Outsourcing usług dla firm – jakie zadania warto powierzyć ekspertom w swoich dziedzinach?

Na czym polega outsourcing i gdzie ma zastosowanie?

Outsourcing polega na zleceniu firmie zewnętrznej prowadzenia całości lub części działań nakierowanych na realizację danego celu biznesowego. Outsourcing może dotyczyć zarówno świadczenia usług podstawowych (podwykonawstwo), jak i procesów wspierających.

Najbardziej typowymi obszarami są:

• doradztwo i consulting – oparcie się na doświadczeniu ekspertów tam, gdzie brakuje nam specjalizacji (np. ochrona danych osobowych),
• call center – zapewnienie obsługi klienta, przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń,
• księgowość, kadry i płace – wykorzystanie efektywnych i sprawdzonych rozwiązań,
• 

  Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

  Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.

  ODBIERZ PAKIET
  archiwizacja i utylizacja dokumentów, nośników i urządzeń – inaczej każdy dział robi to na własną rękę,
• usługi logistyczne i transport – wykorzystanie zewnętrznej floty zmniejsza ryzyko i zwiększa elastyczność,
• usługi i rozwiązania IT – opłacalność korzystania z własnych programistów i infrastruktury IT jest zwykle niższa,
• agencje marketingowe – dotarcie do klienta jest jednym z największych wyzwań, a dobra agencja to atut wobec konkurencji,
• firmy szkoleniowe – gwarancja terminowości i aktualności obligatoryjnych szkoleń, ale także nowe perspektywy i rozwój kompetencji pracowników.

Kiedy osiągniemy oszczędności?

Oszczędności mogą wynikać z różnych czynników, a porównanie wysokości wynagrodzenia własnego pracownika i zewnętrznego eksperta może być mylące. Jeśli chcesz dobrze wybrać, zwróć uwagę na następujące czynniki:

• cena usługi – firmy, które korzystają ze sprawdzonej i efektywnej metody obsługi, oszczędzają zarówno Twój, jak i swój czas. Z reguły im bardziej dostosowane rozwiązanie, tym wyższa cena,
• zakres usługi – jeśli zlecamy zadania z obszaru, na którym się nie znamy, dużo łatwiej o nieporozumienie. Zwracajmy uwagę na przejrzystość oferty i ukryte koszty,
• odciążenie własnych zasobów – gdy nie ma zewnętrznej firmy, Twoi pracownicy sami muszą nie tylko stosować, ale i wypracować rozwiązania. Dzięki outsourcingowi mogą skupić się na głównej działalności,
• elastyczność – procesy biznesowe nie zawsze wymagają takiego samego nakładu pracy. Outsourcing daje możliwość większego dostosowania do potrzeb niż w przypadku pracownika etatowego.

O oszczędnościach nie będzie jednak mowy, jeśli jakość usługi będzie zbyt niska. Koszty poprawek, obsługi reklamacji czy nawet sankcje za złamanie przepisów – przez to wszystko możemy żałować, że zaufaliśmy danej firmie.

Przykładowe porównanie kosztów etatu specjalisty ds. RODO
z kosztem outsourcingu RODO

Składniki kosztów:

Źródło informacji o wynagrodzeniu na stanowisku inspektora danych osobowych: wynagrodzenia.pl

Kiedy outsourcing oznacza wyższą jakość?

• Gdy chcemy zadbać o obszar, w którym sami się nie specjalizujemy – często jedyną alternatywą jest przeszkolenie lub zmiana specjalizacji własnych pracowników. Nawet jeśli docelowo danym procesem chcemy zajmować się sami, to tymczasowy outsourcing pozwoli uniknąć czynienia poligonu doświadczalnego z naszej organizacji.
• Gdy potrzebujemy najwyższej pewności rozwiązań – nawet jeśli sami jakoś sobie radzimy, to doświadczenie firmy zewnętrznej w wąskiej dziedzinie daje największą pewność, że żaden z ważnych aspektów nie został pominięty.
• Gdy potrzeba zmian – wewnętrzni pracownicy zwykle przyzwyczajeni są do stosowanych już rozwiązań. Zewnętrzna firma to nowa perspektywa i powiew świeżego powietrza.
• Gdy potrzeba niezależności – wewnętrzni pracownicy często mierzą się z konfliktem interesów: z jednej strony chcą dostarczyć rozwiązanie zgodne z prawem, a z drugiej – efektywne biznesowo. Zewnętrzna firma to większa świadomość, jakie ryzyka ponosi organizacja.

Dla kogo outsourcing jest najbardziej przydatny?

Outsourcing może sprawdzić się u każdego. Samozatrudniony przedsiębiorca nie zatrudni drugiego pracownika – potrzebuje oszczędności. Organizacje nastawione na efektywność chcą, aby ich pracownicy skupili się na głównych zadaniach. Z kolei międzynarodowa korporacja o dużej skali działalności potrzebuje rozwiązań najwyższej jakości. Są też sytuacje, w których outsourcing zgodności z RODO jest szczególnie korzystny, mianowicie:

• grupy przedsiębiorstw – rozwiązania dostarczone dla jednej spółki o wiele łatwiej wdrożyć w pozostałych spółkach (oszczędność jest jeszcze większa),
• centra usług wspólnych – często odpowiadają za wiele procesów i potrzebują odciążenia własnych zasobów,
• organizacje o zwiększonym ryzyku lub dużej skali działalności – wsparcie ekspertów może zrobić różnicę w kluczowym momencie, takim jak incydent i kontrola organu nadzorczego,
• organizacje podlegające wielu normom i wytycznym (np. Komisji Nadzoru Finansowego) – aby pracownicy mogli skupić się na głównej działalności,
• organizacje, w których jeden z obszarów jest na niskim poziomie i z różnych względów trudno to zmienić – zatrudnienie zewnętrznych ekspertów zwiększa zwykle rangę projektu i mobilizuje pracowników wewnętrznych do przyjęcia zmian.

Na co trzeba uważać?

Dobry outsourcing powinien oznaczać, że działamy lepiej, mamy większą pewność i więcej czasu dzięki skutecznej współpracy. Zewnętrzna firma powinna zapewnić specjalizację, wypracowaną metodykę i schematy działania, a także większą niezależność i dostępność. Odpowiedzialność za wybór firmy należy do nas, dlatego warto:

• zapytać o metodę działania, materiały i narzędzia – na ile zwiększą naszą jakość i efektywność,
• sprawdzić renomę i referencje (uważaj na oszustów i nowicjuszy),
• 

  Bezpłatna wiedza o RODO.
  Korzystaj do woli!

  Webinary, artykuły, poradniki, szkolenia, migawki i pomoc. Witaj w bazie wiedzy ODO 24.

  WCHODZĘ W TO
  zapytać o skład zespołu (do obsługi powinni być wyznaczeni eksperci ze wszystkich dziedzin objętych usługą),
• zagwarantować, aby oferta obejmowała wystarczającą ilość czasu na wypełnienie wszystkich zadań,
• upewnić się, że konsultanci zapewniają szybką dostępność w razie incydentu,
• zweryfikować, czy firma posiada ubezpieczenie zawodowe,
• zapewnić sprawny punkt kontaktowy wewnątrz swojej organizacji,
• uzyskać gwarancje bezpieczeństwa informacji i zapytać o kwestię powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podsumowanie

Outsourcing jest możliwy praktycznie w każdym procesie, a najczęściej występuje w obszarach zapewnienia zgodności z przepisami, HR, księgowości, obiegu i archiwizacji dokumentów, zarządzania flotą, rozwiązań IT, szkoleń i marketingu. W przypadku wyboru dobrej oferty i dobrego dostawcy outsourcing jest zwykle lepszym rozwiązaniem niż poleganie wyłącznie na własnych zasobach i pracownikach. Możliwe korzyści to oszczędność, odciążenie własnych zasobów, lepsza jakość, elastyczność i niezależność.

Nie jest to jednak całkowite przeniesienie odpowiedzialności i wysiłku. Dobry outsourcing oznacza, że wiemy jak działać, mamy większą pewność i więcej czasu dzięki efektywnej współpracy. Wsparcie ekspertów może okazać się kluczowym czynnikiem w krytycznych sytuacjach, takich jak kontrola organu nadzorczego.