Milion za niezgodność z RODO

Powód? Niespełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, których dane znalazły się w bazach ukaranej spółki.

Jeżeli potrzebujesz więcej informacji
informacji na temat realizacji obowiązku informacyjnego zapoznaj się z materiałem: Obowiązek informacyjny na gruncie RODO. Wzór klauzuli informacyjnej odnajdziesz zaś w materiale: Klauzule RODO.

Jaka była przyczyna naruszenia?

Bisnode Polska sp. z o.o., bo tak nazywa się ukarana spółka, dysponując danymi osobowymi przedsiębiorców, w tym również ich danymi kontaktowymi (adresem prowadzenia działalności, rzadziej adresem e-mail czy numerem telefonu), wysłała treść klauzuli informacyjnej (w oparciu o art. 14 RODO) w formie elektronicznej na wszystkie posiadane adresy e-mail, natomiast w stosunku do reszty – zdecydowała się na zaniechanie wysyłki tradycyjną drogą pocztową, szacując jej potencjalne koszty na ok. 30 (!) milionów złotych. Zamiast tego treść klauzuli została opublikowana na stronie internetowej spółki. Spółka zdecydowała się na taki krok z uwagi na olbrzymią, paromilionową liczbę rekordów, w oparciu o art. 14 ust. 5 RODO, zgodnie z którym administrator danych ma prawo zaniechać obowiązku informacyjnego, gdy okazuje się to „niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku”.

Jak wynika z treści decyzji UODO , Bisnode Polska posiadała „łącznie 7.594.636 rekordów danych dotyczących osób fizycznych, w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz osób będących wspólnikami lub członkami organów spółek, fundacji i stowarzyszeń. Spółka spełniła indywidualny obowiązek informacyjny wobec 682 439 osób, w stosunku do których posiada w ramach rekordu bazy danych adresy poczty elektronicznej. W odniesieniu do 181 142 osób Spółka dysponuje wyłącznie numerami telefonów komórkowych, a w odniesieniu do 6.490.226 osób dysponuje wyłącznie adresami korespondencyjnymi, z czego 2.924.443 rekordy dotyczą nieaktywnych działalności gospodarczych”.

Jaka była argumentacja UODO?

Podczas konferencji prasowej 26 marca 2019 r. Urząd zwracał uwagę, że osoby fizyczne, których dane widniały w bazie, nie miały o tym pojęcia i tym samym została im odebrana możliwość korzystania z przysługujących im na gruncie RODO praw. Na poparcie swojego stanowiska i wagi problemu przytoczone zostały dane liczbowe, zgodnie z nimi spółka spełniła obowiązek informacyjny tylko w stosunku do ok. 600 tys. osób, które udostępniły swój adres e-mail w publicznych rejestrach. Co więcej, w odpowiedzi na wiadomości e-mail od ukaranej spółki aż 12 tysięcy osób zgłosiło sprzeciw wobec przetwarzania ich danych w celach marketingowych. Prezes UODO podkreśliła także, że umyślny charakter działań spółki – która mimo świadomości istnienia obowiązku informacyjnego w stosunku do osób w bazie – jest okolicznością dla administratora obciążającą, tak samo jak brak działań zmierzających do usunięcia naruszenia, ani nawet deklaracja takowych.

Z decyzji UODO wynika, że powyższa sytuacja nie wiąże się w opinii organu nadzorczego z „niewspółmiernie dużym wysiłkiem” dla administratora, w związku z czym przyjęte przez niego rozwiązanie w postaci publikacji klauzuli informacyjnej na stronie należy uznać za niewystarczające. Problematyczne w tym wszystkim jest, że dalej nikt nie jest w stanie nakierować administratorów na właściwe tory i pomóc im w interpretacji tego enigmatycznego określenia. Decyzja UODO jest natomiast jasnym sygnałem, że w opinii organu nadzorczego nawet wielomilionowe koszty nie mieszczą się pod pojęciem przedmiotowego niewspółmiernie dużego wysiłku.

Czym jest ten „niewspółmiernie duży wysiłek”?

Motyw 62 preambuły do RODO stanowi, iż administrator może zostać zwolniony z konieczności spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy poinformowanie osoby, której dane dotyczą, okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. Zgodnie z przytaczanym motywem przy stwierdzaniu niewspółmiernie dużego wysiłku  należy brać pod uwagę:

• liczbę osób, których dane dotyczą,
• okres przechowywania danych oraz
• wszelkie przyjęte odpowiednie zabezpieczenia.

Europejski ustawodawca podkreślił, że chodzi tu w szczególności o sytuacje przetwarzania danych w celach archiwalnych, statystycznych oraz związanych z badaniami naukowymi. Grupa Robocza Art. 29 (obecnie: Europejska Rada Ochrony Danych) w swoich wytycznych dot. przejrzystości wskazuje, że takie ujęcie zagadnienia sugeruje, że „wyjątek ten nie powinien być rutynowo stosowany przez administratorów danych, którzy nie przetwarzają danych osobowych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych”.

W jakich sytuacjach będziemy mieć do czynienia
z„niewspółmiernie dużym wysiłkiem”?

W wytycznych dotyczących przejrzystości Grupa Robocza podaje dwa przykłady, w których w jej opinii spełniona zostaje przesłanka „niewspółmiernie dużego wysiłku”, co może zwolnić administratora danych z realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO.

Przykłady:

1. Duży szpital metropolitalny wymaga od wszystkich pacjentów z oddziału dziennego, przyjętych na dłuższy okres i zgłaszających się na wizytę wypełnienia formularza informacji o pacjencie, w którym należy podać dane dwóch osób bliskich (osób, których dane dotyczą). Biorąc pod uwagę bardzo dużą liczbę pacjentów korzystających codziennie z usług szpitala, niewspółmiernie dużego wysiłku ze strony szpitala wymagałoby udzielenie wszystkim osobom, które zostały wymienione jako „osoby bliskie" na formularzach wypełnianych każdego dnia przez pacjentów, informacji wymaganych zgodnie z art. 14.
2. Naukowcy zajmujący się badaniami historycznymi, którzy chcą prześledzić pochodzenie na podstawie nazwisk, pośrednio uzyskują obszerny zbiór danych dotyczących 20 000 osób. Dane należące do zbioru zostały jednak zebrane 50 lat temu i nie były od tego czasu aktualizowane oraz nie zawierają żadnych danych kontaktowych. Biorąc pod uwagę wielkość bazy danych, a w szczególności okres przechowywania danych, podjęcie przez naukowców indywidualne próby odnalezienia osób, których dane dotyczą, w celu udzielenia im informacji określonych w art. 14 wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. 

Co zatem wiemy na pewno?

Mimo że decyzja Prezesa UODO niesie za sobą wiele wątpliwości i pozostawia wiele pytań bez odpowiedzi, na pewno skłoniła ona wielu przedsiębiorców do głębszej refleksji i pochylenia się nad tematyką spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacjach, które należy uznać za co najmniej problematyczne. Chyba wszyscy liczymy na to, że w toku postępowania sądowoadministracyjnego podniesiona przez Prezesa UODO kwestia zostanie poddana wykładni, w oparciu o którą organizacje będą w stanie stosować przepisy RODO w praktyce. Jednak już na tę chwilę można z całą pewnością stwierdzić, że:

1. Jako administratorzy danych nie mamy obowiązku uzyskiwania dodatkowych informacji o osobach fizycznych tylko i wyłącznie w tym celu, aby spełnić w stosunku do nich obowiązek informacyjny (zgodnie z art. 11 ust. 1 RODO). Przykładowo, przetwarzając same imiona i nazwiska osób fizycznych, nie powinniśmy zbierać od nich również adresu e-mail czy numeru telefonu, jeśli te dane nie są niezbędne do realizowanych przez administratora celów, a służyłyby jedynie spełnieniu obowiązku informacyjnego w stosunku do tych osób.
2. Niebezpiecznym posunięciem byłaby rezygnacja ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacjach, w których dysponujemy danymi kontaktowymi osób, których dane dotyczą – bo jeśli UODO nie dostrzegł niewspółmiernie dużego wysiłku przy adresowaniu i wysyłce 6,5 milionów listów, to z jakiego powodu miałoby to dotyczyć przetwarzania na skalę 10, 20 czy nawet 50 milionów?
3. Duże koszty czy duży nakład pracy związanej z realizacją obowiązku informacyjnego również nie jest dla organu nadzorczego argumentem, a umieszczenie informacji o przetwarzaniu wraz z klauzulą informacyjną na stronie internetowej administratora nie zastąpi spełnienia obowiązku informacyjnego indywidualnie do każdej z osób, których dane przetwarzamy w swoich bazach.

Opinie ekspertów

Nałożona kara budzi mnóstwo kontrowersji, od opinii skrajnie krytycznych po te pełne aprobaty dla decyzji Prezesa UODO. O ile cała sprawa wydaje się absurdem - a wiele osób nie ma złudzeń, że spółka podjęła rozsądne i proporcjonalne do swoich możliwości działania mające zapewnić spełnienie obowiązku z art. 14 RODO, a przygotowanie tak niebotycznej liczby przesyłek i ich wysyłka do adresatów wygenerowałaby koszty nieproporcjonalne w stosunku do potencjalnych zysków - o tyle prawdą jest, że osoby, których dane znalazły się bazie, zostały pozbawione możliwości korzystania z przysługujących im na gruncie RODO praw.

Sprawa byłaby oczywista, gdyby spółka nie podjęła żadnych działań zmierzających do spełnienia obowiązku informacyjnego, natomiast fakt publikacji klauzuli na stronie i masowa wysyłka mailowa jasno wskazują, że administrator podjął pewne, choć zdaniem Urzędu niewystarczające, kroki w kierunku zgodności z RODO. Ciekawym jest także, że Urząd „dla przykładu” postanowił ukarać organizację przetwarzającą dane przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, w stosunku do których jeszcze niedawno część przepisów związanych z ochroną danych osobowych, w tym tych dotyczących spełniania obowiązku informacyjnego, w ogóle nie miała zastosowania (zgodnie z art. 39b nieobowiązującej już ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Należy jednak zadać sobie pytanie, czy w omawianej sytuacji rzeczywiście doszło do znaczącego naruszenia praw osób fizycznych, których dane znalazły się w bazie? Przecież dane te są jawne, widnieją w publicznych, dostępnych przez internet rejestrach, a wgląd w nie może mieć każdy. Prawdą jest, że gdyby osoby widniejące w bazie Bisnode zostały poinformowane o treści klauzuli z art. 14 RODO, miałyby one wówczas możliwość realizacji swoich praw względem tego administratora, ale czy ten fakt w praktyce rzeczywiście przyczyniłby się do ochrony ich praw? Przypomnijmy, że dane przetwarzane przez Bisnode dotyczyły przede wszystkim informacji w zakresie prowadzonych przez osoby fizyczne działalności gospodarczych, czyli widniejących np. w CEIDG danych w postaci imienia, nazwiska, firmy czy adresu prowadzonej działalności.

Dla jakiego rodzaju przedsiębiorców decyzja UODO może być ważna?

Tak naprawdę ta decyzja UODO jest ważna dla wszystkich przedsiębiorców. Oczywiście w analizowanej sprawie jest to kwestia niespełniania obowiązku informacyjnego w stosunku do osób, których dane zostały pozyskane z publicznie dostępnych źródeł – a nie oszukujmy się, jawne rejestry często stanowią podstawę baz tworzonych przez przedsiębiorców - natomiast wnioski płynące z tej decyzji można przełożyć właściwie na każdą formę spełniania obowiązku informacyjnego.

Pewnym jest to, że Urząd przywiązuje dużą wagę do spełniania obowiązku informacyjnego, a nałożenie tak surowej kary należy czytać jako przestrogę dla organizacji, które często z wygody czy nadmiernych oszczędności część wynikających z RODO obowiązków traktują „po macoszemu”. Czujność przedsiębiorców została uśpiona przez stosunkowo niewielką aktywność Urzędu po 25 maja 2018 r., który mimo zapowiedzi o rozpoczętych kontrolach aż do stycznia br. wstrzymywał się z nakładaniem kar. Tą decyzją organ nadzorczy pokazał przedsiębiorcom, że żarty się skończyły, a zapowiedzi dot. kontroli okazały się nie być czcze i znajdują odzwierciedlenie w faktycznych działaniach Urzędu. Presja związana z zapewnieniem zgodności z RODO zdecydowanie zmalała, a pierwsza kara i pogłoski o co najmniej dwóch kolejnych prawdopodobnie zmobilizują przedsiębiorców do dalszych działań dostosowawczych i niejako wymuszą na nich poważniejsze traktowanie obowiązków wynikających z RODO.