Outsourcing – naturalne rozwiązanie dla biznesu

Początków outsourcingu można dopatrywać się już w prehistorii, gdy nasi przodkowie, tworzący pierwsze społeczności ludzkie, dostrzegli korzyści wynikające ze współpracy i indywidualnych kompetencji członków grupy.

Na korzyści wynikające ze specjalizacji już w XVIII wieku wskazywał Adam Smith, ojciec współczesnej ekonomii. Henry Ford, legenda przemysłu motoryzacyjnego i jeden z prekursorów zarządzania, twierdził: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”. Obecnie używany termin „outsourcing” powstał nieco później, po raz pierwszy użyto go w 1979 r., w odniesieniu do nabywania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny.

Outsourcing dziś

Obecnie outsourcing to nowoczesna strategia zarządzania organizacją w celu wydzielenia zadań, które mogą być wykonane przez inny, wyspecjalizowany podmiot. Chodzi o to, aby uwolnić część środków i zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki temu można się skupić na podstawowym przedmiocie działalności firmy oraz podnoszeniu efektywności. W konsekwencji uzyskuje się przewagę nad innymi konkurentami na rynku.

W ramach outsourcingu wyróżnić można różne jego rodzaje. SSC (skrót od ang. Shared Services Centres), czyli centra usług wspólnych, stanowią wydzielone i wyspecjalizowane jednostki, pracujące wewnątrz i na rzecz grupy firm albo powiązanych ze sobą organizacji.

W nieco innej formule funkcjonuje branża BPO (ang. Business Process Outsourcing), co można przetłumaczyć jako „zlecenie wykonania procesu biznesowego na zewnątrz”. Podmioty działające w obszarze BPO świadczą usługi dla klientów zewnętrznych, którzy rezygnują z samodzielnego prowadzenia niektórych procesów w celu powierzenia ich wyspecjalizowanemu podmiotowi. Głównym założeniem takiego działania jest przede wszystkim minimalizacja kosztów.

Przykładowe porównanie kosztów etatu specjalisty ds. RODO
z kosztem outsourcingu RODO

Składniki kosztów:

Źródło informacji o wynagrodzeniu na stanowisku inspektora danych osobowych: wynagrodzenia.pl

Outsourcing w Polsce to 338 000 miejsc pracy

Jak wynika z raportu „Nowoczesne usługi biznesowe w Polsce 2020”, który przygotował Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych, branża outsourcingowa pod względem zatrudnienia zwiększyła się w ostatnim roku o 10% i obecnie tworzy w Polsce 338 tys. miejsc pracy.

Pod względem wielkości zatrudnienia w sektorze outsourcingu wiodący obszar stanowi branża IT (28,7%). Drugie miejsce zajmują usługi komercyjne i profesjonalne (28,1%). Na trzecim miejscu z udziałem 14,4% uplasował się sektor BFSI (bankowości, usług finansowych i ubezpieczeń). Zwraca uwagę dynamiczny rozwój outsourcingu w obszarze świadczeń komercyjnych i profesjonalnych, do których zaliczyć można m.in. księgowość i doradztwo prawne. W 2019 r. wartość eksportu usług komercyjnych z Polski oszacowano na 19,8 mld USD, przy czym sektor outsourcingu odpowiadał za 27,5% tej kwoty. Dla porównania, w 2005 r. jego udział w obszarze usług komercyjnych wynosił tylko 7,7%. Przytoczone dane wskazują na jednoznaczny trend – zwiększające się zainteresowanie przedsiębiorców usługami doradczymi, które wykonywane są w modelu outsourcingu.

Specjalizacja w outsourcingu

Rynek usług doradczych cechuje silna konkurencja oraz wysokie wymagania klienta. Od konsultanta oczekuje się najwyższej możliwej staranności, a także skutecznej i bezpiecznej porady. Spełnienie tych oczekiwań wymaga obszernej wiedzy, popartej dużym doświadczeniem, czyli mówiąc prościej – specjalizacji w danej dziedzinie. Osoba zajmująca się wieloma dziedzinami prawdopodobnie nie zdoła się wyspecjalizować w niczym konkretnym. Im bardziej określony jest obszar poszerzanej wiedzy i gromadzonego doświadczenia, tym wyższy jest poziom eksperckości w wybranej dziedzinie.

Specjalizacja stanowi kluczową zaletę firmy outsourcingowej. Klient, który rozważa skorzystanie z outsourcingu, może dostrzec pierwsze korzyści już na etapie podjęcia rozmów o ewentualnej współpracy. Doskonała znajomość konkretnego obszaru wiąże się ze świadomością oczekiwań szerokiego przekroju klientów, która pozwala szybciej ustalić i zrozumieć potrzeby nowej organizacji.

Specjalizacja i cele

Specjalizacja ułatwia firmie outsourcingowej osiągnięcie podstawowego celu, jakim jest wydajne wykonywanie powierzonych jej zadań. Wysoka efektywność wynika przede wszystkim z możliwości skorzystania ze sprawdzonych i skutecznych rozwiązań, które zostały wypracowane poprzez wieloletnią praktykę i doświadczenie.

Specjalizacja obniża cenę usługi

Wysoka efektywność umożliwia także obniżenie ceny usługi, bowiem oszczędności uzyskiwane są poprzez redukcję i kontrolę kosztów. Ograniczenie kosztów możliwe jest dzięki powtarzalnej i wyspecjalizowanej działalności w określonej dziedzinie.

Co więcej, korzystając z usługi outsourcingu, firma może pominąć żmudny proces selekcji potencjalnych kandydatów do pracy i skorzystać z możliwości łatwego dostępu do wiodących na rynku specjalistów.

Potrzebujesz więcej powodów?
Porozmawiajmy  

Usługi doradcze –
ekspert w organizacji czy ekspert zewnętrzny?

Osoba, która zarządza przedsiębiorstwem, codziennie stara się wykorzystać dostępne zasoby i wyznaczyć odpowiednie zadania dla swojego personelu, aby zapewnić sprawne działanie i rozwój firmy. Ten sam cel obiera wiele istniejących na rynku podmiotów, więc rynek jest zazwyczaj bardzo konkurencyjny. Uregulowania prawne stanowią jeden z kluczowych aspektów, który musi zostać wzięty pod uwagę.

Jak wynika z raportu „Barometr prawa”, który przygotowała firma Grant Thornton, w 2019 r. uchwalono w Polsce 21,5 tysięcy stron nowego prawa. Samo przeczytanie takiej liczby dokumentów zajęłoby przeciętnemu specjaliście niemal 3 godziny dziennie, przez cały rok. W raporcie wskazano, że nie jest to rekord, bowiem w 2016 roku ustawodawca wprowadził ponad 35 tysięcy stron nowych przepisów. Powyższe dane nie uwzględniają efektów pracy ustawodawcy unijnego, kluczowych orzeczeń sądów, wytycznych wydawanych przez organy publiczne i publikacji przedstawicieli doktryny. W konsekwencji, niezbędna kontrola nad stanem uregulowań prawnych wymaga ogromnego nakładu pracy i może w znaczącym stopniu obciążać personel wewnętrzny.

Alternatywą jest outsourcing, który gwarantuje oszczędność czasu pracy. Przedsiębiorca może zidentyfikować zadania, które są najbardziej kłopotliwe z uwagi na duży nakład pracy lub niewygodne, gdyż nie są najmocniejszą stroną personelu wewnętrznego. Dzięki powierzeniu części tych zadań firmie zewnętrznej, pracownicy organizacji mogą skupić się na zadaniach, które wykonują najbardziej efektywnie.

Firmy przekazują uciążliwe zadania na zewnątrz

Powierzenie uciążliwych zadań firmie zewnętrznej to także ograniczenie kosztów, wynikających z konieczności ciągłej aktualizacji wiedzy pracownika. Pracodawca unika w ten sposób kosztów specjalistycznych szkoleń lub zakupu narzędzi, które umożliwiają pracownikom sprawne wykonywanie obowiązków (dedykowane oprogramowanie, szablony dokumentów). Ponadto, zmniejsza także ryzyko błędu, bowiem uwalnia personel przedsiębiorcy od zadań, które wymagają specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, a przy okazji przenosi na firmę outsourcingową część odpowiedzialności za ewentualną pomyłkę.

Korzystanie z outsourcingu może zapewnić większą dyspozycyjność i terminowość realizacji obowiązków. Zewnętrzna firma wykonuje powierzone zadania w oparciu o szeroką kadrę specjalistów, którzy w sytuacjach kryzysowych mogą się nawzajem uzupełniać i zastępować. W konsekwencji, wykonanie pilnych zadań praktycznie nigdy nie jest zagrożone przez nagłą chorobę pracownika lub nieplanowane rotacje kadrowe.

Potrzebujesz więcej powodów?
Porozmawiajmy  

Podsumowanie

Outsourcing to silnie rozwijający się trend rynkowy, który dostrzegają już wszyscy przedsiębiorcy, a nie tylko specjaliści z dziedziny zarządzania. W krótkiej i doraźnej perspektywie outsourcing wykorzystywany jest w celu natychmiastowej redukcji kosztów oraz poprawienia jakości usług. W dłuższej perspektywie stanowi narzędzie, które powinno mieć dla organizacji znaczenie strategiczne, jako element konieczny w planowaniu dalszej działalności i rozwoju firmy.