Na samym początku należy rozróżnić odbiorców aplikacji, gdyż tak naprawdę większość dostępnych aplikacji jest dedykowana nie dla ABI, zgodnie z obecnym stanem prawnym, a dla administratora danych. Dostawcy aplikacji często błędnie zakładają, że do obowiązków ABI należą takie czynności jak nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych lub prowadzenie dokumentacji ochrony danych osobowych. Powyższe nieporozumienie wynika z faktu, że do stycznia 2015 r. powyższe czynności najczęściej były przydzielane ABI, jednak obecny stan prawny wymaga większego zaangażowania całej organizacji we wdrożenie oraz utrzymywanie systemu ochrony danych osobowych na bezpiecznym poziomie.
Praca dobrymi narzędziami RODO to nie praca!
Przygotowując poniższe zestawienie braliśmy pod uwagę przede wszystkim funkcjonalność aplikacji, czyli sposób korzystania z narzędzia w praktyce, intuicyjność oraz dostępność informacji. Dodatkowymi czynnikami wpływającymi na ocenę aplikacji była możliwość instalacji aplikacji lokalnie lub zdalny dostęp oraz możliwość generowania dokumentów lub zestawień z poziomu samej aplikacji.
ABI EXPERT+
Jedną z najdłużej funkcjonujących na rynku aplikacji dedykowanych jako wsparcie działań ABI jest ABI EKSPERT+. Aplikacja jest dostępna online i nie ma możliwości jej pobrania i zainstalowania na lokalnym komputerze lub serwerze. Nawigacja w aplikacji odbywa się za pośrednictwem przycisków w formie ikon, co trochę utrudnia pracę niedoświadczonemu ABI, gdyż nie wie który przycisk do czego służy, ani od czego powinien zacząć pracę w aplikacji. Zakładki funkcyjne są podzielone na poszczególne obszary zaczynając od rejestru zbiorów danych osobowych, nośników elektronicznych i oprogramowania, podmioty zewnętrzne (procesorów danych), ewidencję osób upoważnionych. Bardzo przydatną funkcjonalnością jest możliwość wygenerowania rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonego przez ABI oraz jego udostepnienie w formie odnośnika do strony internetowej. Aplikacja jest bardzo elastyczna, użytkownika ma możliwość edytowania treści generowanych dokumentów takich jak upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz ich ewidencjonowania. Aplikacja posiada również możliwość przeprowadzania testów wobec osób przetwarzających dane osobowe przed nadaniem im upoważnienia. Same testy są edytowalne podobnie jak większość dokumentów w samej aplikacji. Pewnym niedosytem jest brak szkoleń w formie e-learningu w samej aplikacji. Poszczególne zakładki są dość funkcjonalne jednak można odnieść wrażenia, że sama aplikacja była tworzona z uwzględnieniem poprzedniego stanu prawnego. Oczywiście posiada ona funkcjonalności wymagane nowelizacją z 2015 r. Jednak zastanawiająca jest funkcjonalność takich zakładek jak rejestr udostępnionych danych osobowych, gdyż nie ma żadnego prawnego obowiązku jego prowadzenia. Podobnie z zakładkami dotyczącymi kopii zapasowych oraz serwisów oprogramowania.
Rysunek 1 https://system.abiexpert.pl/personalcollections/collections_list
Podsumowując aplikacja jest godna polecenia ze względu na swoją elastyczność, jednak ze względu na funkcjonalności pasuje bardziej do sektora publicznego niż prywatnego. Ostatecznie korzystając z aplikacji można odnieść wrażenie pewnego chaosu i braku intuicyjności poszczególnych elementów. Aplikacja z pewnością będzie dobrym wyborem dla ABI, który posiada już doświadczenie i wie jakie są wymogi prawa, z drugiej strony będzie gorszym wyborem dla początkujących ABI, którzy na co dzień zajmują się innymi rzeczami niż pełnienia funkcji ABI.
ABI Administrator
Kolejną aplikacją jest ABI Administrator. Jest to stosunkowo młoda aplikacja, która pojawiła się w 2016 r. Cała aplikacja bazuje na Wordpress CMS, co jest ciekawym pomysłem, biorąc pod uwagę funkcjonalność WordPress-a jako narzędzia do tworzenia stron internetowych. Wizualnie aplikacja prezentuje się bardzo korzystnie. Podobnie jak w przypadku większości aplikacji dostępne są zakładki Dokumenty, Zbiory, Programy i zasoby, Osoby, Miejsca, Incydenty i Sprawdzenia. Niestety dokumenty, które są generowane z aplikacji pozostawiają wiele do życzenia. Generowanie dokumentów takich jak upoważnienia w formacie pdf jest obarczone brakiem przejrzystości i zagmatwaniem, dodatkowo łatwo o błąd w generowaniu dokumentu, a możliwość edycji jest ograniczona do minimum. Kolejną poważną wadą systemu jest brak modułu sprawdzenia, który powinien być dostępny od stycznia 2015 r. Korzystając z poszczególnych funkcjonalności można odnieść wrażenie, że twórcy aplikacji nie orientują się w obowiązujących przepisach prawa, gdyż zakresy poszczególnych tabel nie odzwierciedlają tych informacji, które są wymagane natomiast promują informacje, które nie tylko nie są wymagane ale i do niczego nie potrzebne. Trudno polecić aplikację ABI na jakimkolwiek poziomie doświadczenia. Jednak warto podkreślić bardzo dobry pomysł i przejrzystość aplikacji.
Rysunek 2 https://demo.abiadministrator.pl
Aplikacja ABI Administrator stanowi przykład bardzo dobrego pomysłu jednak miernego wykonania. Niestety przez braki w funkcjonalności trudno jest polecić ją komukolwiek jako narzędzie wspierające funkcjonowanie systemu ochrony danych osobowych.
ABIeye
Nowe narzędzie (zgodne z RODO) to ODO Nawigator
Aplikacja ABIeye stanowi pewne urozmaicenie spośród pozostałych aplikacji ze względu na znacznie rozszerzoną funkcjonalność. Nie jest to jedynie narzędzie wspomagające pracę ABI ale również platforma e-learningowa, która umożliwia bez odchodzenia od biurka przeszkolenie wszystkich osób oraz nadanie im upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Jest to jedno z niewielu narzędzi, które posiada funkcjonalność związaną z obsługą więcej niż jednego podmiotu przez jednego ABI. Innymi słowy ABIeye sprawdzi się jako narzędzie do koordynacji nadzoru w ramach grup kapitałowych, gdzie bardzo często te same osoby są zatrudniane przez kilka podmiotów. Podobnie jak poprzednie aplikacje panel administracyjny jest opatrzony zakładkami na które składają się ewidencja dokumentów, ewidencja zbiorów, ewidencja osób, ewidencja miejsc, ewidencja powierzeń oraz ewidencja incydentów. Rdzeniem programu jest zakładka dotycząca osób, która posiada najwięcej funkcjonalności. Możliwe jest nadawanie upoważnień do poszczególnych zbiorów jak i tzw. upoważnień ogólnych tj. zgodnych z zakresem obowiązków służbowych i przydzielonych dostępów do systemów informatycznych. Minusem aplikacji jest odpłatność szkoleń w formie e-learningu, jednak w żaden sposób nie ogranicza to możliwości szkolenia osób w innej formie lub z wykorzystaniem innej platformy e-learningowej. Jest to jedna z niewielu aplikacji, które są dostępne w pełnej wersji bezpłatnie co z pewnością stanowi duży atut. Jedną z wad aplikacji jest niedopracowany mechanizm generowania ewidencji do pdf, gdy jest dodane zbyt dużo rekordów to ewidencja wygląda mało przejrzyście. Przechowywanie dokumentów rozwiązano bardzo sprawnie niezależnie od stanu prawnego wszelkie dokumenty w każdej dostępnej wersji mogą być przechowywanie w aplikacji ABIeye.
Rysunek 3 https://demo.abieye.pl/
Aplikacja ABIeye była przygotowana ewidentnie z myślą o dużych podmiotach, gdzie przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób rozproszony. Głównym celem aplikacji jest zebranie wszystkich najważniejszych elementów w jednym miejscu i skuteczne zarządzanie nimi. Dodatkowym atutem aplikacji jest to że jest ciągle rozwijana zgodnie z prośbami użytkowników.
ABI 3.0
Ostatnią aplikacją w naszym subiektywnym zestawieniu jest ABI 3.0, aplikacja ta w przeciwieństwie do pozostałych jest instalowana na stacji roboczej jednak łączy się zdalnie z dostawcą w celu aktywacji. Sama instalacja aplikacji jest dość intuicyjna i nie wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej. Deklarowana funkcjonalność aplikacji jest bardzo szeroka. Dostępne są wersje na lokalne serwery administratora danych jak i wersje dla wielu użytkowników. Aplikacja wykorzystuje przeglądarkę internetową do wyświetlania wszelkich treści. Aplikacja jako jedna z niewielu umożliwia pobranie szablonów dokumentacji ochrony danych osobowych oraz narzędzi pełnienia nadzoru i dostosowanie ich do stanu faktycznego konkretnego administratora danych. W pozostałym zakresie znajdziemy mnóstwo funkcjonalności, które mogą być niemal dowolnie dopasowywane do potrzeb użytkownika. Aplikacja z pewnością stanowi jedną z najbardziej rozbudowanych i dedykowanych narzędzi do pełnienia nadzoru jednak jej zasadniczą wadą jest okresowo płatna licencja, która umożliwia korzystanie z tego narzędzia. Istnieje ryzyko, że niedoświadczony ABI stworzy cały system ochrony danych osobowych na bazie tej aplikacji, a później nie będzie w stanie się niej wycofać i zostanie zmuszony do ponoszenie opłaty licencyjnej.
Rysunek 4 Zrzut ekranu z wersji demo aplikacji ABI 3.0
Dostępność narzędzi wspomagających pełnienia nadzoru nad systemem ochrony danych osobowych jest coraz większa, a ich funkcjonalność również się rozwija. Jednak powinniśmy pamiętać, że każde narzędzie powinno pozostać tylko narzędziem, a nie trzonem systemu ochrony danych osobowych. Innymi słowy należy przewidywać sytuację, w której będziemy musieli się obyć bez narzędzi i dalej sprawnie pełnić nadzór. Największym uzasadnieniem co do skorzystania z aplikacji jest jej użyteczność dla konkretnej organizacji i konkretnego ABI. Większość z powyższych aplikacji w mniejszym lub większym stopniu może być użyteczna jednak wszystko zależy od celu jaki chcemy osiągnąć.
