących ograniczoną ilość danych osobowych, koszt wynosi zazwyczaj około 3 000 – 5 000 zł. Natomiast dla firm średnich i dużych, z rozbudowaną strukturą i dużą liczbą pracowników, cena może przekroczyć 10 000 zł.
„Dobre opracowanie dokumentacji RODO to kosztowna, ale konieczna inwestycja, która chroni firmy przed wysokimi karami finansowymi” – Paweł Radecki, Ekspert ds. compliance, ODO 24.
Dlaczego ceny mogą się różnić?
Na koszt dokumentacji wpływają czynniki, takie jak:
- wielkość firmy – im więcej procesów przetwarzania danych, tym dokumentacja jest bardziej skomplikowana;
- sektor działalności – niektóre branże, jak zdrowie czy finanse, mają zaostrzone regulacje i wymagają bardziej szczegółowych analiz;
- stopień automatyzacji – systemy IT przetwarzające dane osobowe (np. systemy CRM) wpływają na dodatkowe procedury.
Wartość dodana z outsourcingu IOD
Coraz więcej firm decyduje się na współpracę z zewnętrznymi inspektorami ochrony danych. Outsourcing IOD to elastyczne rozwiązanie, które odciąża wewnętrzne struktury firmy i zapewnia profesjonalną obsługę. Współpraca z zewnętrznym ekspertem umożliwia bieżące aktualizacje dokumentacji oraz konsultacje w razie kontroli.
Koszt wdrożenia RODO jako inwestycja
Dobrze zainwestowane środki we wdrożenie RODO mają realne przełożenie na zaufanie klientów oraz bezpieczeństwo działalności firmy. W 2022 r. nałożono w Polsce kary na sumę blisko 3,8 mln zł za uchybienia w ochronie danych osobowych. Przykłady te wskazują, że profesjonalna obsługa RODO w dłuższej perspektywie chroni przed kosztownymi konsekwencjami prawnymi.
„Firmy często odkładają wdrożenie RODO, lecz świadomość ryzyka i rosnących kar w Polsce skłania przedsiębiorców do bardziej proaktywnych działań” – Katarzyna Szczypińska, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.
Obsługa RODO – wsparcie na co dzień
Po wdrożeniu dokumentacji warto także rozważyć obsługę RODO, zapewniającą bieżące wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych. Dzięki temu firma nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także jest na bieżąco z nowelizacjami i procedurami ochrony danych – minimalizuje to ryzyko sankcji finansowych.
