Kto może zostać inspektorem ochrony danych na gruncie ustawy DODO?

Ustawa DODO zobowiązuje administratora do wyznaczenia inspektora ochrony danych, mającego stanowić dla niego fachowe wsparcie w procesie przetwarzania danych osobowych zbieranych w celu rozpoznawania, zapobiegania, wykrywania i zwalczania czynów zabronionych, w tym zagrożeń dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także wykonywania tymczasowego aresztowania, kar, kar porządkowych i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności. Pojawiły się jednak wątpliwości i pytania dotyczące tego, kto może ubiegać się o pełnienie tej funkcji i jakie warunki powinien spełnić?

Unijna reforma przepisów o ochronie danych osobowych bazuje na dwóch filarach:

  1. Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”) oraz
  2. Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylająca decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW („Dyrektywa 2016/680”).

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Podstawowymi celami przyświecającymi unijnemu ustawodawcy były wzmocnienie ochrony danych osobowych jako podstawowego prawa każdego obywatela Unii Europejskiej, umożliwienie rozwoju gospodarki cyfrowej oraz usprawnienie walki z przestępczością i terroryzmem.

W obu przypadkach, realizacja wskazanego założenia na poziomie poszczególnych organizacji wspierana jest przez inspektora ochrony danych (IOD), jako centralnej postaci systemu ochrony danych osobowych.  o ile obowiązki, status oraz pozycja IOD-a na gruncie RODO doczekały się bogatego opracowania, o tyle literatura na temat wykonywania funkcji IOD na gruncie przepisów Dyrektywy 2016/680 oraz implementującej ją do polskiego porządku prawnego ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. 2019 poz. 125, „Ustawa DODO”) pozostaje niewystarczająca.

Aby zniwelować te niekorzystne różnice, a przez to wspomóc IOD-ów powołanych na gruncie Ustawy DODO jak i samych administratorów, poniższy artykuł omawia wymagania wobec osoby mającej piastować funkcję IOD, rozpoczynając w ten sposób cykl opracowań przybliżających zagadnienia związane z drugim, nie mniej ważnym filarem unijnej reformy przepisów o ochronie danych osobowych.

IOD na gruncie Ustawy DODO – wymagania

Motyw 63 Dyrektywy 2016/680 wskazuje, że inspektor ochrony danych to wyznaczona przez administratora osoba, która będzie pomagać mu w monitorowaniu wewnętrznego przestrzegania przepisów przyjętych na podstawie Dyrektywy 2016/680. Osoba ta powinna wspierać zarówno administratora, jak i pracowników przetwarzających dane osobowe, dostarczając im bieżących informacji oraz porad dotyczących przestrzegania spoczywających na nich obowiązków w zakresie ochrony danych.

Artykuł 46 ust. 2 Ustawy DODO stanowi, że funkcję IOD może sprawować osoba, która:

  • ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,
  • nie była skazana prawomocnym wyrokiem orzeczonym za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe popełnione z winy umyślnej,
  • ma odpowiednie kwalifikacje zawodowe, w szczególności wiedzę fachową na temat prawa i praktyki w dziedzinie ochrony danych osobowych, oraz umiejętności niezbędne do wykonywania zadań, o których mowa w art. 47 ust. 1 Ustawy DODO, tj.:
      • informowania administratora oraz osób zajmujących się przetwarzaniem o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Ustawy DODO oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych,
      • prowadzenia działań podnoszących świadomość oraz organizowanie szkoleń dla osób uczestniczących w operacjach przetwarzania,
      • monitorowania zgodności przetwarzania danych przez administratora oraz osoby zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych z przepisami Ustawy DODO oraz innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych,
      • monitorowania realizowania polityk administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym przydział na ich podstawie obowiązków dla osób zajmujących się przetwarzaniem,
      • współpracy z Prezesem UODO,
    Ustawa DODO - zadbałeś o zgodność?
    • monitorowania realizacji zaleceń, o których mowa w art. 38 ust. 4 Ustawy DODO, oraz przedstawianie Prezesowi UODO stanu ich realizacji,
    • pełnienia funkcji punktu kontaktowego wobec Prezesa UODO w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 38 Ustawy DODO, oraz prowadzenie z Prezesem UODO konsultacji we wszelkich innych sprawach,
    • pełnienia funkcji punktu kontaktowego wobec osób, których dane dotyczą w zakresie przysługujących jej praw, o których mowa w rozdziale 4 Ustawy DODO,
    • przygotowywania zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych, w przypadku, o którym mowa w art. 37 Ustawy DODO, oraz monitorowanie wykonania tych zaleceń,
    • sporządzania i przekazywanie administratorowi raz na rok, do końca i kwartału za rok ubiegły, sprawozdania z wykonywania zadań z zakresu ochrony i sposobu przetwarzania danych osobowych.

Warto zaznaczyć, iż potwierdzenie spełniania przez inspektora ochrony danych wymogu w zakresie niekaralności może nastąpić poprzez żądanie dostarczenia zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Podkreślenia wymaga, że wskazana kompetencja nie przysługuje bezpośrednio administratorowi poprzez dostęp do bazy KRK.

Przesłanka posiadania przez IOD odpowiednich kwalifikacji zawodowych, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa, a także praktyki w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności niezbędnych do wykonywania zadań IOD powinna być oceniana indywidualnie przez samego administratora. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na opinię Grupy Roboczej Art. 29 WP 243 rew. 01 dotyczącą inspektorów ochrony danych, która wskazuje, że „wymagany poziom wiedzy fachowej nie jest nigdzie jednoznacznie określony, ale musi być współmierny do charakteru, skomplikowania i ilości danych przetwarzanych w ramach jednostki.

Dla przykładu
w przypadku wyjątkowo skomplikowanych procesów przetwarzania danych osobowych lub w sytuacji przetwarzania dużej ilości danych szczególnych kategorii, IOD może potrzebować wyższego poziomu wiedzy i wsparcia.

Ponadto inaczej sytuacja przedstawiać się będzie w przypadku podmiotów regularnie przekazujących dane do państw trzecich niż w przypadku, gdy przekazywanie takie ma charakter okazjonalny”. Co równie istotne, w przypadku organów i podmiotów publicznych, stanowiących znakomitą większość podmiotów obowiązanych do stosowania Ustawy DODO, IOD powinien również posiadać wiedzę w zakresie procedur administracyjnych i funkcjonowania danego administratora.

Interesująca w tym względzie jest uwaga poczyniona w motywie 63 dyrektywy 2016/680, która wskazuje, że inspektor ochrony danych może być członkiem dotychczasowego personelu administratora (w domyśle, wykonywać inne czynności) po odbyciu specjalnego szkolenia z prawa i praktyki ochrony danych w celu uzyskania wiedzy fachowej w tej dziedzinie.

Diagnoza zgodności RODO.
Zrób to sam

Wykorzystaj elastyczne narzędzie do inwentaryzacji, audytu, przeprowadzenia DPIA oraz analizy ryzyka.
POZNAJ DR RODO
Ponadto Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO) wyraźnie akcentuje, że inspektor ochrony danych nie może zajmować w organizacji stanowiska związanego z określaniem sposobów i celów przetwarzania danych. Powierzając inspektorowi ochrony danych inne zadania, w celu uniknięcia konfliktu interesów, administrator w pierwszej kolejności powinien zidentyfikować stanowiska niekompatybilne z pełnieniem funkcji IOD (https://uodo.gov.pl/pl/223/713).

Cennej wskazówkiw tym zakresie udziela Grupa Robocza Art. 29 wskazując, iż za powodujące konflikt interesów uważane będą stanowiska kierownicze (dyrektor generalny, kierownik działu HR, kierownik działu IT), ale również niższe stanowiska, jeśli biorą udział w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych (Wytyczne dotyczące inspektorów ochrony danych).

Należy założyć, że jednoczesne wykonywanie obowiązków inspektora ochrony danych zarówno na gruncie RODO, jak i Ustawy DODO będzie stosunkowo częstą sytuacją. Ustawa DODO nie wyklucza takiego wariantu, przy czym należy zwrócić uwagę na obiektywne trudności związane z funkcjonowaniem w ramach wskazanego modelu. Zasygnalizowane trudności dotyczą przede wszystkim rozbieżności w zakresach oraz reżimach (w tym czasowych) wykonywania obowiązków inspektora ochrony danych. w celu optymalizacji pracy inspektora ochrony danych zasadne byłoby dążenie administratorów do unifikacji procedur związanych z realizacją jego obowiązków.

Podsumowanie

Bezsprzecznie administrator, działając we własnym interesie, powinien powołać osobę, która ma wiedzę i umiejętności pozwalające na prowadzenie skutecznego nadzoru nad administrowanymi przez niego danymi osobowymi. Przepisy Ustawy DODO nie wprowadzają wymogu posiadania przez IOD jakichkolwiek certyfikatów, poświadczeń ukończenia odpowiednich szkoleń itp., jednak tego typu dokumenty mogą być pomocne administratorowi w dokonaniu oceny spełniania przez inspektora ochrony danych kryterium doświadczenia i odpowiednich kwalifikacji. Oceny wiedzy fachowej na temat prawa oraz praktyki w obszarze ochrony danych osobowych warto dokonywać również w kontekście specyfiki, jak również konkretnych potrzeb administratora, w tym rodzaju i stopnia zagrożeń, jakie określona działalność może nieść dla praw i wolności podmiotów danych.

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".