Kserowanie dowodów osobistych
dozwolone czy nie?

Podsumowanie 2018

Ostatnio dość często wybrzmiewa zdanie: więzienie za kserowanie dowodu osobistego. Wszystko za sprawą ustawy o dokumentach publicznych, która weszła w życie 12 lipca 2019 r. Poniżej wyjaśniamy, co tak naprawdę to oznacza i jakie obostrzenia niesie za sobą ta ustawa.


Na wstępie warto zaznaczyć, że ustawa o dokumentach publicznych obejmuje swoim zakresem nie tylko dowody osobiste, lecz także cały katalog dokumentów – zawarty w art. 5 tej ustawy. Katalog ten podzielono na trzy kategorie, w zależności od znaczenia dokumentu dla bezpieczeństwa państwa. Dowód osobisty znajduje się na czele listy pierwszej kategorii dokumentów, natomiast w pozostałych punktach pojawiają się m.in.: paszport, odpis aktu stanu cywilnego, prawo jazdy, legitymacje służbowe policjantów, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły czy legitymacje studenckie

Jaki jest główny cel ustawy o dokumentach publicznych?

Jaki jest główny cel ustawy o dokumentach publicznych?Aby rozwiać wątpliwości, jakie narosły w związku z wejściem w życie ustawy o dokumentach publicznych, należy wskazać, że jej celem nie jest zwalczanie zjawiska kserowania dokumentów tożsamości przez różne instytucje, np. banki, ubezpieczycieli czy innych przedsiębiorców, którzy stosują taką praktykę w swojej działalności. Ustawa o dokumentach publicznych nie zawiera bowiem regulacji dotyczących pozyskiwania danych osobowych, przykładowo na skutek kserowania czy skanowania dokumentów. w takich przypadkach w pierwszej kolejności zastosowanie znajdą przepisy RODO.

Głównym celem ustawy jest walka z fałszowaniem dokumentów, przestępstwami podszywania się pod inne osoby oraz z licznymi wyłudzeniami kredytów czy pożyczek. Jak wskazuje Urząd Ochrony Danych Osobowych, proceder podszywania się pod inne osoby, by wyłudzić pożyczki czy kupić wartościowe rzeczy na raty, istotnie nasilił się za sprawą tzw. dokumentów kolekcjonerskich. Dokumenty te są łudząco podobne do oryginalnych dowodów osobistych czy praw jazdy. Do zaciągnięcia pożyczki wystarczyło więc, aby oszust zamówił dokument kolekcjonerski i podał w nim dane innej osoby. Wedle opracowania przygotowanego przez Związek Banków Polskich na podstawie danych Biura Informacji Kredytowej w samym pierwszym kwartale 2019 r. udaremniono 1117 prób wyłudzeń kredytów na łączną kwotę 63 291 030 zł. Nowa ustawa o dokumentach publicznych ma utrudnić ten proceder.

Więzienie za sporządzanie repliki dowodu osobistego

Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów kto wykona, sprzeda lub będzie posiadał w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, może podlegać karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ustawa definiuje również, co stanowi replikę dokumentu publicznego. Mianowicie repliką będzie kopia lub odwzorowanie np. dowodu osobistego czy też innego dokumentu, o którym mowa w ustawie, o wielkości od 75% do 120% oryginału i o cechach autentyczności dokumentu publicznego.

Urząd Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę, że mylne są obawy przedsiębiorców, że odpowiedzialnością karną przewidzianą nowymi przepisami zagrożone jest każde wykonywanie ksero czy wydruków komputerowych dokumentów publicznych dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych, określonych na podstawie odrębnych przepisów, lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Niemniej UODO jednocześnie podkreśla, że przed wykonaniem kopii np. dowodu osobistego czy prawa jazdy należy rozważyć, czy takie działanie nie naruszy ustawy o dokumentach publicznych. Można bowiem stać się obiektem zainteresowania organów ścigania, gdy te uznają, że wykonano replikę dokumentu publicznego, a nie jego kserokopię.

Zasada minimalizacji danych

Przy sporządzaniu kopii dokumentu należy pamiętać o zasadzie minimalizacji danych, wyrażonej w RODO. Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że podczas badania zasadności gromadzenia kserokopii dokumentów przez przedsiębiorcę zwróci szczególną uwagę na zakres utrwalonych przez niego danych.

Strefa RODO

Przedsiębiorca kserujący dowód osobisty powinien przede wszystkim rozważyć, czy posiada ważną podstawę prawną do przetwarzania wszystkich danych osobowych znajdujących się na dokumencie. Dowód osobisty – oprócz numeru dowodu, imienia, nazwiska i daty urodzenia jego posiadacza – zawiera szereg innych informacji o osobie fizycznej, np. wizerunek, nazwisko rodowe, imiona rodziców, miejsce urodzenia, wzrost, kolor oczu, nr PESEL. Niejednokrotnie przedsiębiorca, który sporządza kopię dowodu osobistego, nie legitymuje się podstawą prawną (wyrażoną w art. 6 RODO) do przetwarzania wszystkich danych na nim się znajdujących. Dlatego tak istotne jest to, aby uprzednio przeanalizować niezbędność sporządzenia kopii dokumentu. Organ nadzorczy w razie kontroli będzie niewątpliwie weryfikował, czy zakres danych przetwarzanych przez przedsiębiorcę jest ograniczony do tego, co niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane, a tym samym – czy podmiot nie narusza zasady minimalizacji danych, wyrażonej w art. 5 RODO.

Kiedy można wykonać ksero?

Jak już wyjaśniono, przepisy ustawy o dokumentach publicznych nie zabraniają sporządzania kserokopii poszczególnych dokumentów. Nie znaczy to oczywiście, że w związku z tym przedsiębiorcy mogą kserować dowody osobiste, paszporty i inne dokumenty wedle własnego uznania. w tym zakresie niezmiennie należy mieć na uwadze obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, z uwagi na szeroki zakres danych osobowych, które znajdują się na przedmiotowych dokumentach.

Przedsiębiorca, który chce sporządzać i przechowywać kserokopie dokumentów, w tym dowodów osobistych, powinien w szczególności zwrócić uwagę na to, czy uprawniają go do tego przepisy obowiązującego prawa. w pierwszej kolejności na myśl przychodzą banki jako podmioty uprawnione do takiego działania. Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa UODO taka praktyka dopuszczalna jest jednak tylko w określonych sytuacjach. Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnia, że nadużyciem będzie wykonywanie przez bank ksero dowodu osobistego przy zakładaniu konta, sprawdzaniu zdolności kredytowej czy zawieraniu umowy kredytowej.

Banki, uzasadniając konieczność wykonania kopii dokumentu tożsamości, powołują się na art. 112b ustawy – Prawo bankowe. Warto wówczas pamiętać, że wskazany przepis uprawnia je jedynie do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości, nie stanowi zaś w żaden sposób o sporządzaniu kopii omawianych dokumentów.

Kolejnym aktem, który należy przywołać w opisywanym kontekście, jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a mianowicie jej art. 34 ust. 4. Zgodnie z treścią tego przepisu określone podmioty są uprawnione do sporządzania kopii dokumentów tożsamości na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Wśród podmiotów uprawnionych do kopiowania dokumentów tożsamości na mocy wskazanej ustawy znajdują się w szczególności banki oraz firmy ubezpieczeniowe. Podmioty te mają prawo przetwarzać dane osobowe zawarte w dokumentach tożsamości, a także przechowywać ich kopie w razie wątpliwości co do legalności przeprowadzanych operacji finansowych. Instytucje objęte zakresem podmiotowym ustawy są obowiązane bowiem wykazać przed odpowiednimi organami, wskazanymi w przedmiotowej ustawie, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, zastosowały odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego. Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują m.in. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości.

Niemniej również w przypadku ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu należy mieć na uwadze, że nie uprawnia ona wskazanych w niej podmiotów do kserowania dokumentów tożsamości w innych celach niż zapewnienie bezpieczeństwa finansowego.

Legitymacja studencka

Po wejściu w życie ustawy o dokumentach publicznych wątpliwości ma także wielu pracodawców zatrudniających studentów na podstawie umowy-zlecenia. z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że student, który pracuje na podstawie umowy-zlecenia, a nie ukończył jeszcze 26. roku życia, nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. w związku z tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w razie przeprowadzania kontroli u pracodawcy zatrudniającego studentów na podstawie umowy-zlecenia, za których nie są odprowadzane składki, wymaga w szczególności przedłożenia kopii legitymacji studenckiej.

Pomoc

Z uwagi na fakt, że legitymacja studencka znalazła się na liście dokumentów publicznych wskazanych w art. 5 ustawy o dokumentach publicznych, wśród pracodawców zrodził się niepokój. Nie jest on jednak uzasadniony, gdyż ponownie mamy do czynienia z sytuacją, gdy ksero dokumentu jest niezbędne do wypełnienia obowiązków nałożonych na pracodawcę przez obowiązujące przepisy prawa, zatem nie leży w zakresie przedmiotowym ustawy o dokumentach publicznych. Pracodawca nie będzie bowiem przechowywał repliki legitymacji studenckiej, która mogłaby zostać wykorzystana w nielegalnych celach, a jedynie kopię legitymacji w celu ewentualnego udostępnienia jej Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Warto więc dokładnie analizować zmiany wprowadzone w przepisach i nie zawsze sugerować się nagłówkami artykułów dostępnych w sieci. w szczególności należy rozróżnić replikę od kserokopii dokumentu, której ustawa o dokumentach publicznych nie dotyczy. Oczywiście bezzasadne kserowanie dokumentów i gromadzenie nadmiarowych danych osobowych nigdy nie będzie uzasadnione z punktu widzenia obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, niemniej w sytuacjach przewidzianych prawem przedsiębiorcy mają taką możliwość. Jednocześnie UODO przypomina, że jeśli w przeszłości zgodziliśmy się na skopiowanie naszego dowodu, zawsze mamy prawo (na podstawie uprawnień określonych w art. 17 RODO) zwrócić się do administratora z wnioskiem o usunięcie takich danych. Uzasadniając żądanie usunięcia danych, należy wskazać, że dane osobowe zostały zebrane z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres. Ponadto warto pamiętać, że jeżeli żądanie to nie zostanie spełnione, osobie fizycznej przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

-
★★★★★
★★★★★
4.76/5 (17) 1
-
Udostępnij na: -

Najpopularniejsze

Najnowsze


Barbara Matasek
13 sierpnia 2019

Zapisz się na biuletyn

  • Najważniejsze informacje
  • Nowości, narzędzia, gratisy
  • Raz w miesiącu