Jak prowadzić rekrutacje zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych?

Prowadzenie rekrutacji pracowników jest jednym z procesów, które występują co do zasady w każdej organizacji, niezależnie od sektora gospodarki, w którym pracodawca działa. Należy stwierdzić, że prowadzenie rekrutacji zgodnie z prawem, w tym prawem ochrony danych osobowych, jest coraz trudniejsze.

Zmiany po 4 maja 2019 r.

Odbierz pakiet bezpłatnych poradników i mikroszkoleń RODO

Dołącz do grona czytelników naszego biuletynu, odbierz bezpłatny pakiet i trzymaj rękę na pulsie.
ODBIERZ PAKIET
Niecały rok po dniu, od kiedy zaczęło obowiązywać RODO – 4 maja 2019 r. – weszła w życie ustawa zmieniająca ponad 160 ustaw. Jej celem było dostosowanie przepisów sektorowych do nowych standardów ochrony danych osobowych. Jedną ze zmienionych ustaw był Kodeks pracy (w tym jego art. 221), co znowu wprowadziło zamieszanie w przetwarzaniu danych osobowych m.in. kandydatów do pracy.

Przede wszystkim ustawodawca dokonał zmian w zakresie danych osobowych kandydatów do pracy, które pracodawca może gromadzić. Ograniczył możliwość żądania informacji o wykształceniu i historii zatrudnienia, a w określonych sytuacjach umożliwił pozyskiwanie informacji o kwalifikacjach zawodowych.

Warunkiem dającym pracodawcy prawo do żądania takich danych od kandydata do pracy jest sytuacja, w której jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku. Ustawodawca wprost wskazał, że potencjalny pracodawca może przetwarzać inne dane o kandydacie na podstawie jego zgody, jednak brak zgody nie może być przyczyną niezatrudnienia takiego kandydata.

Nie na wszystko kandydat do pracy będzie mógł wyrazić zgodę. Mianowicie zgoda nigdy nie będzie podstawą do przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych. Przetwarzanie danych w tym zakresie możliwe jest jedynie wtedy, gdy pozwala na to prawo krajowe lub unijne. Istnieją zawody, do których dostęp jest ograniczony ze względu na wymóg niekaralności, np. nauczyciel, detektyw, straż graniczna czy zawody wykonywane w podmiotach sektora finansowego.

Przede wszystkim należy:

  • zaktualizować kwestionariusze osobowe dla kandydata do pracy (można posiłkować się pomocniczym wzorem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej; warto również – niezależnie od tego, czy jest to kwestionariusz dla kandydata do pracy, czy dla pracownika – zamieścić w nim klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych);
  • przeprowadzić ocenę stanowisk, dla których w toku rekrutacji uzasadnione jest żądanie podania kwalifikacji, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – rekomenduje się utworzenie wykazu takich stanowisk;
  • zaprzestać zbierania informacji o niekaralności, nawet za zgodą kandydata do pracy, chyba że pozyskanie takich danych wynika z przepisów szczególnych;
  • nadać pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracownikom działu personalnego, którzy przetwarzają w imieniu pracodawcy dane szczególnych kategorii dotyczące kandydatów do pracy i pracowników.

Akredytowany kurs IOd potwierdzi Twoje wysokie kompetencje

I jeszcze… obowiązek informacyjny

W zakresie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO, co prawda nic się nie zmieniło, ale w dalszym ciągu organizacje mają problemy z jego poprawną realizacją. Gdy pozyskujemy dane od kandydata do pracy, powinniśmy spełnić wobec niego obowiązek informacyjny, czyli dać mu szansę na zapoznanie się z informacjami o przetwarzaniu danych. Nie trzeba uzyskiwać oświadczenia, że osoba, od której pozyskaliśmy dane, zapoznała się z klauzulą informacyjną! Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku informacyjnego można wykazywać proceduralnie.

Przykład:
Jeżeli organizacja dopuszcza możliwość pozostawiania CV przypadkowego kandydata w dyżurce ochrony (zazwyczaj taką praktykę stosują firmy produkcyjne), warto opracować procedurę, z której wynikałoby, że pracownik ochrony jest zobowiązany okazać przygotowaną wcześniej klauzulę informacyjną podczas przyjmowania dokumentów. Wskazane jest, żeby ochroniarz poinformował kandydata do pracy o możliwości zamieszczenia w CV zgody na przetwarzanie danych w celach przyszłych rekrutacji – w końcu organizacja może w danej chwili nie prowadzić naboru na stanowisko, którym kandydat byłby zainteresowany. Należałoby również w odpowiedni sposób przechowywać CV kandydatów w pomieszczeniu ochrony do czasu, kiedy zostaną przekazane do działu personalnego. Najprostszym rozwiązaniem będzie przechowywanie CV w kopertach – pracownik ochrony przed przyjęciem CV powinien przekazać kandydatowi kopertę, poprosić go o włożenie do niej CV i jej zaklejenie.

Jeżeli organizacja pozyskuje CV innymi kanałami, należy pamiętać o możliwości warstwowego spełniania obowiązku informacyjnego. Często wykorzystuje się to w ogłoszeniach o pracę zamieszczanych w Internecie – co jest bardziej przejrzyste niż zamieszczanie pełnej treści klauzuli. Warstwowe spełnianie obowiązku informacyjnego polega na tym, że podczas pozyskiwania danych przekazujemy tylko część informacji, o których mowa w art. 13 RODO.

W takiej sytuacji trzeba wskazać: administratora danych, główny cel przetwarzania danych oraz link do miejsca, gdzie kandydat znajdzie więcej informacji o celach przetwarzania i swoich prawach, tj. pełną treść obowiązku informacyjnego. Należy pamiętać o wytycznych Grupy Roboczej Art. 29 (pkt 36), która zaleca, by ta pierwsza warstwa obejmowała szczegółowe informacje na temat celów przetwarzania i tożsamości administratora oraz opis praw osoby, której dane dotyczą.

Na marginesie… dane biometryczne

Podrzuć pracownikom
wartościowe e-szkolenia - bezpłatnie

Chcesz bezpłatnie przeszkolić pracowników?
Nic prostszego - skopiuj i prześlij im odpowiednie linki.
POKAŻ WIĘCEJ
Po zakończeniu procesu rekrutacji coraz częściej pracodawcy sięgają po dane biometryczne swoich nowych pracowników. Znowelizowany Kodeks pracy zezwala na przetwarzanie danych biometrycznych co do zasady tylko w dwóch sytuacjach, tj. gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę:

  • dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub
  • dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać biometrię w innych celach, musi uzyskać zgodę pracownika. Należy pamiętać, że zgoda ma być dobrowolna, czyli jej niewyrażenie nie może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla pracownika, w tym stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę. w związku z tym jeżeli pracodawca wykorzystuje do kontroli dostępu dane biometryczne, a nie jest spełniony jeden z dwóch powyższych warunków wykorzystania biometrii, o których mowa w art. 221b Kodeksu pracy, to powinien dać wybór pracownikowi – wykorzystanie biometrii lub kontrola dostępu za pomocą innych narzędzi niewykorzystujących biometrii, np. karty dostępu. w przeciwnym razie trudno będzie mówić o dobrowolnej zgodzie na wykorzystanie biometrii.

Czytaj także:

Najczęstsze błędy przy zawieraniu umów powierzenia
Pamiętaj: sprawdź link, zanim klikniesz!
Never gonna give you up!
Check the link before you click
Never gonna give you up!

Czy ankieta bezpieczeństwa dla podmiotu przetwarzającego powinna być indywidualnie dostosowana do każdej umowy powierzenia/ konkretnego rodzaju usług?

Nie ma konieczności, aby ankieta była dopasowywana każdorazowo do konkretnej umowy/konkretnego rodzaju usług świadczonych przez potencjalnego procesora. Z jednej strony byłoby to czasochłonne, a z drugiej nie jestem przekonana, czy byłoby efektywne: o ile możemy mniej więcej ocenić, które z wymagań co do zasady powinny być realizowane przez dany podmiot i o które warto zapytać w ankiecie, to trudno dopasować pytanie idealnie pod danego kontrahenta.

Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie paru wersji ankiety dla procesora, np. szczegółowej (przesyłanej podmiotom dostarczającym rozwiązania IT czy firmom kadrowo-płacowym) i uproszczonej (dla podmiotów, którym będziemy powierzać dane w ograniczonym zakresie).

Wynik takiej ankiety mógłby być weryfikowany przez IOD, który na jej podstawie podejmowałby decyzję o tym, czy dany podmiot daje odpowiednie gwarancje związane z zapewnieniem bezpieczeństwa danym osobowym.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy zasadne jest zawarcie umowy powierzenia z podmiotem świadczącym usługi migracji danych?

Umowę powierzenia danych osobowych należy zawrzeć wówczas, gdy administrator zleca innemu zewnętrznemu podmiotowi przetwarzanie danych osobowych  w jego imieniu. Opisana sytuacja zlecenia przez administratora danych zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych z jednego serwera na drugi będzie się wiązała z powierzeniem danych osobowych do przetwarzania. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią art. 4 pkt. 1 RODO to nie tylko ich gromadzenie,  ale również inne operacje wykonywane na danych, takie jak ich przeglądanie, przesyłanie czy przenoszenie.

Taka czynność będzie się zatem mieściła się w pojęciu przetwarzania danych osobowych. Podsumowując, w sytuacji zlecenia innemu zewnętrznemu podmiotowi usługi migracji danych powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy kancelaria prawna prowadzona przez adwokata lub radcę prawnego powinna podpisywać umowę powierzenia danych osobowych z klientami?

Kancelaria prawna nie powinna ze swoim klientem zawierać umowy powierzenia danych osobowych w ramach realizacji usługi świadczenia pomocy prawnej związanej z prowadzeniem sprawy sądowej. Radca prawny lub adwokat wykonujący zawód w ustawowo określonych formach nie jest podmiotem przetwarzającym w zakresie przetwarzania danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest to, że istotą podmiotu przetwarzającego jest podporządkowanie się decyzjom administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Dodatkowo świadczenie usług prawnych w sposób zgodny z prawem oraz zasadami etyki, z równoczesnym zachowaniem tajemnicy zawodowej, wymaga samodzielnego podejmowania decyzji przez profesjonalnego pełnomocnika. Ponadto należy wskazać, że wykonywanie poleceń klienta (występującego jako ADO) przez prawnika stworzyłoby ryzyko nie tylko komplikacji przy wykonywaniu czynności zawodowych, lecz także (a może przede wszystkim) naruszenia zasad etyki.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy procesor powinien ujawniać podmiotowi, z którym łączy go umowa powierzenia, treść polityki ochrony danych osobowych obowiązującej w jego organizacji?

Zapis dotyczący tego, że podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udostępnienia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, w tym polityki ochrony danych osobowych, jest niewłaściwy. Podmiot, jakim jest administrator danych osobowych (ADO), powinien oczywiście być uprawniony do kontroli procesora, niemniej jednak kontrola ta nie powinna polegać na udostępnieniu całej dokumentacji, w tym polityki ochrony danych osobowych, która reguluje pozycję procesora jako ADO – niezależnie od pozycji procesora w ramach relacji powierzenia.

Można zapisać, że ADO będzie miał wgląd do wyciągu z polityki ochrony danych w części dotyczącej powierzenia oraz do wyciągu z rejestru kategorii czynności przetwarzania jego dotyczących czy możliwość weryfikacji nadanych upoważnień lub odebranych oświadczeń o zachowaniu poufności, podpisanych przez pracowników, który przetwarzają takie dane w ramach zawartej umowy. W pozostałym zakresie wszelkie inne informacje stanowią wewnętrzną dokumentację podmiotu, która nie powinna być ujawniana.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy pomiędzy uczelnią/szkołą a zakładem pracy powinna zostać zawarta umowa powierzenia danych osobowych?

Umowę powierzenia danych administrator jest zobowiązany zawrzeć wówczas, gdy powierza do przetwarzania dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi w jego imieniu i na jego rzecz. Udostępnienie danych osobowych oznacza zaś sytuację, w której administrator danych osobowych ujawnia/udostępnia dane osobowe innemu zewnętrznemu podmiotowi do realizacji jego własnych celów przetwarzania i własnymi sposobami. W przypadku zawarcia umowy o praktyki studenckie pomiędzy uczelnią (administratorem danych osobowych studentów) a zakładem pracy będzie dochodziło do udostępnienia danych osobowych, nie zaś do ich powierzenia.

Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia fakt, że zakład pracy z chwilą otrzymania od uczelni danych osobowych studenta będzie je przetwarzał we własnych celach przetwarzania tj. ewidencja wejść i wyjść, ewidencja czasu praktyki czy nadanie studentowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych). Ponadto również zakład pracy będzie decydował o sposobach przetwarzania otrzymanych danych osobowych. .

Powyższe przemawia za tym, aby uznać zakład pracy za niezależnego administratora danych osobowych, a nie podmiot przetwarzający dane osobowe.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Czy w umowie powierzenia procesor może wpisać postanowienie o stawce za godzinę pracy jego IOD przy obsłudze audytu administratora?

W mojej ocenie będzie to zależało od charakteru współpracy administratora i procesora. Trudno oczekiwać pełnej i nieograniczonej obsługi indywidualnej administratora w każdym aspekcie, bez dodatkowych kosztów, jeśli zakres współpracy jest bardzo ograniczony i sprowadza się do paru godzin obsługi w miesiącu za np. łączną kwotę 600 zł.

Dlatego są głosy, że można uznać za dopuszczalne ustalenie, że koszty procesora ponoszone w związku z inspekcją/audytem powinny być zwrócone przez prowadzącego audyt administratora przy czym powinny to być faktyczne koszty i to w rozsądnej wysokości. Uzasadnione wydaje się pokrycie kosztów pracy pracowników procesora, którzy będą zaangażowani w czynności audytowe (np. koszty pracy pracownika procesora towarzyszącego prowadzącemu inspekcję w pomieszczeniach procesora).

Znajdą się też głosy przeciwne, że takie działania ograniczają przysługujące administratorowi prawo do audytu. Rekomendowanym byłoby tu znalezienie złotego środka, czyli przykładowo ustalenie opłat za zaangażowanie IOD w audyt inny niż wstępny/coroczny/związany z konkretnym naruszeniem, tj. że dodatkowe opłaty byłyby związane z tymi „nadprogramowymi” audytami.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny: kiedy zasadne jest nadanie upoważnienia audytorom, a kiedy zawarcie umowy powierzenia?

W przypadku audytu wewnętrznego osoby przeprowadzające audyt powinny posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na potrzeby czynności związanych z audytem. W przypadku audytu zewnętrznego konieczność zawarcia umowy powierzania będzie zależna od tego, czy audyt jest przeprowadzany na zlecenie podmiotu administratora – wówczas umowa powierzenia powinna być zawarta. Jeśli audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot działający w oparciu o konkretne przepisy prawa, wówczas podmiot ten działa w oparciu o przepisy rangi ustawowej, nadające mu prawo do przeprowadzenia audytu/kontroli.

Zapytaj o ofertę

 

Katarzyna Szczypińska
Tomasz Ochocki
Tomasz Ochocki
Kierownik zespołu merytorycznego.
Ekspert ds. ochrony danych.
Audytor wiodący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO/IEC 27001:2013), zarządzania ciągłością działania (ISO 22301) oraz audytor wewnętrzny ISO/IEC 27701. Ukończył podyplomowe studia z zakresu ochrony danych osobowych i informacji niejawnych oraz analizy bezpieczeństwa i zagrożeń terrorystycznych.

Autor oraz prelegent dedykowanych szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa informacji.

Współautor opracowania: "RODO Nawigator", "DODO Nawigator" oraz książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Adw. Łukasz Pociecha
Adw. Łukasz Pociecha
Ekspert ds. ochrony danych.
Swoje doświadczenie zawodowe zdobywał współpracując z kancelariami specjalizującymi się w obsłudze przedsiębiorców, w tym klientów korporacyjnych. Audytor wiodący ISO/IEC 27001.

Do jego kompetencji należy kompleksowa obsługa klientów w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, w tym m.in.: sporządzenie opinii prawnych i umów, prowadzenie szkoleń oraz przeprowadzanie audytów. Posiada aktualny certyfikat metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

Współautor książki: "Ustawa o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Komentarz".

Barbara Matasek
Barbara Matasek
Ekspert ds. ochrony danych
Doktorant w Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. Odpowiada za przeprowadzanie audytów, przygotowanie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych oraz doradztwo prawne.

Swoje zainteresowania skupia wokół prawa handlowego i prawa cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Doświadczenie zawodowe zdobywała pracując w kancelariach prawnych oraz jako asystent sędziego.

Współautorka poradnika: "Jak przygotować się do kontroli".