Badania medycyny pracy w czasie epidemii
Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy każda osoba przyjmowana do pracy lub zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega badaniom profilaktycznym: wstępnym, okresowym i kontrolnym.
Co więcej § 4 tego artykułu stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Brak aktualnych badań medycyny pracy grozi nałożeniem kary przez Państwową Inspekcję Pracy.
Aby nie popełnić wykroczenia, jakim jest dopuszczenie pracownika do pracy bez ważnych badań lekarskich, niektórzy pracodawcy zdecydowali się na alternatywne formy zatrudnienia, a przez to na zmianę umowy o pracę na umowę cywilnoprawną (np. zlecenie czy o dzieło). Reszta liczyła na uniknięcie ewentualnych konsekwencji, opierając się na stanowisku Głównego Inspektora Pracy, zgodnie z którym kontrole Państwowej Inspekcji Pracy miały być przeprowadzane jedynie w przypadkach bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników oraz w razie konieczności ustalenia przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy.
Ponadto przedstawiciele wielu krajów członkowskich, mimo poparcia koncepcji elastyczności organów nadzorczych uwzględnionej w projekcie podczas poprzednich prezydencji, wyrazili obawy dotyczące przewidywanej regulacji współpracy między różnymi zaangażowanymi organami (zwłaszcza organami ochrony danych i krajowymi organami regulacyjnymi) oraz roli, którą w realizacji rozporządzenia ma odgrywać Europejska Rada Ochrony Danych. Wychodząc temu naprzeciw, prezydencja fińska zaproponowała nałożenie na EROD obowiązku konsultowania się z właściwymi organami krajowymi (niebędącymi organami ochrony danych) przed wykonaniem swoich zadań na gruncie ePrivacy.
W związku z trudnościami w przeprowadzaniu badań medycyny pracy kwestię tę uwzględniono w ustawie z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z art. 1 pkt 11 tej ustawy w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, od dnia ogłoszenia danego stanu, zawiesza się wykonywanie obowiązków wynikających z Kodeksu pracy:
- art. 229 § 2 zdanie pierwsze:
§ 2. Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. - art. 229 § 4a w zakresie badań okresowych:
§ 4. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. - art. 229 § 5:
§ 5. Pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także:
1) po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami;
2) po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.
Co z badaniami po ustaniu epidemii?
Po odwołaniu stanu epidemii pracodawca i pracownik są obowiązani niezwłocznie podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków związanych z badaniami medycyny pracy, o których mowa powyżej. Należy wykonać je w okresie nie dłuższym niż 60 dni od dnia odwołania stanu epidemii.
Ponadto ustawodawca wskazuje, że w sytuacji gdy lekarz uprawniony do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego jest niedostępny, takie badanie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. Orzeczenie lekarskie wydane przez innego lekarza traci moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii. Lekarz ten może przeprowadzić badanie i wydać orzeczenie lekarskie w trybie określonym w art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o wykonywaniu zawodu lekarza i lekarza dentysty.
Czy wyjątkowa sytuacja zwalnia z obowiązku przestrzegania RODO w procesie zatrudnienia?
Aktualny stan epidemii wprowadzony w naszym kraju zwalnia przedsiębiorców z części obowiązków, jednak nie ze wszystkich – RODO i ustawa o ochronie danych osobowych nadal obowiązują i w całości wiążą administratorów danych.
Najlepszym dowodem na to, że ochrona danych osobowych nie powinna zostać wstrzymana na czas pandemii, jest fakt nałożenia przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych kary 20 tys. zł na Vis Consulting Sp. z o.o. w likwidacji z siedzibą w Katowicach (firma związana z branżą telemarketingową) za uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli. Informację o decyzji Prezesa UODO opublikowano 2 kwietnia na oficjalnej stronie Urzędu.
Aby nie narazić swojej organizacji na dodatkowe sankcje w tym i tak trudnym dla wszystkich czasie, a jednocześnie do minimum ograniczyć ryzyko zarażenia się koronawirusem, należy:
- nowo zatrudnionym pracownikom koniecznie nadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (może być ono nadane w formie elektronicznej, co w obecnej sytuacji ma istotny wymiar praktyczny),
- nie rezygnować ze szkoleń z ochrony danych osobowych – przede wszystkim przy zatrudnianiu nowych pracowników, którzy w ramach wykonywania swoich obowiązków mają mieć styczność z danymi osobowymi,
- w miarę możliwości wymieniać dokumenty zawierające dane osobowe w formie elektronicznej,
przy jednoczesnym odpowiednim ich zabezpieczeniu (np. poprzez szyfrowanie), - jeśli to możliwe z uwagi na charakter pracy, umożliwić pracownikom pracę zdalną, uwzględniającą bezpieczeństwo informacji ,
- dodatkowe czynności mające na celu zwiększenie poziomu bezpieczeństwa w miejscu pracy wykonywać z umiarem, w granicach rozsądku i w zgodzie z obowiązującymi przepisami
(badania temperatury pracowników, wywiady stanu zdrowia itp.).
Czy wolno mierzyć pracownikowi temperaturę?
Podsumowanie
Mimo że na tę chwilę prawdopodobnie niewielu z nas widzi realną szansę na szybki powrót do normalnego funkcjonowania, warto swoje obowiązki wykonywać z myślą o końcu tego trudnego dla wszystkich okresu i stosować się do obowiązujących przepisów. Pamiętajmy, że przepisy RODO są po to, aby chronić naszą prywatność, a przy stosunkowo niewielkim wysiłku i użyciu elektronicznych narzędzi jesteśmy w stanie utrzymać zadowalający poziom ochrony danych osobowych.