Działania wdrożeniowe
W pierwszej kolejności należy podjąć działania wdrożeniowe. Nie warto odkładać czynności związanych z dostosowaniem do RODO aż do dnia otrzymania zawiadomienia o kontroli. Przy założeniu, że kontrola w ogóle zostanie zapowiedziana, i tak niezwykle trudne, żeby nie powiedzieć – niemożliwe, będzie rychłe podjęcie czynności wdrożeniowych w taki sposób, aby zdążyć wykonać wszystkie niezbędne obowiązki do dnia jej rozpoczęcia. Warto stale dbać o system ochrony danych osobowych, aby po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli wykonać tylko te czynności, które pozwolą nam przekonać się o tym, że wszystkie konieczne działania zostały podjęte skutecznie i nie ma powodów do obaw.
Czas na przygotowanie się do kontroli
Kontroli podlega każdy podmiot, jeśli przetwarza dane osobowe – niezależnie od tego, czy jest przedsiębiorcą. Ustawa o ochronie danych osobowych reguluje zagadnienia dotyczące kontroli, lecz nie podejmuje tematu zawiadamiania o niej. Należy więc wnosić, że jeśli kontrolowany jest przedsiębiorcą, zastosowanie znajdą do niego przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646 ze zm.). Zgodnie z nimi kontrola musi zostać zapowiedziana w ten sposób, że wszczęcie jej następuje nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. To oznacza, że w najgorszym razie przedsiębiorca, który ma zostać skontrolowany, będzie miał nie mniej niż 7 dni na podjęcie działań przygotowawczych.
Schemat kontroli UODO
Jeśli nie wiesz, jakie działania w ramach czynności kontrolnych i pokontrolnych może podjąć
Prezes UODO wobec Ciebie jako administratora, wyjaśniamy!
Schemat
Nie należy zapominać, że Prawo przedsiębiorców dotyczy jedynie przedsiębiorców – tylko do tej kategorii podmiotów odnoszą się więc opisane w nim regulacje, stanowiące o obowiązku uprzedniego powiadamiania o kontroli. Zatem wskazane zasady nie dotyczą już choćby stowarzyszeń czy fundacji.
Trzeba pamiętać, że w szczególnych przypadkach kontrola przedsiębiorców może odbyć się także bez zapowiadania. Trudno jednak nie dostrzec, że zgodnie z dotychczasową praktyką organ nadzorczy zawiadamia o kontrolach nie tylko pisemnie, lecz także często telefonicznie.
Czynności po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli
Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO
Powitajmy naszych gości
Gdy nadejdzie wyznaczony dzień kontroli, warto, aby administrator lub osoba przez niego upoważniona oczekiwali na osoby wyznaczone do jej przeprowadzenia. W razie nieobecności jednego z nich konieczne będzie bowiem dobranie do kontroli osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa lub przywołanego świadka będącego funkcjonariuszem publicznym, co z pewnością nie wpłynie pozytywnie na odbiór kontrolowanego. W tym miejscu warto odpowiedzieć na wielokrotnie powtarzające się pytanie, czy można nie wpuścić osób upoważnionych do kontroli i tym sposobem zapobiec jej przeprowadzeniu. Takie rozwiązanie jest nie do przyjęcia, mając na uwadze, że w dalszej perspektywie nie przyniesie żadnych korzyści kontrolowanemu, a jedynie – nieprzyjemności. Nie można zapominać, że kontrolujący ma prawo wstępu na grunt, do budynków, lokali oraz wszystkich innych pomieszczeń. Jeśli uniemożliwi się mu wstęp, z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością można przyjąć, że kontrolujący skorzysta z pomocy funkcjonariuszy Policji, aby dostać się na teren siedziby kontrolowanego.
Co ważne, przed umożliwieniem podjęcia czynności kontrolnych należy upewnić się, że osoby, które podają się za uprawnione do kontroli, rzeczywiście mają pełne prawo do jej przeprowadzenia. Obowiązkowo należy zweryfikować imienne upoważnienie do kontroli oraz legitymację służbową, a w szczególności to, czy dokumenty te zawierają wszelkie wymagane informacje oraz czy osoba posiadająca i okazująca legitymację jest rzeczywiście tą, za którą się podaje. Jeśli mamy daleko idące wątpliwości, możemy podjąć próbę kontaktu z organem nadzorczym celem weryfikacji. Pomimo że przepisy nie kształtują obowiązku weryfikacji treści legitymacji i imiennego upoważnienia do kontroli, należy uznać go za obligatoryjny po stronie kontrolowanego.
Dokładne zapoznanie się z treścią imiennego upoważnienia jest zalecane jeszcze z innego, niebywale ważnego powodu. Mianowicie w imiennym upoważnieniu powinien zostać wskazany zakres kontroli, a więc granice, w jakich mają prawo poruszać się osoby kontrolujące. Nie wolno im bowiem wykraczać poza wyznaczony zakres kontroli.
Kontrolowany obowiązany jest zapewnić zarówno kontrolującym, jak i osobom upoważnionym do udziału w kontroli (np. ekspertom) środki i warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Obejmuje to sporządzanie kopii lub wydruków żądanych dokumentów oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach czy systemach informatycznych. Szczególnie warto zwrócić uwagę, że kontrolowany zapewnia warunki niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Chociaż ustawa o ochronie danych nie precyzuje, co należy rozumieć przez to pojęcie, można wskazać, że osobom upoważnionym do kontroli powinno udostępnić się pomieszczenie umożliwiające sprawne jej przeprowadzenie, bez zakłóceń. Absolutnym minimum wydaje się osobna sala z podstawowym biurowym wyposażeniem.
Uprawnienia kontrolującego
Kontrolującemu przysługuje wyżej powołane prawo wstępu na teren kontrolowanego w godzinach 6:00–22:00. Poza tym przysługuje mu zamknięty katalog uprawnień, na który składają się następujące czynności:
- zwrócenie się o pomoc w wykonaniu czynności do właściwego miejscowo komendanta Policji
- wgląd do dokumentów i informacji, związanych z zakresem kontroli;
- przeprowadzenie oględzin: miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników, systemów informatycznych, systemów teleinformatycznych;
- żądanie złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień;
- przesłuchanie w charakterze świadka pracownika kontrolowanego;
- zlecanie sporządzania ekspertyz i opinii;
- rejestrowanie przebiegu kontroli lub poszczególnych czynności, z wykorzystaniem urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk, po uprzednim poinformowaniu kontrolowanego.
Kontrolującemu nie wolno wykonywać innych czynności niż wymienione w przepisach. Katalog czynności możliwych do podjęcia w trakcie kontroli ma charakter zamknięty.
Protokół
Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zgromadzonych podczas przeprowadzania kontroli. Przebieg czynności kontrolnych przedstawia w protokole kontroli, który podpisuje. Następnie przekazuje go do podpisu także kontrolowanemu, który ma 7 dni, aby ustosunkować się do jego treści. Po przeprowadzeniu analizy przedłożonego protokołu kontrolowany może go podpisać i odesłać kontrolującemu lub złożyć pisemne zastrzeżenia do jego treści. Kontrolowany może także nie wykonać żadnej ze wskazanych czynności, tj. pozostać całkowicie biernym, co stanowi o odmowie podpisania protokołu, o czym kontrolujący uczyni wzmiankę w protokole.
Zakończenie kontroli
Kontrola kończy się w dniu podpisania protokołu z kontroli przez kontrolowanego lub – w przypadku gdy kontrolowany nie podpisał protokołu i nie złożył zastrzeżeń do jego treści – w dniu uczynienia wzmianki o odmowie podpisania protokołu z kontroli. Po zakończeniu czynności kontrolnych oraz całego procesu kontroli organ nadzorczy dokonuje analizy zgromadzonego materiału dowodowego. Jeśli uzna, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych, niezwłocznie wszczyna postępowanie administracyjne. W takim wypadku postępowanie administracyjne stanowi kolejny, odrębny od kontroli etap działań podejmowanych przez organ nadzorczy. Jeśli organ nadzorczy nie dostrzega naruszeń, wykonywane przez niego czynności kończą się z chwilą zakończenia kontroli.
Schemat kontroli UODO
Jeśli nie wiesz, jakie działania w ramach czynności kontrolnych i pokontrolnych może podjąć
Prezes UODO wobec Ciebie jako administratora, wyjaśniamy!
Schemat